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電子マニュアルとは?主な種類と紙と比べたメリット・デメリット

※画像はイメージです

組織が業務内容を伝達する場合、マニュアルを用いるのが一般的です。マニュアルには大きく分けて、紙による従来のマニュアルと電子マニュアルの2種類が存在し、昨今では電子マニュアルをメインに据える企業が多くなっています。本記事では主な電子マニュアルの種類と、紙のマニュアルと比較した際のメリット、デメリットを解説します。

電子マニュアルとは?

電子マニュアルとは、簡単にいえば「ディスプレイを通してみるマニュアル」のことです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを利用して使用します。20年ほど前から急速に広まり、今では多くの企業が業務効率化や人材育成のために導入している手法です。
では、電子マニュアルにはどんな種類があるのでしょうか。主なものをご紹介します。

電子マニュアルの種類

PDFマニュアル

PDFマニュアルは、2019年現在もっともポピュラーな電子マニュアルのひとつです。大容量になりやすいドキュメントファイルをひとまとめにファイル化し、保存・管理・共有することが可能です。
目次の設定や検索、ハイパーリンクのほか、デバイスによってはマーカーやしおりなど、多彩な機能を活用できます。また印刷することで紙のマニュアルとしても利用でき、共有方法も多岐にわたります。

ワードやエクセル、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどで作成した文書をPDFとして保存するだけで作れることも魅力です。デザインや見栄えにこだわる場合は「Illustrator」などのDTPソフトで作成することもできます。

パワーポイント

パワーポイントはマイクロソフト社製のスライド作成ツールです。電子マニュアルを作成する手段として世界中で広く用いられています。図表やグラフなどの作成に向いており、プレゼンテーションに多く使われます。またアニメーションなどを挿入することで、資料を動的に演出できる点も特徴です。

Googleスライド

パワーポイントと同様の機能を備えているGoogleスライドも、近年利用者の多いツールです。クラウド上で作成するため、デバイスを選ばず、インターネット環境さえあればすぐに共有可能です。また自動保存されるのでアクシデントに強く、変更履歴も確認しやすく共同編集にも向いています。

ウェブマニュアル

インターネット上で公開することで閲覧・共有できるウェブマニュアルという方法もあります。静的にも動的にも装飾できるため、インタラクティブなマニュアルが作成可能です。カテゴリごとにページを設けられるのはもちろん、関連するページをリンクで示したり、検索窓を設置したりと分かりやすいマニュアルを作れます。また、内容に変更が生じるごとに更新しやすいことも魅力です。

マニュアル作成ソフト

マニュアル作成に特化したソフトも多くあります。パソコンやスマートフォンにインストールして使用するアプリケーション、クラウド上で作業するソフトなど種類もさまざまです。フリーソフトもありますが、高機能ソフトは有料となることもあります。

電子書籍マニュアル

電子書籍として閲覧できるマニュアルです。文字の拡大縮小やマーカー、付箋機能などが使えるため、ユーザーが「自分にとって使いやすいマニュアル」へと改良しやすいのが魅力です。デバイスを選ばずパソコン、スマートフォン、タブレットなどがあれば閲覧可能です。

動画マニュアル

動画によるマニュアルは、今もっとも期待と注目を集める電子マニュアルです。業務の重要な部分を分かりやすく伝えることができるため、スキルの均質化、新人スタッフの即戦力化を促進します。

たとえば「shouin」は動画マニュアル作成に特化したプラットフォームであり、スマートフォンがあればいつでもどこでも動画を見て学ぶことが可能です。進捗が把握できる分析機能も豊富で人材育成における課題を可視化するだけでなく、人事評価にも役立てることができます。

電子マニュアルのメリット

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電子マニュアルは紙のマニュアルと比べて以下のようなメリットがあります。

場所や時間を選ばない

電子マニュアルは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイスさえ用意すれば、大容量のものでもかさばらずに持ち運びできます。職場や自宅、通勤途中などでも利用可能です。

直感的な理解を促す

デザインに凝った資料や、アニメーション、動画を盛り込んだマニュアルが作れるため、文章で書かれたマニュアルに比べ、より分かりやすく理解することができます。

紛失リスクがない

紙のマニュアルを失くしてしまうと書き込んでいたメモが見られなくなったり、再発行のコストがかかったりしますが、電子マニュアルであればこのようなリスクを軽減できます。セキュリティ面さえ注意すれば情報漏洩リスクも少なくなります。

保管場所が不要

電子マニュアルに物理的な保管場所は必要ありません。省スペース化でき、管理する手間の削減が期待できます。

耐久性が高い

データは紙と違って経年劣化しないため、汚れたり破損したりという心配がありません。また温度や湿度の影響も受けません。

印刷コストの削減

紙によるマニュアルは紙そのもののコストや印刷代がかかりますが、電子マニュアルであれば不要です。

配送コストの削減

日本全国や海外に展開している企業では、各事業所に資料を郵送するだけで莫大な時間と経費がかかってしまいます。電子マニュアルは配送、物流に関するこうした課題を解決してくれます。

業務のスピード化が計れる

電子マニュアルは共有が容易であるため、迅速に指示や情報を伝達できます。どんな業界でもスピードは重要なポイント。伝達の迅速化は組織の生産性を向上させます。また変更があったときに、容易に修正できるのもメリットです。

ほかのマニュアルに転用しやすい

テキストから動画、動画からテキストなど、元データさえあれば転用しやすい点も電子マニュアルの特徴です。

電子マニュアルのデメリット

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続いて、電子マニュアルのデメリットについても確認しておきましょう。

デバイスの制約を受ける

たとえばスマートフォンでマニュアルを閲覧する場合、ディスプレイの大きさや解像度の影響を受けてしまいます。作り手はどんなデバイスでも見やすい、汎用性の高いマニュアルを作らなければなりません。

停電やオフラインに弱い

停電によりデバイスを充電できなくなった場合や、何らかの要因でインターネットを利用できない状況になったとき、電子マニュアルを利用することができないケースがあります。非常時にどうするかを想定しておく必要があるでしょう。

ハッキングリスク

クラウド上や社内サーバ内にマニュアルデータを保管している場合は、どうしてもハッキングによる漏洩リスクがついてまわります。重要なマニュアルほど厳重な管理が求められます。

デバイスの進化によるリスク

現在はスマートフォンが全盛といえますが、今後たとえばホログラムデバイスや網膜ディスプレイデバイスが主流になった場合、マニュアルが使えなくなる可能性は否定できません。電子マニュアルを扱う場合、紙のマニュアルに比べると変換しやすいという面はあるものの、時代の流れに左右されやすいことは考慮しなくてはならないでしょう。

まとめ

電子マニュアルにはPDFから動画までさまざまな種類があり、それぞれに優れた特徴をもっています。このため組織に合ったマニュアルを選ぶことが、まず大切になります。
電子マニュアルにはコスト削減や省スペース、スピード化といった多くのメリットがありますが、停電やハッキング、メジャーデバイスの移り変わりによるリスクがあることも理解しておかなくてはなりません。この機会に、御社のマニュアル作成方法を見直してみてはいかがでしょうか。

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人材育成

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