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生産性を向上させる5つの方法とは? おすすめツールもご紹介

※画像はイメージです

「働き方改革」が浸透してきた昨今、多くの企業で生産性を向上させるための取り組みがなされています。人材不足が加速する日本において、生産性を高めるための工夫は欠かせません。
本記事では「生産性向上」の定義や求められる背景をお伝えしたうえで、生産性を向上させる5つの方法や役立つツールをご紹介します。

生産性向上とは? 定義を再確認

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「生産性」とは、投入(インプット)に対する産出(アウトプット)の比率のことで、「生産性=産出量÷投入量」で求めます。
何かを生産するためには投入するものが必要で、具体的には「資本」と「労働」を指します。産出するものは、製品であったりサービスであったりさまざまです。

生産性における投入量とは

投入量とは、産出物を生産するために必要となる原材料や業務時間、コストなどの総量のことを指し、「投入量=労働+資本」で算出します。

たとえばホットドッグの販売であれば、パンやソーセージ、ケチャップなどを仕入れる費用と、調理・販売するための人件費がかかります。工場で生産する場合は土地や設備も必要です。これらの総量のことを投入量といいます。

生産性における産出量とは

産出量とは、生産活動によって原材料にどれだけ新しい価値を加えられたかを表すもので、「産出量=生産活動により生まれた付加価値」となります。

新しい価値とは付加価値のことを指し、ホットドッグの例でいえば、原材料を加工し販売することで生まれた「利益」を産出量とします。

労働生産性とは

一般的に企業の生産性とは「労働生産性」を指します。労働生産性とは労働に対する付加価値を測る指標であり、労働者1人あたりが生み出した付加価値、または労働1時間あたりの生産量を表しています。
よって「労働生産性=労働者1人あたり、または労働1時間あたりで産出する付加価値額・生産量」として求めます。

企業に生産性向上が求められる背景

生産性の向上は、近年推進されている「働き方改革」においても重要項目として挙げられていますが、なぜ企業が生産性向上を目指すことが望ましいのでしょうか。ここでは、生産性向上が求められる背景に迫ります。

労働力人口の減少

今後の日本社会では、労働力人口の減少が予測されています。総務省が公表している2018年1月の「人口動態調査」によると、15~64歳の生産年齢人口は約7,484万人ですが、厚生労働省が2018年4月に公表した「雇用を取り巻く環境と諸課題について」では、2030年には6,875万人、2065年には4,529万人になると推測されています。

労働人口の減少にともない、労働力も減少することが明らかな状況のなか、企業は競争力を維持するために1人あたりの労働生産性を向上させる必要があり、日本全体の経済力にとっても重要な課題とされています。

国際比較で他国に劣る

日本はアメリカやドイツなどの欧米企業と比較すると、労働生産性の水準が低いという統計があります。公益財団法人日本生産性本部生産性研究センターが2018年4月に発表した「産業別労働生産性水準(2015年)の国際比較」によれば、日本の産業別生産性は製造業でアメリカの70%、サービス業は同国比50%であり、ドイツやフランスとの比較においても多くの産業で下回る結果となりました。
国際競争力を保つためにも、労働生産性を向上させることで世界水準に追いつく必要があるでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と混同しやすい言葉に、「業務効率化」があります。業務効率化とは業務における問題を見つけ、改善することで効率的な生産活動を促すことを指す言葉です。「少ない投入で大きな産出」を目指す生産性向上とは、似ているようで異なる意味の概念となります。

生産性向上という大きな取り組みの一つとして、業務効率化という手段があるとイメージすると分かりやすいのではないでしょうか。

生産性を向上させる5つの方法

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生産性を向上させる必要があることが明らかになりました。では実際にどのような方法で生産性を向上させることができるのか、確認していきましょう。

1.業務の「見える化」と効率化

生産性向上の一環として業務効率化が挙げられます。業務を効率化するためには、まず企業の抱える課題を可視化して認識することからはじめましょう。
課題を認識できたら、解決策を検討します。たとえば課題がコスト面にある場合は、コスト削減のために不要な業務プロセスを削減したり、人員配置を工夫したりすることで、生産性が改善される可能性があります。

2.ITの活用

ITの活用によって生産性を高めることもできます。生産や受注システムをはじめ、採用や経理、労務、営業、マネジメントなど、幅広い業務それぞれに特化したITサービスが開発されています。
たとえば、経理会計業務にクラウドサービスを活用することで作業時間を短縮できれば、人件費の削減につながり、今までかかっていたコストや時間を他業務に振り分けることが可能です。

3.人的資源の適切な管理

限られた人的リソースのなかでよりよい結果を出すためには、スタッフの目標設定やモチベーション管理、適材適所の配属など、「ヒト」を重視したマネジメントが求められます。
人材のポテンシャルを高めるタレントマネジメント、社内の知識財産を共有し活用するナレッジマネジメントなど、人的資源を管理する手法を用いて、「いかに少ない資源で最大の成果を出すか」を検討することが、生産性向上のポイントです。

4.海外進出

海外に進出することで生産性が高まる可能性もあります。新しい市場を獲得することで、付加価値(利益)を増やすことができます。また、海外の最新技術や異なる文化、アイディアが新事業の創出やイノベーションにつながるケースもあるでしょう。国や事業にもよりますが、海外の人材を活用することで、人件費を抑えたり、生産コストを軽減するという効果も期待できます。

5.研究開発投資

唯一無二で代替できない存在は、いつの時代でも付加価値を生み出します。新しい技術の研究開発や技術の応用など、自社の強みに特化した戦略をとることも生産性の向上には欠かせません。研究開発に投資をして独自の技術力を磨くことで、特定の分野をさらに伸ばしていくことが可能です。

生産性向上に役立つツール

効果的にツールを活用することで、生産性の向上を実感できる場合があります。これから、生産性の向上に役立つツールをご紹介しましょう。

タレントマネジメントツール

近年、タレントマネジメントを効率的におこなうツールが注目を集めています。スタッフの顔写真とスキル、経歴がひと目で見られる「カオナビ」をはじめ、人事評価や配置転換に役立つサービスが数多くリリースされています。
当メディアでもタレントマネジメントについてまとめた記事がありますので参考にしてみてください。
リンク:人材管理・育成ツールおすすめ4選!選び方やメリット、機能をご紹介

フローチャート

業務効率化を図るためには、業務ごとに流れを示したガイドが有効です。複雑な業務の流れをひと目で理解するためのツールが「フローチャート」。シンプルで明確なフローチャートは、業務効率化に役立ちます。作成前には、どのようなポイントに注意するべきか確認しておきましょう。
リンク:フローチャートの書き方と5つのポイント、手順を解説【作成事例付】

マニュアル化ツール

「業務マニュアル」は、フローチャートと同様に複雑な業務の進め方を伝える際に心強い存在となります。マニュアルを活用すれば、新しいスタッフの即戦力化が進み、育成コストも削減できる可能性があります。マニュアルの種類は、電子マニュアルや動画マニュアルなどさまざまなタイプがあるので、自社に最適なものを作成しましょう。
リンク:電子マニュアルとは? 主な種類と紙と比べたメリット・デメリット
リンク:動画マニュアルは効果的? 導入のメリット・デメリットを解説

ナレッジマネジメント

「ナレッジマネジメント」とは、企業に蓄積されるノウハウや個人の経験を知識財産と捉え、計画的に管理することをいいます。ナレッジマネジメントにはさまざまなツールがありますが、複数のツールを組み合わせて利用すると効果的です。
ナレッジマネジメントについて、導入時の注意点やおすすめのサービスをご紹介していますので、こちらもご一読ください。
リンク:ナレッジマネジメントとは? 役立つツールもご紹介

shouin

「shouin」は動画作成に特化した、オンライン人材育成サービスです。今回紹介したタレントマネジメント、マニュアル作成、ナレッジマネジメントなど、生産性向上のための機能をすべて兼ね備えています。
ひとりひとりの技術を高いレベルで均質化するために、動画活用は最適な手段です。さらには、新規加入スタッフのスピーディーな即戦力化、人材管理、育成の効率化にも役立ちます。

まとめ

生産性向上とは、投じた資本と労働がどれだけ付加価値を生み出したのかを測る指標です。労働力減少が懸念される日本社会において、労働生産性は解決しなければならない課題といえます。
生産性を向上させるためには業務の可視化、ITの活用、人的資源のマネジメント、海外進出、研究開発への投資といった方法があります。またタレント・ナレッジマネジメントやフローチャート・マニュアル作成など、ツールを活用することでより高い生産性向上の効果を生み出すことができるでしょう。本記事を参考に、ぜひ生産性向上を図ってください。

「shouin」のさまざまな機能をもっと知りたくなった方はこちら からお問い合わせください

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