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業務可視化はなぜ必要? メリットと生産性を向上させる可視化方法


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業務可視化とは、業務内容を誰がみても分かるような資料に落とし込むことをいいます。
業務可視化は企業の経営課題解決に重要な役割を担っていますが、生産性改善のためには可視化の目的が明確でなければなりません。
そこで本記事では、業務可視化がなぜ必要なのかを説明し、4つのメリット、可視化する方法や手順について解説します。

生産性向上に業務の可視化は不可欠

業務可視化の目的は、生産性の向上です。将来的に労働力人口が減少するであろう日本において、企業は1人あたりの生産性、時間あたりの生産性を上げなければ競争力を維持できません。そしてこの生産性向上や効率化は、業務を可視化することから始まるのです。

生産性向上は改善ポイントを見つけることから始まる

生産性を上げるには、まず改善する業務を見つけなければなりません。無駄な作業や自動化できる業務を見つけるためには、ひとつひとつの業務の流れ、所要時間、問題点がみえている必要があります。
そこで業務の可視化が重要となるのです。業務可視化なくして生産性の向上はありえないといっても過言ではないでしょう。

業務を可視化する4つのメリットと可視化すべき理由


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業務可視化が生産性向上の始まりであることをお伝えしましたが、具体的にどのような効果があるのでしょうか。ここからは業務を可視化するメリットについて解説します。

1.ノウハウや知識を共有できる=リスク回避

業務可視化は「ナレッジマネジメント」の視点からも重要な作業です。業務を可視化することは、対象となる作業を効率的に進める手順を示すことでもあります。
業務プロセスを明確にする際、積み重ねたノウハウや業務知識を盛り込むことで、それまで限られた従業員しか把握していなかった知識財産(ナレッジ)を全社で共有することができるのです。

新たに加入した従業員の即戦力化が可能になり、結果としてリスク回避や企業全体の生産性を底上げすることにつながります。

ナレッジマネジメントの重要性については以下の記事を参考にしてみてください。
リンク:ナレッジマネジメントとは? 役立つツールもご紹介

2.業務のクオリティを均質にする

業務の可視化はクオリティの均質化にも有用です。たとえば飲食店において、人気メニューのレシピをマニュアル化し、準備から盛り付けまでをすべて可視化した場合、「マニュアルをみれば高品質なメニューを提供できる」状態が生まれます。クオリティのばらつきはユーザー体験に影響するため、均質化することは非常に重要です。業務を可視化することは、一定のクオリティを担保することでもあるのです。

3.新しいメンバーの教育がスムーズに

人材教育においても業務可視化は重要です。「何をどの順番でおこなうか明確な場合」と「何からすればよいか分からない」状態では当然ながら作業効率に差が生まれます。
業務を進める手順と重要なポイント、注意点、コツなどが明示されることで、新人の成長も促進されるのです。効率的な人材育成のためにも、業務可視化はプラスであるといえます。

4.従業員に利益貢献への参加意識が芽生える

業務が可視化されていると、どのような仕組みで利益が生まれるのか、自身のおこなう作業が利益構造にどのような意味を持っているのか、ということを認識しやすくなります。構造を知ることで、従業員は目の前の仕事を「こなすだけの作業」ではなく、「企業活動の重要な一場面」ととらえ、仕事に意義を感じるようになります。
従業員ひとりひとりの参加意識や帰属意識が高まれば、企業全体の生産性も向上します。意識を高めるためにも業務可視化は重要です。

業務を可視化する方法と手順


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続いて業務可視化の方法、手順を解説します。

フローチャートを作成し業務プロセスを洗い出し

まずは、可視化されている業務とされていない業務とを分ける必要があります。分類するにはフローチャートが便利です。フローチャートは業務プロセスを図解したもので、それ自体が業務可視化のひとつでもあります。以下は電話応対業務を例としたフローチャートです。


このように、フローチャートは業務の全体像を把握するのに適しています。

可視化できていない業務をリストアップ

フローチャートを作成したら、それぞれのアクションについて、可視化されていない箇所をリストアップします。上記の例であれば、応対マニュアルがないのでマニュアル資料を作成する必要がありそうです。

可視化の方法別に分類する

続いて、リストアップした作業ごとに、可視化する方法を設定していきます。それぞれに適した資料、たとえば電子マニュアルや動画といった方法が一般的です。

可視化した資料を作成する

可視化する方法が決まり次第、資料を作成していきます。できるだけ具体的に、誰がみても分かりやすい資料を心がけると効果的です。

ツールを活用する方法も

業務可視化にツールを活用する選択肢があります。近年はAIなどを活用した可視化ツールが数多くリリースされており、これらのサービスを利用すると円滑に可視化をすることができます。

人材育成ツール「shouin」は業務可視化のパイオニア

shouinは動画作成に特化した人材育成ツールです。shouinは動画作成からアップロードまでをおこなえるため、視覚的な理解を促して業務の伝達を円滑に進めることができます。ベテランスタッフしかできなかった作業について、作業のコツやノウハウを全社で共有することが可能となります。
文書や口頭では伝わりづらい作業も、動画で伝えることで理解が深まり、人材育成にかかる費用を大幅に削減できる可能性もあります。

業務可視化と可視化のメリットを最大限に活かすツールです。詳しくは導入事例集をご確認ください。
リンク:shouin導入事例集

まとめ

業務可視化は生産性向上の鍵を握る作業であり、改善すべき経営課題を洗い出して効率化を図る最初の工程でもあります。業務を可視化することで、ノウハウや知識の共有、業務クオリティの均質化、スムーズな新人教育、従業員のモチベーションアップというメリットを得ることが可能です。

業務可視化では、まず業務フローチャートを作成し、可視化していない作業を見つけることが大切です。可視化する方法としては、マニュアルや動画だけではなく、ツールを活用する方法もあります。自社にあった方法で業務の可視化を進めてみてはいかがでしょうか。

「shouin」のさまざまな機能をもっと知りたくなった方はこちら からお問い合わせください