どのような仕事であっても、情報の伝達、共有はクオリティを担う重要な要素です。とはいえ組織の規模が大きくなると、情報共有に歪みが生まれ、スピードや正確さに問題が生じやすくなります。
本記事では、企業経営において情報共有がいかに重要であるかをお伝えしたうえで、情報共有がうまくいかない原因とその対策について解説します。また、情報共有を円滑にする便利なツールもあわせてご紹介しますので、導入の参考にしてください。
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情報共有とは？メリットや問題点、ツールの活用についてわかりやすく解説！
業務が複雑化し人材不足が深まるなか、企業が競争力を維持するためには臨機応変な対応が求められます。スピーディーな意思決定において、情報共有が経営の鍵を握るといっても過言ではありません。まずは情報共有の重要性と、共有を軽視した場合のリスクをお伝えします。
円滑な情報の共有がもたらす効果から、その重要性を考えてみます。
組織にとって重要な情報は「社員が業務をとおして培った経験やノウハウ」です。業務を正確に遂行し生産性を高めるための知恵は、組織が成長する原動力であり財産であるといえます。
しかし一部の従業員のみが知識やノウハウを有している場合、生産力が高まるのは知識をもつ従業員がおこなう場合に限定されてしまいます。情報共有の目的は、一部の優秀な従業員がもつ知識・経験といった貴重な財産を、再現性の高い方法で組織全体に蓄積させることです。全社でノウハウを使いこなすことで品質クオリティの底上げが期待できます。
新入社員や中途入社で加入した社員は、業務に慣れるまで時間がかかり、ベテラン社員に比べると生産性が低いものです。彼らを戦力となる人材にできるだけ早く育てることは、組織運営の課題となります。
しっかりと情報共有ができている組織は、こうした新加入スタッフが効果的にノウハウを吸収してくれるので、成長も早まります。新人の即戦力化という意味でも、情報共有は重要なのです。
情報共有を軽視してしまうと、どのようなリスクが考えられるでしょうか。
知識やノウハウが蓄積されないということは、企業にとって大きな損失です。各人がそれぞれのやり方でばらばらに業務を進めている場合、効率化できる部分を見逃したり、必要のない経費が生じたり、利益を拡大できるチャンスを逃したりすることにつながります。
情報共有がおろそかである場合、知識やノウハウを有する社員が離職してしまえば、組織は人材だけでなく貴重な知識・ノウハウさえも失ってしまいます。知識を属人化していると、このような事態を招きかねないのです。そうなれば、今後の業務効率や業績にも影響が出てくるでしょう。
終身雇用制度が崩れ、人の出入りが激しい時代だからこそ、知識やノウハウは属人化させず、組織の共有財産であるととらえるべきです。
情報共有がうまくいかない組織にはどのような傾向があるでしょうか。ここからは情報共有が不足する原因について解説します。
適度な競争意識は従業員のモチベーションによい影響を与えます。しかし過剰に競争意識が強い場合、重要な情報をライバルに渡したくないという意識が働いてしまいます。このような対抗意識は情報の滞留を招いてしまいます。
社内に情報共有を奨励するような風土、システムが備わっていない場合、従業員にも情報を共有しようという意識は芽生えません。イントラネットや共有フォルダ、オンラインストレージサービス、各種クラウドサービスなど、簡単に導入できるツールも多くあります。まずはその有用性を評価して業務遂行に活用する仕組みを構築することが重要です。
従業員の間でコミュニケーションがうまく機能していなければ情報の流動性も損なわれます。情報共有を推進しているにもかかわらずうまくいかない場合は、コミュニケーションの頻度、伝え方に問題があると考えられます。
続いて情報共有を円滑におこなう方法について解説します。
情報共有ツールを見直すことで、活発な情報の往来を促進できるかもしれません。たとえば、ミーティング議事録を紙で回覧している場合、PDF化してオンラインストレージにアップロードするだけで、誰もがいつでも閲覧可能になります。
また、連絡に使っているメインのツールの見直しも有効です。メールや電話はまだまだビジネスのメインコミュニケーションツールですが、昨今では情報共有を円滑にするチャットアプリやプロジェクト管理ツールも増えており、導入を検討することで課題が解決できる可能性も高まります。
情報共有のプロセスをマニュアル化するという方法もあります。伝えるべきことをどのように共有するかを示したマニュアルやフローチャートがあると、共有事項が生じたときに従業員が迷いません。法令の変更、クライアントからの要望、従業員の気づきなど、内容に応じて共有マニュアルを作っておくと効果的です。
オフィスの構造や配置を工夫することで情報共有を促すことも可能です。たとえばコミュニケーションスペースを作ったり、大人数でランチを食べられる長いテーブルを設けたり、定期的にデスク配置をシャッフルしたりすれば、円滑で自然な情報共有が期待できます。
情報共有をサポートする便利なツールやサービスを5つご紹介します。
Chatworkはインターネット環境さえあれば利用できるコミュニケーションツールです。基本的なチャット機能だけでなく、Office製品のファイル、PDF、画像、動画など、ビジネスで用いられることの多いファイルもスムーズに共有できます。
プロジェクトごとにグループを作ることも可能で、メンション機能、メッセージの引用機能、メッセージの再編集機能、検索機能などが業務の進行をサポートしてくれます。また、タスク機能を使えばするべきことが明確となり、上司やチームメンバーにタスクを追加することもできるので、チェック漏れや期日オーバーといったミスもなくなるでしょう。
Windows、Mac、iOS、Android、それぞれに専用アプリが用意されています。また、国産アプリなのでUIが日本人向けであることも使いやすいポイントです。
SlackもChatworkと同じくビジネスに特化したチャットサービスですが、「@channel」と打てばグループ全体にメンションを送ることができたり、Googleドライブやスプレッドシートをプレビュー表示できたり、コードを見やすく表示できたりと、かゆいところに手が届くような細やかな機能が魅力です。
時間帯やメンションの有無などで通知を表示させる条件を設定できるので、オンオフの切り替えが容易で、更新ログを辿りやすいスレッド機能も搭載されています。グループごとに共有されたファイルを一覧表示することも可能なので、膨大なやり取りのなかからスクロールしてファイルを探す必要もありません。
Trelloはプロジェクト管理に特化したクラウドサービスです。ボードと呼ばれる共有スペースにカードを貼ってゆく感覚で作業事項を記入し、進捗ごとに「作業中」「チェック待ち」「チェック完了」と分けられたリストにカードを移動して使います。
今チームが何をしているのか、全体像を把握できるメリットがあり、確認漏れを減らすことにも役立ちます。DropBoxやGoogle製品など多くのサービスと連携できることも使いやすさのポイントです。
Stockは、とてもシンプルな情報共有ツールです。1枚のボードにテキストを記入したり画像を配置したりして、複数人で共有することができます。「クライアントからの要望事項」「本年度クレーム」「新入社員育成に関する伝達事項」のようにテーマで分けたボードをスマートフォン、PC、タブレットから編集・閲覧が可能です。
タスク管理もあるため、チェック手段としても活用できます。このうえなくシンプルに設計されているため、幅広い年齢層が扱いやすいツールです。
shouinは動画による情報共有に特化したオンラインサービスです。動画ファイルを作成、アップロードして複数人で閲覧できます。テキストでは伝わりにくい作業を直感的に理解できるため、よりスピーディーな情報共有が可能です。
閲覧状況を分析したり、スキルチェックシートに反映したり、分からない箇所を何度も確認できたりと、豊富なオプション機能が業務をサポートします。5G時代が到来することもあり、次世代の情報共有サービスとして注目されているツールです。
組織に有用なノウハウを蓄積させるためには、スムーズで活発な情報共有が不可欠です。情報共有がうまくできていないと知識の属人化を招き、従業員の退職により重要な情報が組織からなくなってしまうという事態を招きます。
情報共有が不足する原因としては、従業員間の競争意識の強さや情報共有を推進する仕組みがないこと、コミュニケーションが機能していないことなどが考えられます。
情報共有を円滑にするための方法として、ツールの見直しやマニュアルの作成、オフィス作りの工夫といったものがあります。今回はおすすめの情報共有ツールを5つご紹介しましたが、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。