仕事が早いといわれる人は、必ず独自のノウハウ、または、ナレッジといわれる「個人がもつ業務に関する有益な知識」をもっています。
そのノウハウを組織の財産として全社員へ共有することは、人材能力の底上げにもなり、組織にとっても非常に大切です。成功例はもちろんのこと、失敗例も含めた情報を全社員が共有することによって、業務の改善や効率化、業績の底上げが期待できるので、積極的におこなっていきたいところです。
ノウハウ共有のメリットを踏まえつつ、共有化にむけた3つのポイントを紹介します。
組織内でノウハウを共有することは、多くのメリットがあります。
社員が積極的に情報提供するためにも、ノウハウを共有することのさまざまなメリットを理解していきましょう。
社員がもっている各々の業務上のノウハウを取り入れることで、ミスしにくい業務フローの構築が可能になります。
また、社内で業務フローを共有化することによって、突発的な問題が起こったときの原因究明が容易になり、素早く適切な対応が可能になるでしょう。
ノウハウの共有をおこなうことによって、全員が把握すべき情報の検索ができるようになります。
顧客情報、製品・サービス情報・クレームやその対応方法など、各々がもっているさまざまな情報を検索できるようになるので、早い段階で適切な対応が可能になります。
社内で情報共有することにより、ベテラン社員のノウハウをほかの社員が業務に活用することができます。
そのノウハウを業務に広く活用することによって、社員全体の能力の底上げが期待できます。
ノウハウの共有化、情報の共有化をおこなうことによって、社内のコミュニケーションコストを減らすことができます。
共有したノウハウを各々が確認することによって、重複した質問のやり取りを減らすことができ、さらに人によって答えが異なるという事態も回避できます。
日々の引き継ぎも、情報共有業務の中でおこなうことができ、緊急性のある案件のみを伝えればよいので、業務をより効率化できます。
ナレッジマネジメントとは、直訳すると知識の管理を意味します。
企業経営における意味合いとしては、ナレッジは組織が蓄積した営業活動や経営活動に有益な知識のことです。
マネジメントは、組織目標を設定し、目標達成するため、組織の経営資源を効率的に活用したり、リスク管理などを実施することを意味します。
つまり、組織目標を達成するため組織の社員がもつノウハウを全社的に共有、管理し、企業がもつ競争力を活性・向上させる経営手法をさします。
ようするに、社員が得た知識や情報を、全社員が共有・有効活用し、会社の業務をより円滑に、より効果的におこなうための仕組みづくりと考えてよいでしょう。
さらに、ノウハウとナレッジの違いについて述べると、ノウハウは感覚的な知識、ナレッジは言語化した知識をさします。
ノウハウは、個人の経験やそれに基づく勘などの感覚的な要素が強く、統計化されていません。
ようするに、そのままでは人に伝えにくいので言語化し、統計化した知識がナレッジとなるのです。
ノウハウの共有を効果的におこなうには、いくつかのポイントがあります。
いずれも、社員が気持ちよく共有業務にあたるためのポイントになり、いかに社員のモチベーションをあげ、維持することが重要なのかが分かります。
ノウハウや情報の共有化には、継続的に全員がおこなえるシステムづくりが必要となります。そこで重要となってくるのが、共有するためのツール選定です。
情報の共有化は社内全体でおこなわなければ、充分な効果が得られません。そのため、誰もが問題なく操作でき、継続的に利用できるツールであることが大切です。
操作方法が煩雑で使いにくい、構成が分かりづらいなど、面倒だと思わせるツールでは、社内への浸透が困難になります。
漫然と情報を書き連ねても、閲覧や検索に時間がかかるようでは、意味がありません。
共有すべき情報を明確にすることによって、ノウハウ提供者も情報を出しやすく、また情報の整理・管理がしやすくなり、共有化の業務負担が減るでしょう。
また、共有すべき情報内容は、必要に応じて見直しが必要です。
ナレッジマネジメントを効果的におこなうには、社員1人1人が積極的にノウハウの蓄積に関わらなければなりません。
積極的に情報共有への参加を促すためには、社員一人一人が情報共有によるメリットの理解を深め、社員が自らすすんで情報の提供をおこなうようになることが望ましいでしょう。
・苦労して蓄積したノウハウをほかの人に教えたくない
・どの情報が必要なのか分からず、提供しにくい
・失敗や問題などを、人に知られたくない
・忙しく手が回らない
・複雑でツールを使いこなせない
・ほしい情報がみつけにくい
・必要な情報が、データベースにのっていない
・自分なりのやり方があり、変更したくない
・忙しくて確認できない
上記のように、ノウハウを公開する側、受け入れる側、双方にあるさまざまな思いがノウハウの共有化を妨げる原因となります。
ノウハウの共有化をすすめるには、このような社員の心の垣根を取り除き、情報共有のメリットへ理解を促す密なコミュニケーションが必要となります。
ノウハウの共有を力強くサポートしてくれるクラウドサービスは、共有化業務の煩わしさを軽減し、情報の整理・検索の手助けとなる強力なツールとなりえます。
クラウドサービスのメリットを踏まえ、前向きに導入を検討しましょう。
クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでも利用することができます。
外出先でもノートパソコンやスマートフォンなどを利用して、メールの確認や資料の共有ができるので、より詳細な情報を得ることができ、業務効率が高くなります。
クラウドサービスは、直感的な操作性を実現させるため、ユーザーインタフェースの改善を常におこなっています。そのため、操作がしやすい作りになっています。
この操作がしやすい点も、生産性を向上させるメリットといえるでしょう。
社内にサーバーを置く必要のないクラウドサービスなら、サーバーの購入・管理が必要ないので、コストを抑えることができます。
また、セキュリティー対策やサーバーメンテナンスも、クラウドサービスでおこなってくれるため、専任の社員を雇う必要がありません。
サーバーを用意する必要がないので、インターネット環境さえあれば、早々に運用を開始できます。
ノウハウ共有の目的は、継続的で効果のある運用なので、導入に手間がかからないことも魅力です。
組織内でノウハウを共有するためのポイントとして、ツールの適切な選定、情報内容、ノウハウ共有化への理解をあげました。その中でも、ノウハウ共有化への理解は重要でしょう。
全社員が、ノウハウを共有することによって、問題解決への道筋が整い、お客さまへの適切な対応が可能になります。そればかりでなく、引き継ぎの不備を減らしたり、さまざまなメリットがあることを社員それぞれが理解、実感することが重要です。
しかし、必ずしも意識が高い社員ばかりではありません。
そういった社員も含めて共有化をすすめるために、使いやすいツール、情報内容の整備などノウハウ共有化に対する煩わしさを軽減させる工夫、理解を促すコミュニケーションが必要不可欠といえるでしょう。