手順書の作り方が分からず、何から手をつければいいか迷っていませんか？
「手順書」「マニュアル」「チェックリスト」の違いを理解しないまま作成を始めると、内容がぼやけてしまい、現場で活用されない手順書になりがちです。そこで本記事では、手順書に必須の項目から作成の5ステップ、Excelなどのおすすめツールまで、初めての方でも迷わず書けるようわかりやすく解説します。
目次
作業の手順を詳細に記したものが手順書です。書かれている通りに作業を行えば、誰がやっても同じ結果になるよう、細かく手順が書かれているのが特徴です。作業の都度に確認できるようにまとめられています。
仕事の手順を整理してまとめておくことで、いつでも、誰でも、短時間で効率よく仕事が進められるようになり、作業の効率化や生産性の向上につながります。
アウンコンサルティング株式会社 代表取締役の信太 明氏は、著書「テンプレート仕事術」の中で「仕事の75％はテンプレート化できる」と説いています。
毎回一から仕事を始めるのではなく、過去に作成した資料を活用したり、業務の手順やチェックリストを作成したりしておくことで、誰でも短期間で、ミスを防ぎ、仕事の効率化が図れるというのです。
このテンプレートの役割を担うのが「マニュアル」「手順書」「チェックリスト」。どれも明確な定義があるわけではないのですが、大枠としては次の表のように理解しておくといいでしょう。
| 項目 |
マニュアル |
手順書 |
チェックリスト |
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役割 |
業務全体の理解 |
作業手順の把握 |
作業漏れの防止 |
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主な利用者 |
業務に初めて関わる人 |
作業者 |
作業者 管理者 |
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使用するタイミング |
最初に業務に取り組む際、研修時、日常の業務など |
日常の業務 |
日常の業務 |
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主な内容 |
業務の背景 |
単位作業ごとの手順を順番に説明 |
漏れてはいけない項目 |
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（例）弁当作り |
献立を考える 買い出しに行く 料理を作る 弁当箱に詰める |
＜ご飯を炊く＞ 1.計量カップで米を1合計る 2.お米を研ぐ。1回目の水は素早く捨て、合計3回、水を取り替えて洗米する |
ソースを入れたか 箸を用意したか |
マニュアルについては以下の記事で詳しく解説しています。
■参考記事はこちら
マニュアルと手順書の違いとは？伝わりやすい書き方を例をもとにわかりやすく解説！（接客業向けテンプレート付き）
また、作成後の運用・定着まで知りたい方は以下の資料を併せてご活用ください。
「ミスや事故は意識の徹底では解決しない」と述べるのは行動科学マネジメント研究所所長 石田 淳氏。著書『無くならないミスの無くし方 成果を上げる行動変容』の中で次のように解説しています。
ミスや事故を無くすには、「人間の行動」にフォーカスし、ミスや事故が起きない「仕組み」をつくるしかありません。これは「いつ・誰が・どこでやっても」同じ効果が出る、科学的メソッドです。
引用元：『無くならないミスの無くし方 成果を上げる行動変容』
石田淳日本経済新聞出版
この「いつ・誰が・どこでやっても」同じ効果が出る、まさにここを目指して作成するのが「手順書」です。
マニュアルは、業務全体の理解を促すものです。一方で手順書は、作業の手順のみにフォーカスし詳細に記録。作業者がすべきことは全て手順書にまとめられています。逆に言うと、手順書にない作業は「してはいけない」、「する必要がない」ということです。
手順書は、ミスをなくし、業務の進め方と結果を平準化する目的で作成します。作業者のスキルや経験によらず、同じやり方、同じ時間で作業ができ、同じ質となることを目指します。
石田 淳氏の前述した著書によると、行動科学では人が物事をできない理由は、「やり方を知らない」「やり方を知っていても継続の仕方を知らない」からの2つだと言います。そこで役立つのが手順書であり、取るべき行動を具体的に伝える役割を担っているのです。
手順書を作成する主なメリットは、前述した通り「作業の進め方と結果の平準化」「作業の効率化」「生産性の向上・競争力のアップ」の3つです。それぞれについて解説します。
これらのメリットを理解しておくと、手順書作成にかける時間や労力にも納得感を持って取り組めるようになるでしょう。
手順書を用意することで、経験の浅い新入社員も含めて、同じ質の作業を誰もが行えるのがメリットです。結果を出している社員のスキルを横展開でき、会社全体のスキル向上にもつながるでしょう。
もちろん、全ての作業を手順書にすることは困難ですが、作業を分析・整理することで、ある程度の範囲は手順化できます。その結果、優秀な社員が行っていた仕事が非属人化した作業にかわり、手が空いた優秀な社員はさらに自分にしかできない業務に時間を使えるようになるというわけです。
つまり、手順書は、個人の経験に頼っていた仕事を仕組み化し、組織全体の力に変えてくれる存在なのです。
仕事の大半は、過去にやったことのある業務で、意外と繰り返し作業が多いのが実情です。たとえばイベントを開催する場合、開催準備のための手順書があればやるべき作業が明確であり、すぐに仕事に取り掛かれるのがメリットとなるでしょう。
しかし手順書がなければ、過去の記憶を頼りにタスクの洗い出しから始めなければなりません。当然、作業の抜け漏れが発生する恐れもあるでしょう。
このように、作業の効率化につながる点も手順書を作成する大きなメリットです。また手順書があることで、担当者が変わっても業務の質を落とさずに引き継げるという安心感も得られるでしょう。
『テンプレート仕事術』によると「仕事の75％は、その人が付加価値を生まないルーチンワークであり、残りの25％が、ルーチンワークではできない、その人が付加価値を生む業務」なのだといいます。
つまり、マニュアルや手順書といったテンプレートを活用することで75％の仕事を効率化して短時間で終わらせ、残り25％の付加価値業務に時間を掛けられるようになるというわけです。そしてこれこそが、企業の価値と競争力を高める要因になるのです。
浮いた時間を新しい挑戦や改善活動に充てられるようになる点も、企業にとって見逃せないメリットといえるでしょう。
よい手順書を作成するためには、作業工程の整理が非常に重要になってきます。具体的な手順書の作り方は後述しますが、ここでは手順書作成の大きな流れをご理解ください。
闇雲に手順書を作り始めると、数だけが増えすぎて雑多になってしまいます。まず最初に、どの業務のマニュアル、手順書、チェックリストを作るのか大枠を決めましょう。
中田 亨氏著の『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』によると、マニュアルを作成すべきなのは、「マニュアルがなければ実行不可能な作業のうち、最も簡単なもの」だと言います。手順書も同様で、複雑で理解できないものでは意味がないのです。
作業の効果が高く、手順がシンプルなものから着手するといいでしょう。
参照元：『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』
具体的にどのように進めていくといいのかは、小林隆一氏 著の『仕事力がアップする！マニュアルのつくり方・生かし方』が参考になります。
5W1Hを明確にし、「誰のために、どんな目的で作成するのか」を決め、作成体制、経費、開発日程の検討を行い、一冊にどこまで盛り込むか考え内容の構成を決めましょう。
参照元：『仕事力がアップする！マニュアルのつくり方・生かし方』
手順書の作成に必要な単位作業を洗い出します。単位作業とは、一人で完結できる最小単位の作業のことを指します。
会社における業務は、社内各部門、取引先、顧客など、多くの人が関わっていることが少なくありません。必要に応じて、ヒアリングしつつ進めていくといいでしょう。
手順書は、それ通りに作業したときに、誰がやっても同じ結果にならなくてはいけません。そこで必要になるのが、誰でも作業できる形に手順を整理するという工程です。下記の図のように一本道になっているのが理想です。
参照元：『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』
しかし、作業工程の中に「Aのケースはこうする、Bのケースはこうする」といったふうに分岐がある場合もあります。こうした分岐などがあると作業の忘れや停滞を引き起こすリスクが高まりますので、一本道の手順にできないか検討しましょう。
ミスが起こらないための考え方は、書籍『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』が参考になります。
手順の整理が終わったら、手順書の構成を作成し、記載順を決め、文章を作成します。具体的な項目や作成のステップについては、本記事の内容をご参照ください。
手順書はまとめて終わりではなく、必ず確認作業が必要です。作業の経験があるスタッフに確認してもらうだけでなく、初めての方にも手順書だけで作業を完遂できるか試してもらいましょう。その後、必要に応じて修正し、まずは少人数から徐々に広げる形で手順書を社内に展開していきます。
手順書に記載するべき項目は、「作業工程の名称」「作業の意味・目的」「作業に必要な道具や材料」「作業の手順」「基準」の5つです。
職場で「○○の作業をお願い」といった会話は日常茶飯事ですね。暗黙の中で作業には名称が付いているものですが、初めて職場に来た方には分かりません。手順書にも作業工程の名称を入れておくと、誤解が生まれることもなく、作業がスムーズになるでしょう。
△名称が曖昧な例
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「部品の取り付け作業」 |
◎名称が具体的な例
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「ネジ止め作業」 |
書籍『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』によると、「人間は能動的に計画し行動するようにしない限り、作業に失敗しがち」なのだそうです。そもそも意味を感じられない作業は苦痛ですよね。
また、ただやらされているだけでは、作業の善し悪しの区別がつきません。そこで大事になってくるのが、作業を行う意味や目的です。手順書にしっかりと明記しておきましょう。
△目的が示されていない例
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「手順通りにネジを締めてください」 |
◎目的が示されている例
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「部品が振動で外れないよう、ネジをしっかり締めてください」 |
手順を追いながら、必要な道具や材料を取りに行くよりも、準備の段階で揃えておくほうがスムーズです。また作業の中には、短時間で次の工程に移らないいけないものなどもあり、そうした際に手元に道具が揃っていないと、作業の失敗につながります。
そういう意味からも、手順書には、作業に必要な道具や材料についてもまとめて記載していきましょう。
△記載がない例
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手順の途中で突然「ここでドライバーを使う」と出てくる |
◎記載がある例
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冒頭に「準備するもの：プラスドライバー、部品一式、軍手」とまとめて記載する |
手順書のメイン部分になるのが「作業の手順」。誰がやっても同じ結果になるよう曖昧な部分を残さず、より具体的に記載するのがポイントです。
△判断基準が示されていない例
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「シールを貼る」 |
◎判断基準が示されている例
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「シールを台紙の枠線に沿ってまっすぐ貼る」 |
初めて作業に取り組む方は特に、目の前の状況が正しいのか、間違っているのか判断がつきません。また作業にかけた時間が適正なのかも分からないもの。だからこそ、その時々で作業者が確認できるような基準をできるだけ数値を用いて記載しておくといいでしょう。
△基準が明確化されていない例
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「しっかり締める」 |
◎基準が明確化されている例
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「ネジが空回りしなくなるまで締める」 |
ここからは、より具体的に手順書の作り方を解説します。
手順書に記載する作業が決まったら、対象となる作業を洗い出し整理します。各作業にかかる時間や、何かの判断が必要な場合はその基準も書き出し、作業に必要な道具や材料も一緒に書きとめておくといいでしょう。
また、この作業の洗い出しは、ChatGPTやGeminiなどの対話型AIを使うと効率化できます。担当者へのヒアリングメモや、既存の手順書、作業風景を撮影した写真といった情報をあらかじめAIに読み込ませたうえで、洗い出しの整理を手伝ってもらいましょう。
＜簡易プロンプト例＞
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あなたは製造現場の教育担当者です。 |
ただしAIが出力した内容をそのまま使うのではなく、現場の実態と合っているか、抜け漏れや誤りがないかを必ず人の目で確認しましょう。AIはあくまで洗い出しの「たたき台」を作る補助ツールとして活用するのがおすすめです。
ステップ2は、洗い出した作業を整理することです。担当者が行っている作業工程が、必ずしも効率的とは限りません。経験があるからできる手順もありますし、ミスを誘発しやすい手順もあります。
初心者でもミスなく作業ができるよう、どこまでをひとつの単位作業とするかも考えながら整えていきます。難しい作業は、失敗したら最初からやり直しではなく、途中に戻れるような形で手順としてまとめられると理想です。
手順を整理できたら、習得の順序も決めましょう。
作業の中には、コツが必要な項目や、ミスを起こしやすいポイントなどもあります。それらを書き出していくと、初心者でも注意して作業を行うことができます。過去の失敗例もあれば挙げておきましょう。
テキストや画像だけでは分かりにくい場合は、動画の活用も有効です。
ステップ3までで、しっかりと洗い出しができれば、洗い出した項目をまとめていくだけ手順書が大方完成します。最初にフォントやデザインを決めておくと、複数の人が手順書の作成に関わっても、誰にとっても必要な情報が伝わりやすくなります。
手順を書く際は、曖昧な言葉を使わず、数値など誰が見ても誤解がない表現を使うように心掛けましょう。専門用語を使う場合は、必ず解説を入れます。
必要に応じてイラストや図解、動画を用意すると良いでしょう。
最初から一人で手順書を完璧に仕上げるのは難しいため、その作業の経験者はもちろんのこと、初めて作業をする方に実際に手順書に従って業務を行ってもらい、フィードバックを受けて改善していくと効果的です。
手順書は作って終わりではなく、アップデートし続けることが重要です。定期的に見直し、改善できる体制作りも考えておくといいでしょう。
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マニュアル作成・ナレッジの活用ならshouin+ |
手順書をわかりやすいものにするためには、ちょっとしたポイントがあります。ここでは知っていればできるポイントを書籍『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』から紹介します。
全ての作業は「準備」と「本体」の2つに分けられます。準備は料理でいうところの「下ごしらえ」に該当するものです。最初に済ませておく必要があり、作業スピードが結果に影響しないのが特徴です。
手際のよい人は、準備期間と本体期間の境界を明確にし、準備期間をできるだけ広げる工夫をしている。準備として片付けられる作業を、だらだらと先延ばしして、本体の期間になってから実行してはダメである。本体はスピード勝負であり、忙しい。そこに準備でできるはずの作業を追加しては、手が足りなくなる。準備作業としての要件をクリアする作業は、全て準備期間に片付けるようにする。
引用元：『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』中田 亨
作業をしながら準備をするのは、作業効率が落ちるだけでなく、失敗やミスのもとになります。このため手順書を作成する際は、準備と本体を区切りましょう。
手順書を作成する際、注意してタイミングを計りたいのが検査です。見過ごしてしまうと修正が利かないことも少なくないからです。検査を担当する人は、作業者とは別の人がベスト。理想的な検査のタイミングは次の通りです。
安全な作業管理は、資料21のように、複数の作業を横断するように小休止の節目を入れる体制で実現できる。一斉のタイミングで、どの作業も手を止め、検査だけに集中するのである。全ての作業が止まれば、職場に静寂が訪れるので、気が散らずに検査に打ち込める。
引用元：『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』中田 亨
参照元：『「マニュアル」をナメるな！職場のミスの本当の原因』
手順書で忘れがちなのが、初期状態への復帰。使用した道具の片付けを忘れ、そのまま放置してしまうと大事故につながることがあります。手術のときの体内へのガーゼの置き忘れは時折ニュースにもなりますね。
だから手順書には必ず作業開始前の状態に復帰するところまで指示することが大事です。途中で作業を失敗したり、中断したりしたときも、安全に中断して初期状態へ戻れるように記載しておきましょう。
手順書は、普段使い慣れたWordやExcel、PowerPointでも十分に作成できます。それぞれ得意なことが異なるため、作業内容や運用方法に合わせて選ぶことが大切です。ここでは3つのツールのメリット・デメリットを紹介します。
Wordは文章作成に特化したツールで、見出しや目次の設定、文字の装飾が簡単にできるのがメリットです。
テキスト中心の手順書や、紙に印刷して現場で使う手順書との相性がよく、自動採番機能を使えばページが増えても手順の順序が崩れる心配がありません。また、既存のテンプレートも豊富に用意されているため、デザインに時間をかけずにすぐ作成に取りかかれる点も魅力です。
一方で、業務フローや図解を凝ったデザインで作るのはやや不得意な点がデメリットです。図や写真の挿入はできますが、複雑な図解は他のツールで作ったものを貼り付けるほうがきれいに仕上がります。また、複数人で同時に編集する場合、バージョン管理が煩雑になりやすい点にも注意が必要です。
スタイル機能で見出しの書式を統一しつつ、テキストと画像をバランスよく配置すると、初めて読む人にとっても迷いにくい手順書に仕上がるでしょう。
Excelは、表やグラフを作成するのが得意なツールです。1つのファイルに複数のシートを作れるため、工程ごとにシートを分けて手順書を整理したり、チェックリストをあわせて作成したりできるのがメリットです。パソコン上で確認しながら使う手順書とも相性がよく、関数を組めば作業時間の自動集計や進捗管理も可能になります。
一方で、ページという概念がないため、紙に印刷して配布する場合は、印刷範囲や改ページの設定を丁寧に行わないとレイアウトが崩れやすい点がデメリットです。また、テキスト量が多い手順書では、セルの中に長文を収めることになり、かえって読みにくくなることもあります。
手順が多く複雑な作業ほど、シートを分けて整理するメリットが活きてきます。目次や見出し、ページ番号を設定すれば、紙ベースの手順書としても十分活用できるでしょう。
PowerPointは、1枚ずつスライドを区切って作業内容をまとめられるため、写真や図解を使った視覚的にわかりやすい手順書を作りやすいのがメリットです。動きを伴う作業や、機械の操作説明などにも向いており、アニメーション機能を使えば作業の流れを順番に見せることもできるでしょう。
また、ページの入れ替えも簡単なので、構成の変更や項目の追加・削除がスムーズなのもメリットの一つです。テキスト量が少なく図解中心の手順書であれば、直感的に理解しやすい資料に仕上がるはずです。
一方で、容量の大きい画像や動画をそのまま挿入すると、ファイルが重くなり動作が不安定になる点がデメリットです。情報量が増えるほどスライドの枚数も膨らんでしまうためです。また、文章での説明が多い手順書にはあまり向いていません。
画像は事前に圧縮し、枚数を絞り込むこと。そしてフォントや配色を統一すること。この2点を意識するだけで、仕上がりの印象は大きく変わるでしょう。
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マニュアル作成・ナレッジの活用ならshouin+ |
マニュアルで業務全体の理解を促し、手順書で具体的な作業手順を指示、そしてチェックリストで検査を行う、といったマニュアル、手順書、チェックリストの役割が明確になると、より現場で活用されやすい情報資産になります。
手順書は、最初から完璧を目指しすぎず、実際に利用しながらアップデートしていくのがおすすめです。ぜひ本記事を参考に、手順書を作成してみてください。