新入社員は配属の前に研修を受けますが、配属後にすぐに実務をこなすことが出来るわけではありません。学んだ知識を活かして現場の業務で活躍できるようになるため、OJTという教育方法が取り入れられています。OJTを活用することで従業員教育を効果的に進めることができます。今回は従業員教育におけるOJTについて、目的や手法、成功に導くためのコツについて解説します。
まずそもそもOJTとはなにか、関連用語であるOff-JT、コーチング、メンタリングとの違いも含めて解説します。
OJTとは、「On the Job Training」の略です。現場で実務を通して指導し、現場で活躍する人材に育成するための教育手法のひとつです。経済産業省の報告によると、日本の企業の約95％が日常業務においてなんらかのOJTを実施しているとされ、OJT教育は人材育成において効果的な教育方法だと認識されているといえます。
｟参照元：経済産業省 ものづくり白書 資料：JILPT「ものづくり産業における労働生産性向上に向けた人材育成と能力開発に関する調査」（2017年）｠
OFF-JT（OFF-the-Job Training）とは、現場ではない場所で行われる研修です。新人研修にある、社会人としてのマナー講座など、集団で学ぶ座学などが当てはまります。
厚生労働省の定義では、以下とされています。
通常の仕事を一時的に離れて行う教育訓練（研修）のことをいい、例えば、社内で実施（労働者を1か所に集合させて実施する集合訓練など）や、社外で実施（業界団体や民間の教育訓練機関など社外の機関が実施する教育訓練に労働者を派遣することなど）が、これに含まれる
（参照元：厚生労働省 調査結果）
OFF-JTは現場から離れた場所で業務に必要な知識や技能を習得する教育方法で、OJTは現場の業務に取り組み実践的に学び、現場で活躍できるスキルを得ていく教育方法とは目的や手法が異なります。
OJTは、実務を通した教育のことです。これに対してコーチングとは質問を通して、相手の答えを促して目標達成を手助けするものです。
メンタリングとは、経験豊かなメンターが、指導を受けるメンティーと交流し、対話や助言によって自己成長を支援するものです。
OJTにおける指導者と教育対象者の関係性は、教える側と教わる側に分かれており上下関係にあります。
コーチングにおいては、教える側のコーチと教わる側のクライアントは対等の立場になります。
メンタリングでは、上司と部下、あるいは先生と生徒のような上下関係にはなく、メンターはメンティーの少し先を進んでいる師匠、信頼のおける助言者という立場になります。
OJTを従業員教育で取り入れるのはなぜでしょうか。OJTの目的を３つ解説します。
新人教育にOJTが活用される目的のひとつ目は、業務効率の向上です。小売店や工場、飲食店、病院、介護の現場などさまざまな職場でOJTは取り組まれています。
ダイヤモンド社人材開発編集部の書籍『OJT完全マニュアル 部下を成長させる指導術』によると、”人は経験から学び成長する”とあります。ベテランのスタッフに業務を体験を通して学ぶことで、先輩や上司が経験し培ったノウハウや技術を効率的に学ぶことができます。アパレル小売店の販売員研修では、店舗で働く先輩について業務を1つずつ見て覚えてやってみるを繰り返し行うことで、早期の習得が実現できます。
教える側も自身の指導方法の課題を改善しながら 従業員教育を実施していくことでより指導能力が高まります。指導方法を共有することで、職場全体で人を育てようという風土が作られていきます。
「引用：松尾睦監修 ダイヤモンド社人材開発編集部『OJT完全マニュアル 部下を成長させる指導術』ダイヤモンド社」
新人は業務そのものに起こる小さな疑問から、職場風土や規則・人間関係までさまざまな不安を抱えています。OJT教育によってトレーナーとのコミュニケーションがとれていることで、新人は社内の人間関係や職場環境への疑問などを相談しやすくなります。身近にいるトレーナーから指導・アドバイスをもらえると心強いうえ、結果として業務や職場環境に早く慣れることができます。
OJT教育の効果は離職率防止にも効果的です。マネジメントに詳しい中尾隆一郎氏の著書『自分で考えて動く社員が育つOJTマネジメント』の中に、リクルートにおけるOJTについて書かれています。リクルートのOJTは教育期間内で成功体験を得る設計になっているそうです。
OJTにおいてお客様からの受注を得るという成功体験をすることが、その後の成長や離職防止につながるといいます。
独立行政法人 労働政策研究・研修機構が行った「従業員の働きがい」に関する調査結果において、育成の過程でOJT教育を受けた人が「満足している」「ある程度満足している」は60％に対して、OJT教育を受けていない人が40％という結果でした。
OJT教育によって現在の仕事への働きがいが高まっていることがわかります。
（参照元：2021年11月発表 独立行政法人 労働政策研究・研修機構 労働者調査）
OJTは上司・先輩が部下を育成・指導するものです。人事コンサルタントの松下直子氏の著書『OJTで面白いほど自分で考えて動く部下が育つ本』によると、OJTを表現しているのは山本五十六の以下の言葉であるといいます。
やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、褒めてやらねば 人は動かじ
松下氏によると、OJTの主な特徴は以下の通りです。
OJT教育は、同じ現場での業務を通して指導するため、現場で活用できるスキルやテクニックを直に学ぶことができます。
部下の理解力や作業処理能力、または性格を見ながら、教える速度を調整することができるのがOJT教育の特徴です。新人の習得度合いに応じた指導をすることができます。
OJT教育は、無計画に進めては成功しません。新人をOJTで受け入れる前に、必要な指導項目と達成レベル、習得期間を定めた育成目標を設定します。
実践を踏みながら業務に必要なスキルを習得できるように指導するので、効率的に即戦力を育てることができます。
OJT教育を実施するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。主なメリットを３つ取り上げます。
座学で行う研修では、業務に必要な知識を論理的に知識を学ぶことができます。体系立てて身に付いた知識を、実践を通して学ぶのがOJTです。研修で学ぶことと、OJTでの実践と組み合わせることで、専門性の高い知識を得ながら、現場で体験することで理解を深めていくことができます。実践で学ぶことは、現場での業務にそのまま活かしていくことができるので、２つの教育方法の相乗効果によって育成を効果的に進めることができます。
OJTでは上司・先輩が実際に行う業務を題材にして指導するので、目標とするスキルを効率的に身につけることができます。OFF-JT教育では、体系的に知識を学べますが、OJT教育は、自分で考えて判断し確認しながら進めていく体験を通してスキルの定着を強化できます。新人はトレーナーの仕事や技術を近くで見て、教わり、実践することで、効率よく即戦力へと成長できます。
3つ目のメリットは、教育対象者の適性に合わせて指導方法を設定できることです。「できること」「できないこと」を把握したうえで、新人のレベルに合わせた目標設定と指導計画を作成します。
性格によっても効果的な指導方法は変わってきます。慎重に進めたいと思うタイプなら反復させる機会を多く持たせる、好奇心旺盛なタイプにはどんどん実践させる機会を持たせるなど、個性に合わせて指導していくことができます。
一人ひとり感じ方も習得のスピードも違いますので、個々に合わせた指導を行うことで、効率よく成長できます。
前述した松下氏の著書では、教育が難しいと感じる2つのタイプ「他社否定タイプ」と「自己否定タイプ」それぞれの対応策について書かれています。
他社否定タイプは他人を見下す傾向があります。この根底には強がらずにいられない自分がいます。
このタイプにはまず冷静に、話を聞くこと。自分でも大丈夫なんだと安心感を持たせるよう接することが有効だといいます。
自己否定タイプは自分を卑下します。このタイプには達成感を積み重ねるさせること。自分の力で成し遂げる体験をさせることが有効と書かれています。
＜他社否定タイプと自己否定タイプの心理＞
（参考情報：「松下直子著『OJTで面白いほど自分で考えて動く部下が育つ本』あさ出版」）
指導する立場になることで、トレーナー側も成長することができます。教えるにあたって、指導者自身が業務を振り返り、不得手があれば強化するようになります。
相手が理解できるように伝え方を工夫することで伝達スキルが身に付きます。
前述した『OJT完全マニュアル』によると、ビジョンや目標を明示して、組織に浸透させ、メンバーを巻き込む力を「目標共有力」といいますが、OJTという育成経験によって、将来的に期待されるチームマネジメントに必要な「目標共有力」を強化させることができます。
ドラッカーの言葉に「他人の育成を手がけないかぎり、自分の能力を向上させることはできない」とありますが、部下を育成することを通してさまざまな気づきが得られ、自己成長につながります。
一見OJTはやれば得、やらないと損のような手法に見えますが、実はデメリットも存在します。どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
OJTのデメリットのひとつ目は、教育手法の特徴によるものです。OJT教育はトレーナ―と新人が1on1で進めていきます。このために教育担当者のトレーナーのレベルの差によって新人の教育の質が均一化しない点です。
教える側も完ぺきな社員ではありません。たとえ業務の遂行能力が高くとも、教える能力が高いとは限りません。分からない人に対する説明が苦手、人の話を聞くのが下手、教えたとおりにできないと怒るなど教える側の教育スキルが未熟であると、指導を受ける新人は習得が遅れ、ひいては業務を続けていく自信を失ってしまうかもしれません。
OJTのトレーナーは、現場の業務と並行して教育業務を担っています。締切が迫る、注文が重なる、現場でトラブルが発生するなど業務が忙しくなると、対外的な対応を優先せざるをえません。
トレーナーの手が回らなくなったときに、教育が二の次になってしまう恐れがあります。教育する立場の人材が豊富ではない職場では、状況によっては新人教育が滞ってしまう、または早々にOJT教育を打ち切ってしまう可能性も出てきてしまいます。
デメリットの3つ目は、業務の全体を把握しにくいことです。OJT教育は現場で目の前にある業務に必要な知識やスキルが習得できますが、その反面、そのときに現場で発生しない業務は学ぶことができません。業務全体を順序だてて体系的に学ぶことが難しいという側面があります。
OJTを進める手法を、4つのステップに分けて解説します。
始めのステップはやって見せることです。実際にトレーナーが実演して見せることで新人は具体的にイメージができ、業務への理解を深めることができます。
つづいて、業務の説明をします。松下氏の著書では、易しい言葉で説明することが大切だといいます。目で見た業務の内容について説明をします。このとき業務の目的や意義、目標についても伝えます。不明な点や疑問があればこのタイミングで答えていきます。
3つ目のステップは、やらせてみることです。松下氏の著書にあるように、「わかる」を「できる」に変えるには、経験というプロセスが必要です。
見て説明を受けて頭で理解をしたところで、自分の手を動かして同じ作業をさせます。
最後のステップで、評価をします。出来たことを褒めることを先にするようにします。褒めるポイントはなぜ良かったのか、どこが良かったのか、良かったと思う理由を明確に伝えることです。これによって褒められた新人は承認されたと実感でき、自信が持てます。また、良い行動の判断基準ができます。
改善点は褒めたあとに伝え、指導します。良くなかった行動についてその理由を端的に伝え、反省を促します。
OJT教育をスムーズに進め、成功させるためには計画を策定します。計画作成にはいくつかのポイントがあります。
会社が、OJT教育を通して新人にどのようになってもらいたいのか、期待する姿、目標を明確にしておく必要があります。OJT教育に入る前に、目標に掲げた内容を指導者も教育対象の新人も認識して取り組むことが大切です。
松下氏の著書で、部下育成の計画は育成の全体像を見える化することが大切だとあります。ゴール地点がわからないままでは人は走り続けることができません。現時点が分かることで新人自身は業務に向かうことができます。
１で掲げた目標を達成するために、何を、どの程度、どのように実践させるのかを決めます。新人にはじめから難易度が高い業務を経験させても、うまく習得できません。理解しやすい易しい業務からスタートし、スキルに応じて難易度を上げていくように意図した教育内容を策定します。
OJTでの教育内容をきめたら、いつ何を実施するか、効率的に進めていけるように順序だててスケジュールを組みます。スケジュールについても指導者と新人で共有することで計画的にスキル習得を進めていくことができます。スケジュールには振り返り・フィードバックの時間も組み込むようにします。
OJT教育における効果を高めるために、教育する側が意識しておきたいコツがあります。
OJT教育実地の大前提にあるのが、指導者となるOJTトレーナーと新人の間に信頼関係が構築されていることです。信頼関係がないと新人は本音でトレーナーに接しようとしないかもしれません。これでは効果的な教育とはなり得ません。
前述した『OJT完全マニュアル』では、信頼関係を構築するためには「近接性」「類似性」「互恵性」を大切にしたコミュニケーションを図ることが大切だと書かれています。
書籍によるとコミュニケーションを高める具体的なコツは次の３つが挙げられています。
また、今の時代ではOJT教育もリモートワークで行う職場もあるでしょう。「対話型OJT」という書籍によると、リモート環境でのコミュニケーションはミーティングの機会を増やす、2割増しのリアクションをすることでカバーできます。大きくうなずく、身振り手振りを加えるなど、無表情な対応にならないように工夫が必要です。
部下の成長を促すには効果的なフィードバックのコツがあります。前述の書籍「OJT完全マニュアル」によると、フィードバックには以下の4原則を実践することが大切と書かれています。
また、書籍によると、②の承認においては、成果の大小を問わずねぎらうように心がけることが大切だといいます。ねぎらいの言葉を受けると、部下は見てもらっている、承認されていると感じてやる気が継続するという効果があります。
OJT教育は、指導者と新人がマンツーマンで進めることが基本です。集団の研修では個々のレベルに応じた対応ができませんが、1対1で取り組むスタイルなら、疑問点をその場で解消することができます。1対1の体勢では、新人の習得レベルと課題をしっかり把握することが出来るので、適切なサポート方法で指導・アドバイスが可能です。これによって新人は気づきを得て改善を図っていくようになります。
OJT教育を進めていくにあたって、さまざまな課題が生じます。ここでは主な課題を3つ取り上げ、課題策について触れていきます。
人材育成にOJT教育は効果的ですが、計画性をもたずに現場の業務を経験させていても戦力になるまでには時間がかかってしまいます。OJT教育を成功させるためには研修の目的と目標、期間を明確にしたうえで、教育のプログラムを策定しておく必要があります。
いちから育成計画を作成するのは難しいという場合には、OJT教育の前にeラーニングによる事前学習が効果的です。職場の業務に必要な知識を自分のペースで体系的に習得できますので、OJT教育を効果的に進められます。
指導者となるトレーナーにとって、新人教育に時間が割かれるため負荷がかかります。このため指導者の教育へのモチベーションが低くなってしまうケースがあります。
また、指導者が自分の業務に専念しているときは新人は教えてもらえない時間ができ、業務を覚えようというモチベーションが下がってしまうことに繋がります。
このような場合に、eラーニングによる研修を受けられる環境であれば、新人には復習を促し、指導者は業務に取りかかることができます。教育担当者の負担を減らし、新人にとっても無駄な時間を与えることなく効率よくOJT教育を進めることができます。
教える側のトレーナーの資質によって指導内容や教育の質に「ばらつき」が生じるということも、OJT教育の課題のひとつです。
この場合、自主学習に特化したeラーニングでOJT教育を受ける前に自主学習ができる環境を整えることも重要です。eラーニングは時間や場所を問わず繰り返し学ぶことができます。教育内容を平準化することで指導者によるレベルのばらつきを均一化させることができ、教育を受ける側の不公平感も払拭できます。
新人を戦力にするためには、計画的な教育が必要です。現場に出て実践で学ぶ前に、しっかり準備を整えていれば、実務のさまざまなケースで判断や取るべき行動を早く身に付けることができます。効率のよい教育にはOJT前の学習が効果的です。