仕事をするうえで、重要事項などの業務連絡を全員にすることはとても大切です。しかし伝える方法が確立しておらず、周知すべき情報を共有できていない方もいるのではないでしょうか。
「職場の情報共有を強化したいけど、どうすれば？」 「メンバー全員が揃わないので、職場の連絡が行き届かない」 このようにお悩みの方は少なくありません。
そこで本記事では、情報共有を強化する方法と役立つツールをご紹介します。情報共有ができていない人材や職場の特徴やその理由についてもふれていますので、ぜひ参考にしてください。
情報共有とは、個人が持っている情報を組織の所属メンバーに伝えて全員が把握している状態にすることです。（この場合の全員とは、企業などの団体組織のメンバーだけでなく、仕事や活動を共に行うプロジェクトやチームのメンバーも含まれます。）
情報共有ができれば、メンバー間で共通の認識を持って取り組めるため、仕事や活動がスムーズに進みやすくなるでしょう。
その一方で、情報共有ができていない場合、必要な情報が抜け落ちてしまいチームワークが必要な場面でうまく進まなくなる可能性も否めません。各メンバーが持つ認識に違いが生じると共同しにくくなり、それぞれの作業が止まってしまうからです。
そこで情報共有を強化するには、情報の伝達を確実に行う方法を見つけることが大切です。
「報連相（情報共有）は社会人としてのマナーだ」と言われることが多いものですが、そもそも、情報共有はなぜそこまで重要視されているのでしょうか？ここでは一度、「仕事をするうえで情報共有が必要な理由」について整理していきたいと思います。
それでは見てみましょう。
どの業種でも変わらず大切なのは、仕事を迅速かつ正確に行うこと。業務を効率的に行うために、情報共有は欠かせません。
たとえば、数人の店舗スタッフに対して勤務時間内に同じパフォーマンスを発揮してもらうには、やるべき仕事の手順や注意点を明確にすることが大切です。その際に必要な情報がスタッフ全員に伝わっていないと、仕事上の迷いや疑問が起きやすくなります。
とはいえ、機会があるごとに確認していては仕事がなかなか進まず、生産性が落ちるだけでなくスタッフ一人ひとりの負担にもなりかねません。そこであらかじめ仕事の手順や注意点を共有しておくことで、迷ったり確認したりする必要がなくなり、スムーズに働くことができるでしょう。
業務の属人化とは「特定の仕事のしかたを限られた人しか分からない状態」になることを意味します。この業務の属人化を予防するためにも、情報共有が有効です。
たとえば、店内に配列するA商品の発注業務を特定のスタッフが担当し、他のスタッフにロット数や発注のタイミングなどを伝えていない場合はいかがでしょうか。そのスタッフが突然退職したら、業務を担える人がいない状態になってしまうでしょう。
また、ひとりの社員に顧客対応を任せきりの職場も要注意です。例として、その社員がある顧客に特別対応をしているのにその詳細を他の社員に伝えていない場合を想定すると、担当替えで他の社員が原則通りに対応した場合「いつもは大丈夫なのになぜ今回はできないのか？」といったクレームに発展しかねません。
これらの業務の属人化を予防するためには、あらかじめ業務ノウハウなどの情報を共有しておくことが必要です。なお、属人化について詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
■参考記事はこちら
属人化とは？何が悪いのか、もたらすデメリット、原因、対策方法をわかりやすく解説！
職場における連絡不足が原因で伝えるべき情報が伝わっていないと、認識が一致しない状態で仕事をすることになり、結果的に業務トラブルに発展することも。
たとえば、飲食店のスタッフ間で限定の割引クーポンのレジでの扱い方法について共有されていない場合、来店客がクーポンを利用する際にトラブルになることもあります。
何も知らされていないスタッフが割引クーポンを受け取らない可能性があるだけでなく、ほかのスタッフに確認したり自己判断したりするための時間がかかるからです。
また飲食店では、特定のメニューが品切れになったらすぐにホールスタッフに伝えなければなりません。知らずに注文を受けてしまうとキャンセル処理をして来店客に説明しなげればならず、不満につながることもあります。その結果、クレームなどのトラブルに発展することもあるでしょう。
このように、情報共有はトラブルを防止するためにも重要な行為なのです。
社員やスタッフの教育をするためにも、情報共有が重要になってきます。たとえば、多拠点運営の店舗では、スタッフのサービスの質を均一にするために接客の心得や業務手順を全店に浸透させなければなりません。
その際、本社が業務マニュアルや研修内容を全店に共有できずにいると、情報が行き渡りにくくなり、店舗からの問い合わせや確認が発生します。しかし、店舗と本社間の連絡がうまくいかないと、店舗によってスタッフのスキルやノウハウが変わってしまう可能性があります。
このように、社員教育などを通したスキル・ノウハウ共有の観点からも、情報共有の強化が必要です。
前章では情報を共有する重要性について押さえましたが、実際にはそう上手くはいかないものです。そこでここでは、情報共有が上手くいかないその原因について探るため、情報共有しない人・職場の特徴を見ていきたいと思います。
情報共有を強化したい方は上記を貴社の現状と照らし合わせて、改善策を練るヒントにしてください。
仕事の「報連相」ができていない人や社員教育が行き届いていない職場では、情報共有の重要性が浸透していないことがあります。
報連相とは「報告・連絡・相談」を略したビジネス用語です。以下のとおり職場における情報共有の文脈で用いられます。
仕事の報連相はとても大切です。たとえばデパートの外商担当者が訪問先で販売を行う場合、社内に販売状況を報告しなければなりません。商品の発注と配送を担当者が手配する場合でも、発注に関わる会計処理や商品の準備などは、他部署と連携して行うことがほとんどでしょう。
しかし、このとき報連相ができていないと情報共有が滞ってしまうため、中間工程で業務が止まってしまう可能性があります。
職場に情報共有の仕組みやルールがないと、したくでもできない状態になるだけでなく、情報共有を「しなくてもいいや」という雰囲気をもつくり出します。規則がないと仕事の報連相が個々の判断に委ねられるため疎かになるうえ、その判断が人によって異なる場合、共有すべき情報が抜け落ちるミスにつながりかねません。
そしてそのような社員が集まると、組織的にも情報共有が習慣化しにくくなります。また相談すべき内容としなくてよい内容の判断を間違うと、要らない情報が共有され本来伝えるべきことが伝わらないこともあります。
後々のトラブルに発展することを避けるためにも、個人差なく情報共有をする仕組みとルールをつくることが大切です。
情報共有しない人や職場の特徴として「報告がしやすい雰囲気や人間関係が構築できていない」ことも挙げられます。言ってみれば、職場に話しやすい環境が整っていることが大切だということです。
たとえば、店舗スタッフになったばかりの人の場合、最初は覚えることが多く余裕がないものです。また最初は先輩の顔と名前が分からず、十分な人間関係もできていません。仕事を覚えるのに必死で、業務の実施状況を共有するまで手が回らないこともあるでしょう。
また多忙な店舗では同僚や上司に話しかけられず、情報共有が滞る場合もあります。職場に話しやすい関係性があれば報告しやすくなりますが、そうでない場合なかなか情報が伝わらないこともあるでしょう。
さらに人の入れ替わりが激しい店舗でも、一人ひとりのフォローが行き届かず関係性が構築されにくい傾向があるため、情報共有が滞ってしまいがちになります。
職場に情報を共有する文化があっても、扱う情報量が多すぎるとどうしても伝え忘れが起きてしまうものです。これはヒューマンエラーと言えますが、情報を共有する仕組みに課題があるとも考えられます。
たとえば、20種類以上のコーヒー豆を扱う自家焙煎珈琲店では、種類ごとに焙煎する時間や温度、焼き具合を調整しなければなりません。しかも豆の焼き具合は、浅煎りから深煎りまで8種類あり、挽き具合も6種類です。ブレンド豆の場合は別途規則があります。
それらをオーダーにあわせて用意する際に、コーヒー豆を焼く担当者に対して注文詳細が正しく共有されていないと、注文通りのコーヒー豆を用意できなくなってしまうでしょう。
このように、共有する情報が複雑なほど間違いや漏れがないように伝えることが大切です。
ヒューマンエラーについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご一読ください。
■参考記事はこちら
ヒューマンエラーの防止策とは？防止に必要な考え方や具体的な手順をわかりやすく解説！
情報共有ができない人や職場の特徴について分かってきたところで、解決策が知りたいと思った方もいるのではないでしょうか。ここでは課題を改善して職場に情報共有を定着させる方法について見ていきます。
まずは、情報共有の重要性を職場に周知します。たとえば「業務報告や相談がないと、上司や同僚は進み具合がわからず困ってしまう」など、情報共有の必要性を説明することで、従業員は納得して行動に移してくれるでしょう。
しかし、ただ重要性を伝えただけでは定着しにくいため、以下のように情報共有をする手段を提示することが大切です。
ほかにも、社内に告知ポスターを提示したり、情報共有について触れた社内報を配布したりして、積極的に伝えることも有効です。社内研修や面談などを行う方法もあります。
情報共有の重要性を周知しただけでは、一人ひとりが意識できても全体の強化にはなりません。そこで、職場全体で情報共有する仕組みやルールをつくることも大切です。主に次の3つの項目を参考にルールづくりを行っていくとよいでしょう。
このとき、中には上層部のみ押さえておくべき機密情報もありますので、情報を共有するメンバーなどの振り分けは慎重に行ってください。
また職場によってはホワイトボードや掲示板のほか、メールやチャットなどのコミュニケーションツールの利用も検討するとよいでしょう。
ツールを導入することも情報共有の強化に役立ちます。ビジネスチャットツールなどを活用することで情報共有だけでなく、集まった情報の管理と活用もできるからです。
たとえばクラウド型eラーニングプラットフォーム「shouin+」は、業務に携わる各拠点のメンバーに向けて、教育や規則など業務に関わるさまざまな情報を動画で共有することが可能です。
ノウハウを偏りなく共有できるため、各職場が離れていても関係なく共通の認識を持つことができます。
また、shouin+には日報機能もあるため従業員が日々の業務報告をスマートフォンで手軽にできるメリットも。その情報を教育担当者が管理し、必要に応じて他部署に共有することも可能です。
このように、ツールの導入によって情報共有の重要性の周知といった教育活動から実際の報告まで一貫して行えるようになります。職場内のコミュニケーションがスムーズになれば、情報共有の強化が期待できるでしょう。
前章では情報共有を強化する方法の1つとして「ツールの導入」をご紹介しました。そこでここでは、ツールの選び方についてくわしくお伝えしていきたいと思います。ぜひ参考にご覧ください。
情報共有に役立つツールには、選ぶ際のポイントが5つあります。
どのポイントも欠かせませんが、業種や職場環境によって変動する「導入のしやすさ」は要チェックです。それでは見てみましょう。
情報共有ツールにはそれぞれタイプがあるため、目的にあわせて選ぶことが大切です。参考までに、以下の表にツールを分類してみました。
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目的別タイプ |
概要・例 |
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社内情報共有ツール |
・社内の各種情報を一元管理できる ・掲示板機能での情報共有、稟議／会議の出欠状況の 投稿ができる |
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コミュニケーションチャット |
・チャットで複数人と連絡をとりながら、情報共有ができる 例）Chatwork |
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オンラインストレージ |
・ファイルをオンラインで保存できる。アクセス権のある メンバーに共有することも可能 例）enclo |
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プロジェクト管理ツール |
・プロジェクト／タスクの進捗情報をメンバーで共有できる 例）kintone |
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書類作成ツール |
・オンライン上で書類の共同編集ができる。 メンバー間の閲覧も可能 例）welog |
タイプは目的に準じています。たとえば、ひとつめの社内情報共有ツールの場合、職場の各種情報を一元的に管理しながら、アクセス権のあるメンバーに向けて情報を均一に届けることが可能です。これは組織やグループ内の情報共有を目的とする場合に向いています。
ツールを選ぶ際には導入のしやすさもチェックポイントです。ツールの認知度や無料期間の有無などによって、導入のしやすさが変化するでしょう。
たとえば、チャットツールのChatworkは、一般的に利用者が多いツールです。そのため活用方法を既に心得ている人も多く、使い方をゼロから教育するための負担は減るでしょう。また、無料プランや無料トライアルがあるツールは、予算を確保せずとも試験的に導入しやすいメリットもあります。
ほかにも、書類作成ツールのWelogは申し込みと同時に利用可能で、フリープランなら10人まで無料で文書の作成が可能です。有料プランでも、30日の無料トライアル期間があるため機能を十分に試してから本採用を検討できます。
このように、ひと口に導入のしやすさといってもさまざまなケースがあります。ツールを導入する際は上記のポイントを参考に検討するとよいでしょう。
快適な操作性もツール選びのポイントです。なぜなら、情報共有ツールは基本的に社員全員が使用するため、扱いにくいツールは活用してもらえない可能性があるからです。
たとえば、飲食店のシフト管理表としてExcelで作成したデータを共有しても、スタッフの反応はあまり良くないものと考えられます。なぜなら、Excelはパソコンで扱う場合を想定したツールであるため、スタッフが常用するスマートフォンでは扱いにくいからです。
このように、パソコン以外では使えないツールや、使い方が難しくマニュアルでの確認が必要になるツールは、社員に活用してもらえない可能性が高いでしょう。このようなことにならないためにも、ツール導入の際には、各ツールごとに操作性を体感・比較することが大切です。
ツールの費用面も考慮しましょう。情報共有ツールには多様なサービスがあり、利用料金もそれぞれ異なります。また無料プランや無料トライアル期間を設けているツールを選べば、費用をかけることなく始められるメリットがあります。
とはいえ重要なのは、「ツールにできることが、求める情報共有方法の最適解になるか」をきちんと見極めることです。言い換えると、情報共有をどの方法（タイプ）で行うのが自社に適しているかを判断するということです。
その点で、費用は安さよりも費用対効果の視点で判断することをおすすめします。無料プランでも十分なツールもありますので、比較検討することから始めてみましょう。
情報共有ツールのなかには豊富な機能性を備えたサービスもあります。参考までにタイプ別ツールの機能比較をご紹介します。
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名称 |
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情報共有 関する機能 |
社内情報共有ツール |
コミュニケーション チャット |
オンライン ストレージ |
プロジェクト管理ツール |
書類作成管理ツール |
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スケジュール管理 |
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✕ |
〇 |
✕ |
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タスク ワークフロー管理 |
〇 |
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✕ |
〇 |
〇 |
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チャット メッセージ |
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〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
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ファイル管理 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
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その他 |
社内に特化 |
社内外の グループ チャット が可能 |
ファイル管理に特化 |
必要に応じて機能の連携や拡張が可能 |
チームの情報管理に長けている |
ツール選びで重要なのは、使える機能の数ではなく情報共有に活用できる機能があるかどうかです。ぜひ貴社にあった方法を見つけるヒントとして参考にしてください。
今回は、情報共有が組織で重要な理由やその方法について見てきました。情報共有が行き届いている職場では、認識の不一致や業務分担の偏りを防げるため、特定の人のスキルに頼らず、業務を円滑に進める効果が期待できます。
まずは貴社の状況を振り返り、職場の報連相が社員に浸透しているか確認してみてください。そしてツールを取り入れる際には、情報を共有する目的を明確にすることから始めてみるとよいでしょう。
本文では各種情報共有ツールのくわしい比較も行っておりますので、ぜひ貴社の情報共有の強化にお役立てください。