経営者にとっても従業員にとっても、業務改善は避けては通れない重大な課題です。しかし業務改善といっても単純に利益だけを追求すればよいわけではありません。やみくもに作業を短縮しても逆効果になってしまいます。
そこで本記事では業務改善とは何かをお伝えして、その目的と成功させるためのポイントを解説します。

業務改善とは？

業務改善とは、企業活動においてよりスムーズかつ生産的な結果を出すために施す変化のことです。組織を理想の状態へと近づけるためには、時代の変化や社会のニーズに合わせて企業も絶えず変わり続ける必要があります。労働人口の減少や働き方改革が叫ばれるなか、社会全体の課題として業務改善が求められているのです。

業務改善とは以下のような取り組みを指します。

・問題を見つけること
・新しい方法を取り入れること
・人材を適切に配置すること
・作業の無駄を取り除くこと 業務改善とは以下のような取り組みを指します。
・コミュニケーションの流れを見直すこと

業務改善の範囲は人材、製品、サービス、資金にとどまらず情報の流れやコミュニケーション手段まで多方面に渡ります。業務改善に終わりはなく、常に現状を打破してよりよい業務フローを探し続けなくてはなりません。

業務改善の目的

業務改善の目的は、主に「品質の向上」「作業時間の短縮」「コスト削減」の3つです。

1．品質の向上

業務改善は品質を向上させるものでなくてはなりません。品質には製品やサービスの質だけでなく、ユーザー体験やブランドイメージといった付加価値も含まれます。よりよい製品やサービスを、より早く、より安く提供することが業務改善の目的です。逆に、短期的な利益や能率を優先しすぎるあまり製品力やサービスの質を落とすことは顧客離れにつながり、長期的にはマイナスとなります。

2．作業時間の短縮

作業工程のなかに無駄な部分を見つけて削減し、時間短縮を図ることも業務改善の目的のひとつです。たとえば一人あたり1日30分の作業時間を短縮できれば、1年に120時間もの削減になります。この時間を生産的な仕事に費やせば、年間24万円、従業員50名の時間短縮に成功した場合なら1,200万円もの金額を生みだすことになるのです（時給2,000円換算）。

3．コスト削減

投資配分や作業範囲の見直しによってコストダウンを図ることも業務改善といえます。企業にとってコスト削減は生産活動と同じくらい重要な課題です。コスト削減を図れば必要な項目へ集中して投資できるので、より強固な利益構造を築くことができます。アウトソーシングやツール、外部システムの活用により大幅なコストダウンに成功した事例もあり、外部サービスにアンテナを張っておくことも大切でしょう。

経費削減との違い

業務改善としばしば混同しがちなのが経費削減です。しかし両者は本質的に大きく異なります。

経費削減とは「どの企業でも容易に実施できる当たり前の企業努力」を指すのであって、節約に近い概念です。しかし業務改善においては組織ごとに千差万別の課題と解決策があるため、業界やチームによって最適解が変わります。ひとつの概念や方法論に集約することが難しいものであるといえるでしょう。
また経費削減の効果は限定的であるのに対し、業務改善はうまくいけば無限大のリターンが期待できます。このように、業務改善と経費削減は根本的に別物なのです。

業務改善を成功させる8つのポイント

目的や計画が曖昧なまま業務改善をおこなっても失敗に終わります。ここからは業務改善を成功させるために意識すべきポイントを紹介します。

1．長期的視点で考える

業務改善は長いスパンで考えておこなうべきです。たとえば会計業務にツールを導入する場合、新たに導入コストや月額費用がかかります。短期的な財務状況は悪化するかもしれません。しかし会計業務にかけていた人件費と人材リソースを他の生産的な業務に振り分けることで、全体的・長期的により大きな利益を生みだすのであれば、業務改善としては成功です。そのためには「何をして」「いつまでに」「どれだけのコストを削るのか（またはどれくらいの付加価値を生むのか）」を明確にすることが重要になります。業務改善にはこうした長期的視点が欠かせません。

2．改善点を抽出する

業務改善の具体策を考えるためには、まず課題（改善点）を洗い出さなくてはなりません。課題は組織全体の各チーム、各メンバーからのヒアリングや、過去にトラブルを引き起こしたヒューマンエラー、構造上の欠陥などをリストアップすることによって抽出します。当たり前のようにおこなっている慣習のなかにこそ課題は隠れています。見えづらい歪みを発見することが重要です。

3．優先順位を決める

改善点のない組織というものはありません。そして課題や改善策はひとつやふたつで収まるものではないはずです。そこで、見つかった課題に優先順位をつけていくことが必要になります。
優先順位は「緊急を要する課題」「◯か月以内に解決すべき課題」「長期的な課題」というように、期限や数値を用いて客観的に設定すべきです。また難易度や実施効果も優先順位の根拠になります。

4．必要・不必要を仕分けする

現在おこなっている業務工程のリストを作成し、必要か不必要かを仕分けすることも有効な業務改善の手段です。業務を可視化することで要らない作業が見つかるかもしれません。また、作成したリストを別の部署や事業所のメンバーに見せるなど、客観的判断を仰ぐことも効果的です。

5．無駄な業務をなくす

業務改善は「なくすこと」であると言い換えられます。

・業務の無駄をなくす
・人員ごとの負担のばらつきをなくす
・不要な業務自体をなくす 業務改善は「なくすこと」であると言い換えられます。
・無意味な慣習をなくす

なくすことができる業務を探しリスクを勘案しながら削れるところは削っていくと、より大きな効果が見込めます。

6．業務の回数や量を減らす

なくすことはできないまでも、減らすことならできる業務もあります。たとえばミーティングの回数です。会議を完全になくしてしまえば、業務進行やコミュニケーションに支障が出る可能性があります。しかし回数を減らすことで1回のミーティングの内容が濃密になり、業務に割く時間も増えて一石二鳥という状況を作れるかもしれません。

7．ルール、構造を変える

・業務の担当者を変える
・業務の外注先を変える
・下請け業者を変える
・研修担当者を変える
・就業規則を変える
・人的作業をクラウドサービス導入に変える

現状のルールの一部に変更を加えることで、新たな価値が生まれる場合もあります。たとえば新人の育成方法の見直しです。新人研修を、既存の研修をベースに新しい内容に変更し即戦力化のスピードと生産力のアップを図ることは、「変える」ことによる業務改善といえます。

8．マニュアル化する

業務のなかには「なんとなく」で形骸化しているものや、暗黙の了解でおこなわれている作業が潜んでいます。また従業員によって業務に関する知識やノウハウにばらつきがある場合、引き継ぎの際に伝える内容にも隔たりが生じてしまいます。
そのような事態を回避するには業務マニュアルが便利です。マニュアルを作成して業務を可視化しておけば、課題解決に役立てることができます。

まとめ

業務改善とは、円滑に企業活動を営むために、ヒト・モノ・カネに変化を与えることです。業務改善を成功させるためには、長期的視点で考えること、改善点を抽出して優先順位を決めること、必要・不必要を仕分けすること、無駄な業務をなくす、減らす、変えること、マニュアル化すること、といったポイントがあります。これらをきちんと押さえることで、品質の向上、作業時間の短縮、コスト削減という業務改善の目的を達成することが可能になるのです。
この機会に、業務改善を経営計画に落とし込んでみてはいかがでしょうか。

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