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フローチャートの書き方と5つのポイント、手順を解説【作成事例付】

※画像はイメージです

業務効率化を図るためには、業務内容やプロセスの全体像を把握した上で、課題の改善策を検討する必要があります。業務内容やプロセスなどの業務全体を把握する方法のひとつに「フローチャート」がありますが、これは情報を可視化する手段としてとても有効です。

効果的なフローチャートを完成させるためには、あらかじめポイントを押さえておくとスムーズに作成できます。本記事では、フローチャート作成時の5つのポイントと7つの作成手順について、実際にフローチャートを作成しながら解説していきます。

フローチャートとは

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フローチャートとは、特定の業務プロセスを分かりやすく視覚化するために作成する、図形やライン、色、テキストなどを用いたシンプルな図のことを指します。魅力的なフローチャートを作ることで複雑な業務プロセスの全体像をひと目で理解することができ、業務のクオリティ担保と生産性向上につながります。

フローチャートは、製造業の生産ラインの管理やウェブサイト制作といった大規模なプロジェクトから個人の業務レベルまで、さまざまなシーンに用いられます。シンプルな図だからこそ、ポイントを押さえて作成することが大切です。

フローチャートを書く際の5つのポイント

フローチャートを効果的に運用するために、作成前に押さえておきたいポイントをご紹介します。

1.フローチャート作成の目的を明確にする

まずは何のために作成するのか、フローチャート作成の目的を明確にします。基本的には、ひとつの業務に対してひとつのフローチャートを作成し、目的に沿ってプロセスを記入することが重要です。
たとえば美容サロンの電話受付をフローチャート化する場合は、「電話応対から予約完了、担当スタイリスト振り分けまでを図解する」など、具体的な作成目的を設定します。

2.誰が見るのかを意識する

次に、フローチャートの利用者を決定します。新入社員が利用する場合は、専門用語の多用を避けるなど工夫して作成する必要があるでしょう。作成するフローチャートを誰が利用するのか、対象者を明確にしておくことが大切です。

3.作業範囲を設定する

フローチャートはシンプルで明確な構成で作成することが望ましいため、図解する業務プロセスの範囲をあらかじめ検討しておきましょう。作業範囲を決めておけば、不要な項目を盛り込んで図が複雑化することを防ぐことができます。

4.直感的に理解できるようデザインを工夫する

シンプルな構成のフローチャートは、フォントや色分けによって個性を演出できますが、必要以上の装飾をしてしまうと、何を伝えたいのか目的が伝わりにくくなってしまいます。フローチャートの内容理解を促すように、シンプルで直感的なデザインを目指すとよいでしょう。

5.フローチャートの基本ルール

フローチャートは目的に合わせて自由に作成できますが、いくつか基本的なルールがあります。必ずしもルール通りに作成する必要はありませんが、広く用いられている方法ですので、把握しておくとスムーズな作成につながるでしょう。

左から右へ、上から下へ

フローチャートは時系列に沿って、「左から右」「上から下」の順番で記載すると、直感的に理解しやすい構図となります。この順を参考に、業務フローを意識した導線をフローチャート内に描いていきましょう。

関係部署ごとに項目を分ける

複数の関係者が携わる業務のフローチャートを作成する場合は、それぞれの関係者ごとに列を分けて、誰が何を行うのかがひと目で理解できるように作成することがポイントです。

記号の使用ルールを統一する

フローチャートでは、作業内容を示したテキストと□や◆、▲などの記号を組み合わせると効果的です。記号を用いるときは、「□が処理を表す」「分岐する場合は◆を使う」など、統一されたルールを設定して記載すると分かりやすい資料に仕上がります。

フローチャートを書く手順

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ここからはフローチャート作成の手順について、電話応対の業務内容を例に、実際に作成しながら解説していきます。

手順1:フローチャートの目的と対象人物を設定する

はじめに、フローチャートの目的と対象者を決めます。今回は次のように設定しました。
【対象者】新規加入スタッフ
【目的】電話応対のフローを覚えてもらう

手順2:関係者ごとに項目を作る

業務に携わる関係者をリストアップして、図に落とし込みます。今回の関係者は、「予約のために電話をかけたお客さま」「電話受付担当スタッフ」「スタイリスト」です。

手順3:記号のルールを決める

フローチャートに用いる記号にルールを設定します。今回は下記のように設定しました。
□=作業項目
◆=作業項目に条件分岐が発生するもの

作成するフローチャートによっては、項目の追加など詳細な設定が必要な場合もあるので、使用する記号のルール設定は重要です。

手順4:作業内容を追加してゆく

手順5:コメントを挿入する

基本的には図解するだけで伝わる方が好ましいですが、図だけでは伝わりづらい注意点などは、コメントをつけるなどして補足説明をしましょう。コメントは色合いを変えるなど、作業内容とは区別できるようにしておくと親切です。

手順6:フローチャートを共有する

フローチャートを作成したら、対象となる関係者に共有します。ファイル自体を共有したり、画像やPDF化して送信したり、印刷して渡したりと、利用シーンに応じて最適な共有方法を選択しましょう。

手順7:フローチャートを改善する

作成したフローチャートは、共有後に閲覧者からフィードバックをもらい、定期的に改善・更新すると効果的です。業務内容やプロセス、担当者の増減など、変更があった場合は迅速な修正ができるよう、編集元ファイルはバージョンごとに管理して保管しておくようにしましょう。

まとめ

フローチャートは複雑な業務プロセスを可視化し、分かりやすく管理するための図です。作成前に目的と対象者、作業範囲を明確に設定しておくことがポイント。直感的な理解を促すようデザインに工夫を施すと、より効果が得られるでしょう。

フローチャートには一般的なルールがあり、「左から右へ」「上から下へ」と業務の流れを意識して作成すると有効です。関係者ごとに項目を分けたり、使用する記号には統一ルールを設けたりすることで、より伝わりやすいフローチャートとなります。
本記事で解説した5つのポイントと7つの手順を参考に、業務のフローチャートを作成してみてはいかがでしょうか。

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