業務のマニュアルを作成する必要があるときに、テンプレートが無しに全てを一から作成すると、作業時間が長くかかってしまいます。このような場面で活躍するのが、マニュアルテンプレートです。
本記事では、こうしたテンプレート選びのポイントと、テンプレートを編集・ダウンロードできるサイトを紹介します。あわせて画期的な切り口でマニュアル作成をサポートするサービスについても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
業務マニュアルにテンプレートを使用するメリット
業務マニュアルは作成後の作業効率や情報伝達を改善してくれるものですが、一から作ると時間も労力もかかってしまいます。
テンプレートがあれば、ダウンロード時点でデザインや要素の配置が整っているため、すぐにマニュアル作りを開始できます。テンプレートの活用により、作業時間を減らせるだけでなく、カスタマイズなどで目的にあった伝わりやすいデザインを手に入れることができるのです。
今すぐにテンプレートが必要な方は、以下よりダウンロードしてご活用ください。
マニュアルテンプレート集
マニュアルテンプレートをダウンロードできるおすすめのサイトは、以下の4つです。
1．Canva
Canvaは「伝えたい想いのそばに」というコンセプトを掲げるオンラインDTPサービスです。
メディアやSNSのアイキャッチ画像、バナー画像、ポスター、フライヤー、パンフレットなどさまざまな資料をテンプレートから自由に編集、ダウンロードすることができます。プレゼンテーション用のデザインも豊富に揃っており、堅実な業務マニュアルからアーティスティックなものまで、さまざまなジャンルのマニュアルに活用可能です。
引用元：「Canva（キャンバ）：信じられないほど、素晴らしく」Canva Japan株式会社
Canvaの魅力
Canvaの魅力はなんといってもオンライン上で直接資料を編集できる点です。多くのテンプレートはダウンロード後に編集ソフトを使用してカスタマイズする必要がありますが、Canvaはクラウドサービスであるため、ネットワーク上で作業が完結します。
本来は個別にインストールしなければ使用できないフォントや図形、アイコン素材などもサービス内に多く用意されており、とくに日本語フォントのバリエーションが豊富です。デザイン性の高いマニュアルを作りたい場合、Canvaは心強いサービスといえるでしょう。
また、テンプレートの種類が膨大で、非常に多くの候補から自社にあったものを無料でカスタマイズできます。さらにはダウンロード形式も、独自形式、PowerPoint、PDF、アニメーション、画像ファイルなど多岐に渡るので、状況に応じた共有のしやすさも大きな魅力です。
使用も簡単で、アカウントを作ればすぐに資料作成に取りかかれます。マニュアルだけでなく他の資料作りにも役立つので、アカウントを作っておけばさまざまなシーンでプラスになるツールです。
Canvaの料金
Canvaには有料のテンプレートやアイテムもありますが、大多数の資料は無料で編集・利用が可能です。なかでもプレゼンテーション用の資料には無料で活用できるテンプレートが多くあります。
2．SILAND.JP
SILAND.JP（しらんど）はWordやExcelのテンプレートを扱う老舗サイトです。従来の日本企業で使われていたような資料作りに特化しています。WordやExcelのセミナーをおこなう情報技術ライダー合同会社が運営していたWebサイトで、すぐに実務で役立つマニュアルをダウンロード可能です。
引用元：「エクセル・ワードをもっと簡単便利に！無料テンプレートで業務効率化」情報技術ライダー合同会社
SILAND.JPの魅力
SILAND.JPではシンプルな内容のテンプレートを1つダウンロードすることができます。装飾が少なく、1ページで扱う情報量が多いことが特徴です。多くの方が慣れ親しんでいるWordを使って編集できる点も敷居が低く、幅広い年代のスタッフが活用できることも大きな魅力となっています。たくさんの候補からテンプレートを選ぶ必要がないので、悩まず作成に取りかかれます。
SILAND.JPの料金
SILAND.JPのテンプレートは無料で使用できます。
3．bizocean（ビズオーシャン）
bizoceanはさまざまなビジネス資料のテンプレートがダウンロードできるWebサイトです。マニュアル関連の書類も180種類以上取り揃えられています。
引用元：「bizocean（ビズオーシャン）テンプレとハウツーを共有、業務効率を支援する」トライベック株式会社
bizoceanの魅力
bizoceanではカテゴリーごとに資料がまとめられているため、目的に応じた資料を探すことができます。「労務マニュアル」「棚卸マニュアル」「応募者問い合わせ応対マニュアル」など、細かな用途に合わせた痒いところに手の届く資料群が魅力です。また、5つの星で評価できるため高評価の資料を選定して使うこともできます。
bizoceanの料金
bizoceanには一部有料コンテンツもありますが、多くのテンプレートは無料で使用することが可能です。
4．shouin+（ショウインプラス）
shouin+は、動画を中心とした教材で人材育成を効率化できるクラウド型研修・育成プラットフォームです。テンプレート以上に、マニュアル作成を手軽に、そして効果的に行えるのが強みです。
引用元：「オンライン研修はshouin+（ショウインプラス）」ピーシーフェーズ株式会社
shouin+の魅力
shouin+の魅力は、やはり動画を使ったマニュアルで人材育成を効率化できる点にあります。文章だけのマニュアルでは伝わりにくい業務の動きやコツも、動画なら直感的に理解してもらえるでしょう。スマートフォンで視聴できるため、現場のスキマ時間を使って復習しやすいのも魅力です。
また、受講者の進捗状況や理解度をシステム上で一元管理できるため、教育担当者は一人ひとりの習熟度を把握しながらフォローしやすくなるでしょう。現場でのOJTと組み合わせて運用することもできるため、新人研修や店舗スタッフ教育、コンプライアンス研修など、幅広いシーンで活用されています。
なかでも、テンプレートを使って自分でマニュアルを作る方法と比べ、教材作成から学習管理までまとめて任せられる点が、shouin+ならではの強みです。
shouin+の料金
shouin+は、トライアルにより1か月間は無料でご利用いただけます。2か月目以降は、有料のサービスとなります。
詳細はお問い合わせまたは資料ダウンロードからご確認ください。
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テンプレートを選ぶポイント
業務マニュアルのテンプレートを選ぶ際には、以下のポイントを意識することが重要です。
拡張性の高さ
マニュアルは、作成後に修正されることの多い資料です。社内ルールや法律の改定、業務内容やフローの変更などにあわせて、随時内容も変えなければならないからです。それゆえテンプレートを選ぶときには、追加・編集のしやすさがポイントになってきます。
また近年は、Office製品一強だった時代から、クラウドサービスを含めたさまざまな編集・閲覧ソフトが用いられる群雄割拠の時代に移っています。ソフト選びの際は、Word、PowerPoint、Googleスライド、PDF、Adobeファイルなど、どれだけ多くの形式に対応しているかという点も重視しましょう。
伝わりやすいデザイン
マニュアルは、伝わりやすさが重要です。この伝わりやすさの定義は、対象人物や書類の内容によって変わります。シンプルなテキストベースの資料が望ましい場合と視覚的な演出によって理解を促したい場合では、必要なテンプレートも異なるため、閲覧してほしい層を参考に見極めることも重要です。
わかりやすい業務マニュアルの共通点
わかりやすい業務マニュアルには、いくつかの共通点があります。ここでご紹介する3つの共通点を意識していただくと、現場でしっかり活用できるマニュアルに近づくでしょう。ぜひ参考にしてください。
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1.知りたい内容が簡単に探せる
わかりやすいマニュアルは、見たい情報にすぐたどり着けるように作られています。ページ数が多いマニュアルほど、目次や見出しがないと知りたい箇所を探すだけで時間がかかってしまうでしょう。
そこで役立つのが、大見出しと小見出しを分けて設定する方法です。階層を分けることで情報の全体像がつかみやすくなり、読み手は目的の項目までスムーズにたどり着けます。太字や色を使って重要な箇所を目立たせるのも効果的です。
また、キーワードで検索できる仕組みを取り入れるのもおすすめです。紙のマニュアルでは難しくても、Web上で管理すれば検索機能を活用できるため、知りたい内容にすぐアクセスできる環境を整えられるでしょう。
2.写真やイラスト、図などが活用されている
文章だけで説明されたマニュアルは、読むだけで疲れてしまい、内容が頭に入りにくくなります。とくにツールの操作方法や機器の使い方など、動きを伴う作業は、写真やイラストがあることで格段に理解しやすくなるでしょう。
たとえば、パソコンの操作手順を説明する場合、実際の画面をキャプチャして矢印や枠線で示すと、どこを操作すればよいのか一目で分かります。図やフローチャートを使えば、業務全体の流れや工程同士のつながりも把握しやすくなるでしょう。
テキストと画像を適切に組み合わせることで、読み手の理解度が上がるだけでなく、マニュアル自体の説得力も高まります。作成する際は、文章だけで終わらせず、視覚的な要素を積極的に取り入れてみてください。
3.要点がわかりやすい
わかりやすいマニュアルは、伝えたい要点が簡潔にまとまっています。これは、書き手が情報を絞り込んでいるからこそ実現できるものです。逆に、関連する情報をすべて詰め込んでしまうと、かえって読み手はどこが重要なのか判断できなくなるでしょう。
そのためまずは、そのマニュアルで最も伝えたいポイントを絞り込むことが大切です。詳しい情報は別項目に分けるなど、本文と切り離して整理すると、要点を把握しやすいマニュアルになるでしょう。
また、結論を先に述べてから理由や具体例を続ける「PREP法」を意識すると、文章にリズムが生まれ、読み手にとって理解しやすい構成になります。長い文章が続く場合は、箇条書きや表を使って情報を整理するのもおすすめです。
■参考記事はこちら
マニュアルの作り方のコツは？手順・おすすめツールまで徹底解説
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効果的なマニュアルを制作し、直感的に管理するならshouin+ くわしくはshouin+の公式サイトをご覧ください。 |
業務マニュアルの作成手順
業務マニュアルは、闇雲に書き始めると情報が散らばり、かえって分かりにくくなってしまいます。あらかじめ手順を踏んで進めることで、抜け漏れのない、現場で使われるマニュアルに仕上げられるでしょう。ここでは作成の流れを5つのステップで解説します。
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①目的と対象者を明確にする
マニュアル作成の最初のステップは、誰が、何のために読むのかを明確にすることです。対象が新入社員なのか、他部署から異動してきた経験者なのかによって、説明の詳しさや専門用語のレベルは変わります。
この部分を曖昧にしたまま書き進めると、内容が誰にとっても中途半端になってしまいかねません。まずは読み手の顔を思い浮かべながら、目的と対象者をはっきりさせておきましょう。
②構成（目次）を作成する
目的と対象者が決まったら、次はマニュアル全体の構成を考えます。いきなり本文を書き始めるのではなく、先に見出しを並べて目次を作っておくと、情報の抜け漏れを防げるでしょう。
構成案ができたら、関係者に一度共有して確認してもらうのがおすすめです。書き始める前にチェックしておくことで、後から大きく作り直す手間を減らせます。
③内容を執筆する
構成が固まったら、実際の文章を執筆していきます。専門用語や社内でしか通じない言葉はできるだけ避け、初めて読む人でも理解できる表現を選びましょう。
一文はできるだけ短くまとめ、結論から先に伝える「PREP法」を意識すると、読みやすい文章になります。曖昧な表現は避け、誰が読んでも同じ行動を取れるように、具体的に言い切る形で書くことが大切です。
④画像や動画を挿入する
文章だけでは伝わりにくい操作方法や作業の流れは、写真や図、動画を使って補いましょう。とくにシステムの操作画面などは、キャプチャに矢印を加えるだけで格段に分かりやすくなります。
細かい手の動きやコツが求められる作業であれば、動画を活用するのも効果的です。テキストと視覚情報を組み合わせることで、読み手の理解度を大きく高められるでしょう。
⑤レビューをおこない、社内に展開する
完成したマニュアルは、必ず複数人でレビューしてから公開しましょう。実際に読む立場の人と、業務に詳しい人の両方に確認してもらうと、抜け漏れや分かりにくい表現に気づきやすくなります。
また公開後も、マニュアルは作って終わりではありません。業務内容や社内ルールの変更にあわせて定期的に見直し、常に最新の状態を保つことが大切です。
■参考記事はこちら
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まとめ
多種多様な業務マニュアル作りをサポートしてくれる、テンプレート。テンプレートを使用することで作業効率は高まりますが、それに加えて拡張性の高さや伝わりやすいデザインを選ぶことがポイントです。本記事では、画期的なアイデアでマニュアル作りをサポートする5つのサービスや、わかりやすいマニュアルの作り方を紹介しました。
ご紹介した作成手順に沿ったわかりやすいマニュアルの作成・運用に、ぜひ以下のテンプレートをお役立てください。
