業務マニュアルを作成するとき、効率を考えてテンプレートを活用するシーンが多くありますよね。
本記事では、こうしたテンプレート選びのポイントと、テンプレートを編集・ダウンロードできるサイトを紹介します。あわせて画期的な切り口でマニュアル作成をサポートするサービスについても触れていますので、参考になれば幸いです。

業務マニュアルにテンプレートを使用するメリット

業務マニュアルは作成後の作業効率や情報伝達を改善してくれるものですが、一から作ると時間も労力もかかってしまいます。そこで、テンプレートの出番です。テンプレートだとダウンロードする時点でデザインや要素の配置が整っているため、すぐにマニュアル作りを開始できます。
テンプレートを活用すれば、作業時間を減らせるだけでなく、カスタマイズなどで目的にあった伝わりやすいデザインを手に入れることができるのです。

テンプレートを選ぶポイント

業務マニュアルのテンプレートを選ぶ際には、以下のポイントを意識することが重要です。

拡張性の高さ

マニュアルは、作成後に修正されることの多い資料です。社内ルールや法律の改定、業務内容やフローの変更などにあわせて、随時内容も変えなければならないからです。それゆえテンプレートを選ぶときには、追加・編集のしやすさがポイントになってきます。
また近年は、Office製品一強だった時代から、クラウドサービスを含めたさまざまな編集・閲覧ソフトが用いられる群雄割拠の時代に移っています。お目当てのソフトが、Word、PowerPoint、Googleスライド、PDF、Adobeファイルなど、どれだけ多くの形式に対応しているかという点も大切です。

伝わりやすいデザイン

マニュアルは、伝わりやすさが重要です。この伝わりやすさの定義は、対象人物や書類の内容によって変わります。シンプルなテキストベースの資料が望ましい場合と視覚的な演出によって理解を促したい場合では、必要なテンプレートも異なるので、その辺りを見極めることも重要です。

マニュアルテンプレート集

選ぶポイントが分かったところで、マニュアルテンプレートをダウンロードできるおすすめのサイトを紹介しておきましょう。

1．canva

canvaは「あらゆるものをデザインする」というコンセプトを掲げるオンラインDTPサービスです。
メディアやSNSのアイキャッチ画像、バナー画像、ポスター、フライヤー、パンフレットなどさまざまな資料をテンプレートから自由に編集、ダウンロードすることができます。プレゼンテーション用のデザインも豊富に揃っており、堅実な業務マニュアルからアーティスティックなものまで、さまざまなジャンルのマニュアルに活用可能です。

canvaの魅力

canvaの魅力はなんといってもオンライン上で直接資料を編集できる点です。多くのテンプレートはダウンロード後に編集ソフトを使用してカスタマイズしますが、canvaはクラウドサービスなのでネットワーク上で作業が完結してしまいます。
本来は個別にインストールしなければ使用できないフォントや図形、アイコン素材などもサービス内にたくさん用意されており、とくに日本語フォントのバリエーションには驚かされます。一歩先をゆくデザインのマニュアルを作りたい場合、canvaは心強いサービスといえるでしょう。

また、テンプレートの種類が膨大で、非常に多くの候補から自社にあったものを無料でカスタマイズできます。さらにはダウンロード形式も、独自形式、PowerPoint、PDF、アニメーション、画像ファイルなど多岐に渡るので、状況に応じた共有のしやすさも大きな魅力。
使用も簡単で、アカウントを作ればすぐに資料作成に取りかかれます。マニュアルだけでなく他の資料作りにも役立つので、アカウントを作っておけばさまざまなシーンでプラスになるツールです。

canvaの料金

canvaの資料には有料のものもありますが、大多数の資料は無料で編集・利用が可能。なかでもプレゼン関係は無料であることがほとんどです。

2．SILAND.JP（しらんど）

SILAND.JPはWordやExcelのテンプレートを扱う老舗サイトです。従来の日本企業で使われていたような資料作りに特化しています。WordやExcelのセミナーをおこなう情報技術ライダー合同会社が運営しているため、すぐに実務で役立つマニュアルをダウンロード可能です。

SILAND.JPの魅力

SILAND.JPではシンプルな内容のテンプレートを1つダウンロードできます。装飾が少なく、1ページで扱う情報量が多いことが特徴です。多くの方が慣れ親しんでいるWordを使って編集できる点も敷居が低く、幅広い年代のスタッフが活用できることも大きな魅力となっています。たくさんの候補からテンプレートを選ぶ必要がないので、悩まず作成に取りかかれます。

SILAND.JPの料金

SILAND.JPのテンプレートは無料で使用できます。

3．bizocean（ビズオーシャン）

bizoceanはさまざまなビジネス資料のテンプレートがダウンロードできるサイトです。マニュアル関連の書類も20種類以上取り揃えられています。

bizoceanの魅力

bizoceanではカテゴリーごとに資料がまとめられているため、目的に応じた資料を探すことができます。「労務マニュアル」「棚卸マニュアル」「応募者問い合わせ応対マニュアル」など、細かな用途に合わせた痒いところに手の届く資料群が魅力です。また、5つの星で評価できるため高評価の資料を選定して使うこともできます。

bizoceanの料金

bizoceanのテンプレートは無料で使用できます。

4．はたらきかたマニュアル

はたらきかたマニュアルは、オンライン上でさまざまなマニュアルを簡単に作成できるサービスですが、これまで紹介してきたサービスとは少々毛色が異なります。単なるテンプレートの提供・編集にとどまらず、紙やデータの資料が増えて管理に追われる企業の業務改善を支援してくれるトータルサービスです。

はたらきかたマニュアルの魅力

はたらきかたマニュアルは、オンラインでのマニュアル作りを総合的にサポート。最適なマニュアル作りのための調査から制作、管理までをサービスとして提供しています。簡単なエディターを用いてマニュアルを作成し、レスポンシブ対応のHTMLファイルに出力することや、多言語にも対応可能です。また、既存マニュアルの電子化やクラウド管理もできるため、業務改善に役立ちます。

はたらきかたマニュアルの料金

はたらきかたマニュアルにはスタンダードとプレミアムの2つのプランがあり、いずれも有料です。

5．shouin（しょういん）

shouinは動画マニュアル作成に特化した人材育成プラットフォームです。紙やPDFでは伝わりづらい業務内容を動画で伝えることで、教育の均質化を図るとともに理解度を深めます。

shouinの魅力

shouinはマニュアルテンプレートをダウンロードするサイトではありませんが、汎用性の高い動画マニュアルを作ることで業務効率を改善できます。これからの業務マニュアルは、伝達の迅速化や共有の簡略化が進むと同時に、管理のしやすさも求められていくことでしょう。
また、マニュアルは作って終わりではありません。閲覧状況やスキルシートと組み合わせた分析をおこなうことで、より効果が高まります。shouinはそれらのニーズを叶えるサービスとして組織作りをサポートします。

shouinの料金

shouinは有料サービスです。詳細は資料をダウンロードするか、お問い合わせのうえご確認ください。

まとめ

多種多様な業務マニュアル作りをサポートしてくれる、テンプレート。テンプレートを使用することで作業効率は高まりますが、それに加えて拡張性の高さや伝わりやすいデザインを選ぶことがポイントです。今回、画期的なアイディアでマニュアル作りをサポートする5つのサービスを紹介しました。
自社の状況に合わせて、これらのサービスを活用してみてはいかがでしょうか。