スタッフ教育は多くの企業にとって優先して取り組む経営課題のひとつです。企業経営はスタッフ教育の積み重ねであるともいえます。しかし、教育において最適解を見つけるのはなかなか難しいもの。
そこで今回は、スタッフ教育の重要性、陥りがちな課題とその解決方法、ツール導入の是非について解説します。
スタッフ教育を改善するときに大切なのは、社内方針を最適化することです。最適化とは、スタッフ教育のルールを統一し、自社の成長にとってもっともふさわしい教育プランを策定、社内全体で共有することをいいます。
この最適化について詳しくお話しする前に、そもそもなぜスタッフ教育が重要なのか。その理由を簡単に説明しておきます。
将来日本の労働人口は減少してゆくと予測されています。労働人口が減れば優れた人材の獲得競争は激化し、人手を増やして売上につなげる従来の成長軌道を描くことは困難です。
労働人口が減少する社会において、企業が競争力を維持し持続的に成長するためには、ひとりあたりの生産性を高めるしかありません。
そのため、教育によって限りある人材の質を高め有効活用することは、これからの組織にとって重要なテーマといえるのです。
スタッフ教育の改善は、課題を見つけることから始まります。ここでは、企業が陥りがちな教育に関する問題点をお伝えします。
スタッフ教育の課題として、教える側の能力や伝え方によっては育成効果にばらつきが出てしまうことが挙げられます。とくに人数の多い組織では、育成を担当する人員の確保が困難になるため、新人スタッフの成長は教える側の能力に左右されてしまうのです。
育成効果の均質化が妨げられると、ひとりあたりの生産性も高まりません。
新しく加わった人材のモチベーションも成長に影響します。教育中にモチベーションが維持されなければ大した育成効果は望めず、個々のスタッフの成長度にばらつきが生じます。
モチベーションは成長に直結するため、教育に臨む際は学習意欲をいかに高め持続させるかについて意識しなければなりません。
教えられる側の個人差も考えるべき項目です。関心のある分野・苦手な分野はひとりひとり異なるため、同じ内容の教育を施しても理解度が異なってきます。
長所を伸ばし短所を補うには、個々の特性に寄り添った教育が必要です。理解に不安がある業務について振り返る機会を設けるなど、理解度のばらつきをなくす仕組みが求められます。
スタッフ教育には教える側の人件費、研修にかかる費用、ツールを導入する費用など、さまざまな経費が必要です。これらの費用が大きくなれば、経営を圧迫することにつながりかねません。このようなコスト面の課題も、スタッフ教育で改善すべき項目のひとつです。
組織的に教育をマネジメントすることはなかなか困難なことです。しかしこれからのスタッフ教育には、誰がどれくらい教育を受け、現在何ができるのかをリアルタイムに把握することが求められます。
スタッフ教育がコミュニケーションを悪化させてしまうこともあります。指導する過程で厳しい発言や叱責をした結果、上司と部下の信頼関係が損なわれ、最悪のケースとして離職してしまうこともありえるのです。
このような問題は世代間や性別の差異による認識の違いから生じることが多いため、口頭での伝達だけに頼らない教育システムを構築する必要があります。
スタッフ教育の課題を解決して企業の生産性向上につなげるには、主に5つの方法があります。
教育者によるばらつきやスタッフ個々の理解度の差を無くす方法として、指導内容をマニュアル化する方法があります。教える業務内容をひとつずつマニュアル化しておくことで、教育の均質化を図ることができるのです。
マニュアルは紙やPDFのほか、動画マニュアルという方法もあります。業務内容に適した方法で作成するようにしましょう。
当メディアでもマニュアルに関する記事がいくつかございますので、よろしければ参考にしてみてください。
リンク：電子マニュアルとは？主な種類と紙と比べたメリット・デメリット
リンク：動画マニュアルは効果的？ 導入のメリット・デメリットを解説
教育の進捗を把握するためには、スタッフごとの能力を可視化するシステムをつくることも重要です。スキルチェックシートを用意したり学習状況を記録したりすることで、計画的な進捗管理ができます。
スキルの可視化は、人事評価や育成目標、個人目標の策定時にも役立ち、アイディア次第ではさまざまな業務に活用することが可能です。
理解度の偏りを減らすには、個々が苦手な内容や「もっと知りたい」と不安に思っている分野について反復学習できる環境が必要です。あらかじめ教育プランに反復学習を組み込むなど、理解不足や不安が放置されない土台作りが求められます。
成長に直結するモチベーションは、スタッフ教育においても重要なポイントです。モチベーション向上には、学びの軌跡を可視化して自身の成長を実感できるようにする方法、何が人事評価につながるのかを開示して意欲を高める方法などが考えられます。
スタッフの学習結果に対する上司からのねぎらいや可視化された人事評価は、従業員の自信を深めるとともに、モチベーション向上に有用でしょう。
経営視点でスタッフ教育を改善する場合、コスト削減についても意識しなければなりません。研修の必要性、研修場所や内容、従業員ひとりの育成にかかる人件費など、これまでの教育制度を見直し、より生産的な方法がないか、まずはリストアップしてみましょう。
キーワードは見える化、IT化、マニュアル化です。
ここまで、スタッフ教育における課題と解決方法についてお伝えしてきました。効率的な課題解決には、ツールを導入する方法もあります。近年では大規模なシステムを構築しなくても、インターネットを介して多様なサービスが利用可能です。人件費削減や業務効率化を大いに推進できる可能性があります。
動画マニュアル作成プラットフォーム「shouin」を導入することで、これまで述べてきたスタッフ教育に関する課題を一挙に解決できます。shouinはクラウドサービスなので、インターネット環境があれば利用可能です。
トレーニング動画を作成すれば一度に多くのスタッフを教育できるため、教える人材を確保する必要はなくなり、教育者の能力によるばらつきを解消できます。不安な箇所はなんども反復学習可能ですので、理解度を均質化して新人の即戦力化を促すことも可能です。
また、動画の閲覧状況は受講者別・事業所別に把握でき、進捗管理もタイムリーにおこなえます。さらに、スタッフのモチベーションを高めるスキルチェックシートなど豊富な機能もついています。
shouin導入により数千万円単位のコスト削減に成功した企業もあります。詳しくは導入事例集をご覧ください。
リンク：導入事例集
人口減少が進むこれからの日本社会において、スタッフ教育の課題解決は重要なポイントです。課題解決の方法には、資料のマニュアル化やスタッフの能力の均質化、タイムリーな進捗管理、反復学習によるモチベーション向上、コスト削減などがあります。
たくさんの課題と解決手法に戸惑うかも知れませんが、オンラインサービスを活用すれば、これらを一元管理することが可能です。この機会に一度、スタッフ教育の方針を見直してみてはいかがでしょうか。