1日の作業内容を報告するための「日報」。日報の作成が決められている企業では、その書き方や取り扱い、運用方法について、次のように悩みを抱える方がいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、日報の書き手に役立つわかりやすいの書き方や、教育担当者が部下に指導する際の注意点など詳しく解説していきます。
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目次
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日報とは？
日報とは、日々の活動内容や所感などを記録し上司に報告するための書類です。教育担当者は部下の日報を読むことによってその日の活動内容を把握し、その後のアドバイスや指示を適切に行うことができるようになります。
日報の種類
日報と聞くと、ほとんどの人が1日の業務内容を報告する「業務日報」をイメージすることでしょう。しかし企業によっては、研修報告書を研修日報と表現したり、出張報告書を出張日報と表現することもあります。
そこで今回は、「業務日報（作業日報など）」「研修日報（新人研修レポートなど）」「出張日報」の3つの日報をピックアップしてご紹介します。
業務日報（作業日報など）
日報の中でも最もポピュラーなものが、この業務報告書です。その日1日の活動内容を記載し、上司やチームメンバーに共有するための報告書になります。
研修日報（新人研修レポートなど）
研修日報は、研修を受けたときの内容や成果を共有するための報告書です。たとえば、新人研修を受けた社員が、研修終了後に上司や教育担当に対して提出する報告書などが研修日報に当たります。
出張日報
出張日報は、出張をしたときに出張先での業務内容や成果を共有するための報告書です。場合によっては提案事項や合意事項など、今後の動きに関わる重要な情報を共有するための貴重な報告書となります。
日報の目的と意味
そもそも、日報にはどのような目的や意味があるのでしょうか。目的を理解して書く日報と、そうでない日報には中身にも違いがあらわれるものです。
ここでは、日報を書く目的を大きく次の3つの観点からご紹介いたします。
上長への報告・連絡
日報の最大の目的が、この「上長への報告・連絡」です。上司やチームリーダーなどの教育担当者はタスクが多い場合がほとんどであるため、部下の状況把握をする余裕はなかなかありません。そのため、日報が部下の活動状況を確認するための貴重な資料となります。
部下は今どのような業務を行っているのか、どのようなことを考えているのか、どのような悩みがあってアドバイスや指導を必要としているのか。教育担当者は、日報を通して、部下へどのようなアプローチをすべきかを考えているのです。
部下から上司への質問・相談
反対に、部下にとっての日報は、部下から上司へ質問や相談をするきっかけになることも多いです。
日々忙しい上司に対して、部下は「相談がしづらい」「質問をするタイミングがつかみにくい」と不安を抱えてしまいがちです。そこで、日報を通して自然に質問や相談事を伝えることで、お互いにストレスなくコミュニケーションをとることが可能となるのです。
しかし、部下が日報を通して自分の考えや思いを適切に伝えることができなければ、上司から適切な指導をすることはできません。的確なコミュニケーションを行うために、後ほど解説する正しい日報の書き方についてもぜひご一読ください。
日々の業務の記録
日報は、過去の記録としても重要な役割を果たします。
「記録」としての日報内容の例
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各種タスクの内容や進捗
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新人研修で学んだこと
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出張先での作業・対応
上記のような日報の内容は、部署異動の際の業務の引き継ぎや、新人研修の材料としても活用できます。必要な時に素早くアクセスできるよう、日報の保管場所についても整理をしておくと良いでしょう。
従業員が業務日報を書くメリット
業務日報は、上司への報告だけでなく、書く本人にとっても成長や業務改善につながるツールです。日報の書き方を意識すると、その効果はさらに高まります。
ここでは、従業員が日報を書くことで得られる主なメリットを3つ紹介します。
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メリット1.業務を振り返り、成長につなげられる
日報を書く最大のメリットは、その日の業務を振り返り、自分の成長につなげられることです。活動内容や所感を文字にすると、「どこで時間がかかったか」「何がうまくいったか」が客観的に見えてきます。
たとえば新人の場合、Excelでの作業や接客対応など、覚えたての業務を振り返ることで、次の出勤日に向けて改善すべき点を見つけやすくなります。会社で日報の書き方が決まっている場合も、単なる作業報告で終わらせず、学びや課題を一言添えると成長につながりやすいでしょう。
日報は「書くこと」自体が目的ではなく、振り返りを通じて翌日の行動を整えるための手段です。
メリット2.課題を見える化し、フォローを受けやすくなる
日報を書くと、業務の進捗や抱えやすい課題を見える化でき、上司や先輩からのフォローを受けやすくなります。口頭だけでは伝わりにくい遅れや悩みも、日報に残しておけば、あとから確認しやすくなります。
たとえば小売や飲食の現場では、混雑対応や新人教育の進捗を日報に書いておくと、忙しい上司でも状況を把握しやすいでしょう。製造業や建設業でも、作業の遅れや安全面の気づきを共有できれば、早めのサポートにつながります。
「何に困っているのかわからない」状態を減らせる点も、日報の書き方を整えるメリットといえるでしょう。
メリット3.チーム内のコミュニケーションが活性化する
日報の3つ目のメリットは、個人の報告だけでなく、チーム内の情報共有やコミュニケーションの活性化にも役立つことです。成功した対応だけでなく、うまくいかなかった事例も共有できれば、チーム全体で同じ失敗を繰り返しにくくなります。
たとえば営業や店舗運営では、お客様対応の工夫やクレーム対応の学びを日報で共有すると、チーム全体の対応の幅を広げられるでしょう。リモートワークや出張が多い職場でも、日報があることで、顔を合わせにくいメンバー同士の状況共有がしやすくなります。
なお、日報を通じたフィードバックを育成に活かす方法については、以下の記事も参考にご覧ください。
■参考記事はこちら
教育を効率化するフィードバックの方法とは？心理学的な観点からも解説！
OJTとは？OFF-JTとの違いやメリット・デメリット、進め方を紹介
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日報で書くべき項目
ここからは「具体的な日報の書き方」にフォーカスします。
まずは「日報に書くべき項目」から見ていきましょう。業務日報・研修日報・出張日報の3パターンにわけて、それぞれご紹介していきます。日報のフォーマットの作成にお悩みの際はぜひ参考にしてださい。
業務日報の場合
業務日報では、次のような項目を設けると効果的です。
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活動日時
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活動場所
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氏名
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今日の目標・目的
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活動内容
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反省点
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所感
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今後の課題・展望
この中でも特に重要なのは、「今日の目標・目的」「反省点」「今後の課題・展望」です。部下がどのような考えをもって業務に取り組み、どのような結果と課題を得たのかという情報が、最も大切な共有事項になるでしょう。
研修日報の場合
研修日報では、次にあげる項目を設けると効果的です。
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テーマ
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研修日時
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研修場所
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氏名
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講師
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研修の目標・目的
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研修内容
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研修後の課題
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感想
また、必要に応じて、以下の項目を追加しても良いでしょう。
- 参加企業
- 参加人数
- 受講料
教育担当者は、部下が研修を受けることに対して、今後の業務の効率化やパフォーマンスの向上を期待しています。
そのため、研修日報では「研修内容」や「研修後の課題」をくわしく記載させることで、「部下が研修を通して何を学び、今後に活かしていけるのか」という重要な情報を得ることができます。
なお、必要に応じて参加企業や人数、受講料などを記録として残しておくことで、次回の研修検討時の参考にもなるでしょう。
出張日報の場合
出張日報では、次にあげる項目を設けると効果的です。
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出張日時
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出張先
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氏名
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出張の目標・目的
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活動内容
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成果
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所感
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経費
必要に応じて、以下の項目を追加しても良いでしょう。
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提案事項
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合意事項
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懸案事項
出張日報は、特に書き方に慎重さが求められる報告書です。なぜなら、他企業が関わる場合、日報の書き方一つで他企業へのイメージや今後の動きが左右される可能性があるからです。先方クライアントの印象や取引きの実現可能性など、出張先に出向いた人にしか分からない情報をいかに正確に共有できるかが重要なポイントになるでしょう。
よって、この後にご紹介する文章作成のコツは、出張日報においては尚更重要なポイントとなります。
わかりやすい本文の書き方
では次に、「本文の書き方」を見ていきましょう。わかりやく要点を抑えた日報を書きたい方は勿論、教育担当者も部下の報告が以下のステップで書かれているかチェックすることをお勧めします。
ステップ1.日報作成の目的を明確にする
まず、日報を作成する上で「とりあえず書きはじめよう」とイメージを持たないまま書き始めてしまうことは禁物です。明確なイメージ無しでは、ほとんどの場合、「何をどのように書けばいいんだろう」と悩み初めてしまったり、書き終わってから記載すべき事項の抜け漏れや構成の読みづらさに気づいたりするという状況に陥ってしまいます。
このような状況を回避するためには、まず作成する日報の「目的や読み手を整理する」ところから始めましょう。日報を何のために作成するのか、誰が読むのかを整理することで、次のステップでの「構成作成」でも活きてきます。まさに日報作成の土台です。
たとえば、以下のように目的と読み手を整理することができます。
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日報作成の目的：新人研修の成果および課題点を共有すること
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日報の読み手：自身の教育担当者および上司
ステップ2.構成をつくる
日報作成の目的と読み手が整理できたら、次に文章の構成（骨組み）を作っていきましょう。構成作成には、下記で紹介する文章の型が便利ですのでぜひ参考にしてください。
構成作成に便利な「PREP」
PREP（プレップ）は、「Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）」の4つの要素で成り立つ文章の型です。「結論→理由→具体例→結論」の順に文章を組み立てることで、自然と読み手に伝わりやすい構成を作ることができます。
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Point（結論） |
その項目で最も伝えたい内容 |
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Reason（理由） |
結論に至った理由や根拠 |
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Example（具体例） |
結論や理由の裏付けになるような実際の例 |
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Point（結論） |
その項目で最も伝えたい内容 |
構成を作成する際は、各項目で何を書くかを箇条書きやメモ程度にまとめながら、大まかに決めていきましょう。
構成作成には手間がかかりますが、文章の道筋がないまま書き始めてしまうと、後から校正が必要となり、二度手間になってしまう可能性が高いです。ここでは焦らずに、しっかりと文章の道筋を立てるようにしましょう。
ステップ3.文章を書く
構成ができたら、実際に文章を作成していきましょう。ここでは、日報で意識したい「読みやすく伝わりやすい文章作成のポイント」を3つに絞ってご紹介します。
①1つの文を長くしすぎない
1つの文の文字数は、60字以内を目安としましょう。これ以上長くなると、主語と述語に距離ができて読みづらくなったり、一文の中の情報量が増えて読み手への負荷が大きくなってしまう可能性があります。
②箇条書きや図表をうまく使う
文章の中に複数の項目が含まれる場合は箇条書きを、データを見せたいときはなるべく図表を使って表現しましょう。これらを使うことで適度な余白がうまれ、視覚的な読みやすさがアップします。
③客観的事実と自分の考えを分ける
読み手による勘違いを防ぐために、業務内容や成果などの客観的事実と、今後の課題や所感などの私見は分けて記載します。「所感」「所見」などの項目を設けることで明確に分けることができます。
ステップ4.推敲し提出する
文章が書き終わったら、提出前に一度「推敲」を行いましょう。文章に誤字や矛盾などの不備があると、読み手から「雑な仕事をする人」「最終確認をしない人」というイメージを持たれかねません。自分の知らない間に信用を損なうことのないよう、最低1回は確認を行うとよいでしょう。
推敲のやり方としては「黙読」をはじめ、「スペルチェック機能を使った確認」「音声読み上げ機能を使った確認」などがあります。スペルチェック機能はWord上で簡単に使用できますので、推敲には非常に便利なツールです。また音声読み上げ機能は「耳」を使った推敲方法ですので、黙読と違った確認方法として優秀です。オンラインツールやスマートフォンの機能が使えます。
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日報の書き方の具体例
ここまで日報の書き方のコツについてご紹介しましたが、「具体的にどう書けば良いのか分からない」という方もいらっしゃることでしょう。
そこでここからは、例文をもとに文章作成のポイントを解説していきます。実際に日報のフィードバックを行う際にも活用できる内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。
「活動内容」の例文
下記の例文では、長文で記載された活動内容を「箇条書き」で表現することにより、読みやすさを向上させています。また、見出しがつくことにより一目で内容が把握しやすくなっている点も、読みやすくするためのポイントです。
避けるべき書き方
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本日はA社とリニューアル商品に関する打ち合わせを行いました。ターゲットはこれまで通り子どもをもつ30代の母親で、商品のイメージを一新したいとの希望です。製品の配合を一部変更した上で、パッケージも新しくリニューアルする予定で進んでいます。 |
改善例
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■A社とのリニューアル商品に関する打ち合わせ |
「所感」の例文
以下の例では、一文の長さを短くすることで読みやすさを向上させています。改善前は一文が105文字と長く読みにくいものでしたが、3文に分けることでぐっと読みやすくなりました。
避けるべき書き方
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A社との打ち合わせ自体はスムーズに進んでいるものの、前回はリニューアル予定時期の急な変更や販売数調整など度々のトラブルがあったので油断はできず、引き続きスケジュールには注意しながら進めていきたいと思っています。。 |
改善例
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A社との打ち合わせ自体はスムーズに進んでおり、順調です。 ただし、前回リニューアル時のトラブル（リニューアル予定時期の急な変更や販売数調整など）もあり、油断はできません。 引き続きスケジュールに注意しながら進めていきたいと思います。 |
一文を短くするコツは「一文一義」です。一文一義とは「一つの文で一つの内容を伝える」ことです。
改善前は一文の中に3つの内容（①打ち合わせが順調に進んでいること、②前回のトラブルからまだ油断はできないこと、③スケジュールに注意して進めていきたいこと）が詰め込まれていたのに対し、改善後には一文一義が徹底されていることが読み取れます。
「今後の課題・展望」の例文
以下の例では、客観的事実と自分の考えを区別して明記することで伝わりやすさを向上させています。
避けるべき書き方
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A社に提案した商品は概ね好評だったと思うので、次回はリニューアル予定のパッケージに関しても打ち合わせを進めていきたいと考えています。次回の打ち合わせ日程は10月1日(月)になると思います。 |
改善例
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提案した商品に対してA社からは「大きな問題はなく、これで進められると思います」と回答をいただきました。そのため、次回はリニューアル予定のパッケージに関しても打ち合わせを進めていきたいと考えています。 |
改善前の「概ね好評だった」という主観に基づく表現を、A社の発言に基づく表現に変換することで根拠を示すことができます。また、次回の打ち合わせ日程に関する内容も具体的な理由を添えることにより、曖昧さを無くすことができています。
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日報は書くことだけでなく、その管理や運用にも労力がかかるものです。
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メリット1.日報記入も返信も簡単
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まとめ
日報は大切さを理解していながらも、その書き方や管理方法に悩みを抱えやすいタスクの一つです。今回は、教育担当者向けに日報作成のポイントから部下に指導する際のポイントまでくわしくご紹介いたしました。ぜひ貴社の日報管理および日報作成の指導にご活用ください。
