企業のリスクマネジメントに欠かせない、ヒヤリハット運用。軽微な被害で済んだ事故、あるいは事故になりそうだった出来事を事例として把握し、対策を講じることで、重大なトラブルを防げます。

その際に用いられるのが「ヒヤリハット報告書」。どのような経緯でヒヤリハットが起きたのか、何が原因なのかを特定するのに必要不可欠です。

本記事は、そんなヒヤリハット報告書について詳しく解説しています。書き方のポイントや具体例などを無料テンプレート付きでご紹介しますので、報告書作成にお悩みの方はぜひご活用ください。

ヒヤリハットとは

ヒヤリハットとは「運よく大事故に至らなかった、危険な出来事」のこと。事故に遭遇しそうになってヒヤリとしたり、ハッとしたりすることを指します。

ヒヤリハットは大事故が起きる予兆です。軽微な被害で済んだからといって、対策を怠ると、いつか大きな事故が起きる可能性があります。そのためヒヤリハットが発生した際は、原因を分析し、対策する必要があるのです。

ヒヤリハットについては、以下の記事でも詳しく解説しています。

■参考記事はこちら

ヒヤリハットとは？業種別の事例と具体的、報告書の書き方などを例文付きで解説

ヒヤリハットの運用には報告書が重要

ヒヤリハット運用では報告書を用いるのが一般的。なぜ報告書が必要なのか、理由は以下の4点です。詳しく見ていきましょう。

論理的に原因を考えるため

ヒヤリハットの原因を特定するのは簡単ではありません。当事者の主観が入ったり、責任転換してしまったりと、冷静に分析できない場合がほとんどです。

そこで必要となるのが報告書です。誰が、何をしたときに、何が、どうなったのか、と経緯や状況を明確にすることで、事実に基づいた原因追求が可能になります。

事故防止効果の高い、適切な対策を講じるためには、根拠を示す報告書が欠かせないのです。

第三者と情報を共有するため

ヒヤリハットが起きた際は、トラブルの大きさに関係なく、情報を共有することが重要です。情報共有することにより、ほかの従業員が危険予測できるようになり、事故を未然に防げるからです。

また、当事者が原因を突き止められなくとも、第三者の知恵を借りることで見つかる場合があります。そのため、情報共有を可能にする報告書が必要なのです。

ヒヤリハットは、決して事故に立ち会った従業員自身の問題ではありません。1つの重い災害の背景には、29件の軽症災害と、300件のヒヤリハットが潜んでいることを説く「ハインリッヒの法則（1：29：300の法則）」があるように、会社にも影響が及ぶ問題です。

そのような大きなトラブルが起きた際、会社や上司が「知らなかった」では済まされません。経営者・管理者として社内で起きたことを把握しておくためにも、報告書は必要不可欠といえるでしょう。

コミュニケーションエラーによるトラブル防止のため

報告書を使わず口頭で報告すると、コミュニケーションエラーが起きる可能性があります。「言った」「聞いていない」といった食い違いが起きてしまうのです。また、報告を受けた側が間違って解釈してしまうこともあります。

報告内容がねじ曲がってしまうと、状況を正しく理解できません。それに付随して、原因や対策も的外れになります。

したがって、情報を正しく伝達するための報告書が重要なのです。

ヒヤリハットを記録として残すため

ヒヤリハットの原因追及を行う際、過去の事例が役に立つケースは多々あります。1つのヒヤリハットで特定できなかった原因でも、複数の事例と照らし合わせることで見つかる場合があるのです。

報告書は、そのようなときの記録として役に立ちます。蓄積しておくほど多角度からの考察が可能になり、その分、適切な対策が見つかるチャンスが増えます。この先の事故を防ぐためにも、ヒヤリハット事例を可視化して残しておくべきといえるでしょう。

【業種別】ヒヤリハット報告書のテンプレートと報告例

ヒヤリハット報告書を作成する際、どのように書けば良いのかと悩む人も多いでしょう。そこで、ここからは業種別の報告例をご紹介します。報告書のテンプレートもご用意したので、ぜひご活用ください。

なお、報告例は付属のテンプレートと連動しています。ですが「記入日」「所属」「氏名」「発生・発見・発覚日時」「発生場所」「その他の状況説明」は省略していますので、ご注意ください。

それでは、業種別の報告例を紹介していきます。

【製造業】のヒヤリハット報告例

製造業の事故型別労働災害発生状況

「死傷災害発生速報値｜職場のあんぜんサイト」（厚生労働省）をもとに弊社で図を作成

厚生労働省が行った調査によると、製造業は「転倒」「墜落・転倒」や「はさまれ・巻き込まれ」「動作の反動・無理な動作」など、複数の従業員が関与する製造ラインでの機械の扱いや動作における労働災害が多いのが特徴です。

大型の機械や化学物質などの危険物も扱う製造業では、小さな不注意が重大な事故に繋がる可能性もあります。ヒヤリハットを丁寧に吸い上げ、対策することが重要です。

それでは、報告例をご紹介します。

事象の報告

原因と対策

【小売業】のヒヤリハット報告例

「死傷災害発生速報値｜職場のあんぜんサイト」（厚生労働省）をもとに弊社で図を作成

小売業では、「転倒」「動作の反動・無理な動作」「墜落・転落」が多く発生していました。商品や什器・備品を移動させるときや、店内での移動中などにヒヤリハットが起きやすいと推測できます。

それでは、報告書の書き方の例をご紹介します。

事象の報告

原因と対策

【飲食業】のヒヤリハット報告例

「死傷災害発生速報値｜職場のあんぜんサイト」（厚生労働省）をもとに弊社で図を作成

飲食業は「切れ・こすれ」「高温・低温の物との接触」など、調理業務における労働災害が多いのが特徴です。また、ほかの業界と同様、「転倒」による労働災害も多く発生しています。

具体的な事例としては、調理器具による負傷、火や油を扱う際のヤケド、商品や資材を運ぶ際の事故などがあります。厨房と客席とで起きる事故の種類は異なるものの、どちらにも危険は潜んでいるので、ヒヤリハット報告をもとに対策を徹底することが大切です。

それでは、報告書の書き方の例をご紹介します。

事象の報告

原因と対策

【社会福祉・介護業】のヒヤリハット報告例

「死傷災害発生速報値｜職場のあんぜんサイト」（厚生労働省）をもとに弊社で図を作成

社会福祉・介護業の業務は、従業員の体への負担が大きい仕事です。施設利用者（以下、介護者）の介護を行う際、身体に負担がかかり、従業員が負傷するケースが少なくありません。厚生労働省の調査でも、「動作の反動・無理な動作」による労働災害が全体の37％を占めています。

管理者はこのことを踏まえて対策する必要があります。ヒヤリハットが起きた際は報告を徹底するよう促し、環境整備、および従業員への教育指導を強化しましょう。

それでは、報告書の記入例をご紹介します。

事象の報告

原因と対策

【接客娯楽業】のヒヤリハット報告例

「死傷災害発生速報値｜職場のあんぜんサイト」（厚生労働省）をもとに弊社で図を作成

接客娯楽業は業種が多岐に渡りますが、こちらの業界でも、やはり「転倒」による労働災害が多く発生しているようです。そのほか、料理を提供する業種では「切れ・こすれ」の事故、運転業務を伴う業種では「墜落・転落」の事故も起きています。

それぞれの業務に適した安全対策を行うためには、やはりヒヤリハットの報告が重要です。どの部署で、どのような事故が起こり得るのか、事例をもとに分析して対策しましょう。

では、報告書の書き方の例をご紹介します。

事象の報告

原因と対策

ヒヤリハット報告書の書き方ポイント

ヒヤリハット報告書は、現場の状況と経緯を正しく伝えるためのもの。その場にいなかった人も理解できるよう、わかりやすく書くことが大切です。

では、具体的にどのようなことを意識して書けば良いのでしょうか。書き方のポイントを5つご紹介します。

事実をもとに正確に書く

ヒヤリハット報告書は正確性が重要。情報が正しくなければ、対策も的外れなものになってしまうからです。

そのため、報告書には「憶測」を書かないようにします。「おそらく」「たぶん」「かもしれない」といったような表現は避け、ハッキリとわかっていることのみを書きましょう。

客観的な視点で具体的に書く

ヒヤリハット報告書は事実を伝えるためのものであって、報告者の意見や感想は不要です。客観的な視点で具体的に書くことで、閲覧者に現場の状況が伝わりやすくなります。

客観的・具体的に書くコツは「6W3H」を意識すること。内容は以下のとおりです。

「永山義昭（2017）『［ポイント図解］報告書・レポート・議事録が面白いほど書ける本』株式会社KADOKAWA」をもとに弊社で図を作成

報告書を作成する際は、これらを漏れなく記入できるような項目を設定するのがポイント。迷ったときは、本記事にあるテンプレートを参考にしてみてください。

気づいたことはすべて書く

報告者本人は「必要ない」と判断した内容でも、思わぬところから原因が見つかる場合があります。そのため、気づいたことはすべて報告書に記入することが重要です。

ヒヤリハットが起きるまでの経緯はもちろん、関係者や、その関係者とのやり取りも含めて記入します。従業員同士のコミュニケーションエラーや、チームワーク不足が原因で事故が起きるケースもあるからです。

そして、気づいたことを忘れないようにするため、ヒヤリハット報告書は迅速に提出すべきでしょう。

簡潔な文章にする

わかりやすい報告書を作成するには、簡潔な文章で書くことも大切です。「～して、～して」と続けるのではなく、句点で区切って文を短くすると読みやすくなります。

また、箇条書きを活用するのもひとつの手です。1つの項目に複数の内容を記載する際は、箇条書きして読みやすくしましょう。

報告書は迅速に提出する

報告書の提出が遅れると、その分、対策を講じるのが遅くなります。再び同じヒヤリハットが起きたり、さらに大きなトラブルが起きたりする恐れがあるため、迅速に提出することが大切です。

ヒヤリハットが起きた経緯や現場の状況は、実際にその場面に遭遇した人にしかわかりません。そのため省くことはできませんが、原因や対策は、あとから第三者と共に考えることもできます。

報告が遅れてしまう方がリスキーなので、原因・対策の項目に関しては「思い当たらない場合は空欄で提出しても良い」とするのがおすすめです。

ヒヤリハット活用の注意点

ヒヤリハット運用を効果的に行うには、「報告の習慣化」と「活用のための環境整備」が重要です。具体的には以下の3点を意識します。詳しく見ていきましょう。

注意点1.ヒヤリハット報告書の重要性について教育する

危険予測ができれば、事故を防止できる可能性は高まります。「このようなトラブルが起きるかもしれない」と想定することで、危険を回避する行動ができるからです。

だからこそ報告書による情報共有が必須なのですが、従業員のなかには、このことを理解していない人もいます。ゆえに、報告を怠ったり、報告書の提出が遅れたりしてしまうのです。

そのため、ヒヤリハット報告の重要性について教育する必要があります。報告を習慣化させる第一歩として、報告しないことの危険性と報告するメリットを理解してもらいましょう。

注意点2.手間のかかる報告手段を避ける

従業員がヒヤリハット報告を怠る理由に、報告手段の複雑さが挙げられます。特に、多忙な職場では「この程度のことであれば報告する必要はないだろう」と、業務を優先して報告を省きがちです。

よって、習慣化させるためには、報告しやすい手段を選ぶことも大切であるといえます。

例えば手書きの報告書は、印刷や発送の手間がかかります。また、フォーマットが決められていない報告書も、文章を作成するのに悩んで時間がかかりやすいです。このような報告書は未報告につながりやすいため、避けるべきでしょう。

注意点3.データ管理しやすいシステムを設計する

ヒヤリハット報告書を記録として活用するためには、管理しやすい形式を選ぶことも大切です。

例えば、紙に手書きするタイプは、破損や紛失の恐れがあります。ファイルを保管する場所も必要ですし、過去の事例を見返したい場合も探しにくく不便です。

また、メールでフォームを送信するスタイルは、報告書をデータベースに移すという工程が必要になります。よって、報告書の提出・管理・閲覧を一括でできるシステムが理想的といえるでしょう。

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システム化やデジタルツールでの管理も有効

ヒヤリハット報告書の電子化は、管理・閲覧をスムーズにする便利な手段です。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下の3点について解説していきます。

メリット1.部署の垣根を越えて情報共有できる

異なる職種でも似たようなヒヤリハットが起きるのは、よくあること。つまり、社内で起きたヒヤリハットは、全社にとっての参考事例になるのです。

ヒヤリハット報告をシステム化することで、全社への情報共有が実施しやすくなります。システムにアクセスすれば、他部署の事例をいつでも閲覧でき、管理側も情報を発信する必要がありません。企業全体の事故防止対策に有効といえるでしょう。

メリット2.いつでもどこでもヒヤリハット報告ができる

デジタルツールのなかには、スマートフォンやタブレットを使ってヒヤリハット報告ができるものもあります。そのようなツールは、いつでもどこでも報告できて便利です。

場所や時間に縛られず報告できる環境を整えれば、よりスピーディーな報告・対策を実現できます。また、多忙な職場でも運用しやすく、報告の習慣化につながります。店舗型ビジネスを展開する企業とは、特に相性が良いでしょう。

メリット3.ヒヤリハット事例を振り返りやすい

デジタルツールを使ってデータを管理すると、ヒヤリハット事例の閲覧・検索が便利になります。目的のデータを求めてファイルを探す必要がなく、作業の効率化につながります。

うまく応用すれば、過去の事例を使った研修の実施も可能に。このように、企業全体のリスクマネジメントへと活用の幅が広がるため、ヒヤリハット報告書のシステム化がおすすめなのです。

【無料ダウンロード】ヒヤリハット報告書テンプレート

ヒヤリハット報告書の書き方やポイントを紹介してきましたが、いちから報告書を作成するのが難しい方には以下のテンプレートもご活用いただけます。ぜひダウンロードいただき、業務改善にお役立てください。

まとめ

ヒヤリハットは、対策したからといって永久になくなるものではありません。ヒューマンエラーがなくならないのと同じように、どれほど対策を徹底しても事故は起きるものです。

しかし、大きなトラブルを防ぐことはできます。企業の損失を最小限に抑えるため、そして何より従業員の心身を守るため、ヒヤリハット報告書をうまく活用しましょう。