ヒヤリハット報告の書き方を解説！業種別の例文や書き方のポイント、運用のコツまで

ヒヤリハット報告は、職場の安全性向上に欠かせない重要な取り組みです。

しかし、「具体的にどう書けばいいの？」「業種によって違いはあるの？」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ヒヤリハット報告の基本から業種別の具体的な書き方、効果的な運用方法までくわしく解説します。職場の安全管理に携わる方、ヒヤリハット報告の質を上げたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

ヒヤリハットとは

ヒヤリハットとは、重大な事故や怪我には至らなかったものの、あわや事故になりそうだった出来事のことを指します。「ヒヤリ」としたり「ハッ」としたりする経験から、この名前がついています。

また、一般的に「1つの重大事故の背景には、29の軽微な事故と300のヒヤリハットが存在する（ハインリッヒの法則）」とも言わており、ヒヤリハットの報告は、大きな事故を未然に防ぐためにも重要な取り組みだと言えるでしょう。

なお、ヒヤリハットの語源や意味をはじめ、実際のヒヤリハット事例を知りたい方は、下記の記事を参考にご覧ください。

■参考記事はこちら

ヒヤリハットとは？業種別の事例と具体例、報告書の書き方などを例文付きで解説

ヒヤリハットが発生したらどうする？基本的な報告の流れ

まずは、ヒヤリハットが発生した際の基本的な報告の流れを、4つのステップでご紹介します。適切な手順を押さえ、効果的なヒヤリハット報告とその後の安全対策につなげていきましょう。

流れ①発生状況の把握・安全確保

まず最初に行うべきは、発生状況の把握と安全確保です。ヒヤリハットが起きた瞬間、周囲の状況を冷静に観察し、二次災害の可能性がないか確認しましょう。危険が迫っている場合は、すぐに安全な場所に避難するなど、適切な行動を取ることが大切です。

状況が落ち着いたら、ヒヤリハットの発生場所や時間、関係者などの基本情報を素早くメモしておきましょう。記憶が鮮明なうちに情報を記録することで、より正確な報告につながります。

流れ②情報収集・分析

次に、詳細な情報収集と分析を行います。この段階では、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）に基づいて情報を整理しましょう。以下のような点に注目して情報を収集していきます。

• いつ：発生日時、勤務時間帯など
• どこで：具体的な場所、環境条件
• 誰が：関係者の役職、経験年数など
• 何を：具体的な出来事の内容
• なぜ：考えられる原因や背景
• どのように：事象の経過、取った対応

また収集した情報を基に、ヒヤリハットの直接的な原因だけでなく、間接的な要因や背景要因についても分析します。たとえば、「作業手順の不徹底」という直接原因の背景に、「新人の教育不足」や「マニュアルの不備」といった組織的な問題がないかも検討しましょう。

流れ➂報告書の作成・記録

続いて、収集・分析した情報をもとに、ヒヤリハット報告書を作成します。報告書の作成には、専用のテンプレートを活用すると効率的です。また、記入の際は、以下のポイントに注意しながら進めてください。（書き方のポイントについては後述します。）

報告書作成における注意点

• 客観的な事実を明確に記述する
• 原因分析と再発防止策を具体的に示す
• 専門用語を避け、分かりやすい表現を心がける
• ヒヤリハット発生から速やかに報告書を提出する

報告書が完成したら、速やかに上司や安全管理担当者に提出します。提出のタイミングは各職場のルールに従いますが、基本的には24時間以内が望ましいでしょう。

また、報告書はデータベース化するなど、組織内で簡単に共有・保管できる仕組みづくりも大切です。過去の事例を参照できる環境があることで、類似事象の防止や傾向分析にも役立つでしょう。

流れ④安全対策の検討

最後に、報告されたヒヤリハットに基づいて、具体的な安全対策を検討します。次のようなプロセスで進めていきましょう。

安全対策の進め方

1. 報告内容の精査：報告書の内容を詳細に確認する
2. リスク評価：発生頻度や想定される被害の大きさを考慮し、優先度を決める
3. 対策立案：短期的に実施可能な対策と、中長期的に取り組むべき対策を検討する
4. 実施計画の作成：誰が、いつまでに、どのように対策を実施するかを明確にする
5. フォローアップ：対策の実施状況と効果を定期的に確認する

安全対策の検討には、現場の作業者や管理者、専門家など、多様な視点を取り入れるのが望ましいでしょう。また、検討結果は速やかに社内共有し、組織全体で安全意識を高めていくことも大切です。

ヒヤリハットの報告を社内に定着させるメリット

ヒヤリハット報告を社内に定着させることで、次のようなメリットが生まれます。

• 事故の予防
• 安全意識の向上
• 企業価値の向上

ヒヤリハット報告を社内で定着させることは、第一に重大事故の予防につながります。また、重大事故につながる可能性を社員が意識することで、自然と職場全体の安全意識も高まっていくでしょう。

さらには、日々の小さな気づきや報告が安全な職場環境の構築につながり、間接的に企業の信頼性や評価の向上につながることも期待できます。

【テンプレートあり】ヒヤリハット報告書

ヒヤリハットを今後の安全対策に活かしていくには、報告書のテンプレートが必要不可欠です。テンプレートの活用は、必要な情報を漏れなく収集できるメリットがあるだけでなく、ヒヤリハット報告のハードルを下げ、積極的な報告を促してくれるでしょう。

今回は、弊社が独自で作成したヒヤリハット報告書テンプレートを無料で提供いたします。すぐにお使いいただけるよう、テンプレートはExcel形式でご用意しております。下記ボタンから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

例文つき！業種別ヒヤリハットの書き方

ヒヤリハット報告書に記入する内容や書き方は、業種によって少しずつ異なる部分があります。そこでここからは、代表的な5つの業種を例にあげ、ヒヤリハット報告書の例文と、それぞれの業種特有の注意点などを紹介していきます。

業種①介護現場でのヒヤリハット報告

介護現場では、利用者の転倒や誤薬、食事中の誤嚥などのヒヤリハットが多く報告されています。

実際に、2018年に公益財団法人 介護労働安定センターが実施した「介護サービスの利用に係る事故の防止に関する調査研究事業」報告書によると、厚生労働省によせられた介護事故276事例のうち、転倒・転落・滑落による事故が65.6%、誤嚥・誤飲・むせこみによる事故が13%で、これらを合わせると全体の約8割を占めています。

ここで、「転倒」に関連するヒヤリハット報告の例文を見てみましょう。

業種②工場（製造業）でのヒヤリハット報告

工場では、機械操作や重量物の取り扱いに関するヒヤリハットが多く発生します。そこで、「機械操作」に関するヒヤリハット報告の例文を見てみましょう。

業種③保育園（教育現場）でのヒヤリハット報告

保育園では、子どもの転倒や噛みつき、アレルギー関連のヒヤリハットが多く報告されます。そこで、「アレルギー」に関するヒヤリハット報告の例文を見てみましょう。

業種④建設業でのヒヤリハット報告

建設現場では、高所作業や重機操作に関するヒヤリハットが多い傾向にあります。そこで、「足場での作業」に関するヒヤリハット報告の例文を見てみましょう。

業種⑤歯科（医療現場）でのヒヤリハット報告

歯科などの医療現場では、薬剤投与ミスや患者取り違えなどのヒヤリハットが多く報告されます。そこで、薬剤投与に関するヒヤリハット報告の例文を見てみましょう。

ヒヤリハット報告の書き方のポイント

効果的なヒヤリハット報告を行うためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、報告書作成時に押さえるべき3つのポイントをご紹介します。

ポイント1.客観的な事実を明確に記述する

ヒヤリハット報告では、客観的な事実を明確に記述することが重要です。6W3Hを意識して、「何が」「どのように」起こったのかを具体的に記述します。

たとえば、「患者さんが転びそうになった」ではなく、「患者Aさんがベッドから立ち上がる際にバランスを崩し、ベッドの縁につかまって体勢を立て直した」というように、観察された事実をくわしく記述します。

とくに、「〜と思う」「〜のような気がする」といった私見（主観的な解釈や推測）との混在は避けましょう。どうしても私見を書き残したい場合は、「所感」と明記したうえで書くことでしっかりと区別することができます。

「永山義昭（2017）『［ポイント図解］報告書・レポート・議事録が面白いほど書ける本』株式会社KADOKAWA」をもとに弊社で図を作成

ポイント2.原因分析と再発防止策を具体的に示す

ヒヤリハット報告書を作成する最大の目的は「再発を防ぐこと」です。そのため、原因分析と再発防止策を具体的に示すことが大切なポイントとなります。

そして原因分析では、直接的な原因だけでなく、背景にある間接的な要因まで深く掘り下げて考察しましょう。たとえば、「作業手順の不徹底」という直接原因の背景に、「新人教育の不足」や「マニュアルの不備」といった組織的な問題がないかも検討します。

また、再発防止策は、実行可能で効果的なものを提案するように心がけましょう。「～～を注意する」などといった抽象的な対策ではなく、「作業開始前のチェックリストを導入する」「ダブルチェックを義務付ける」など、具体的な行動や仕組みの変更を提案するのがポイントです。

なお、原因分析と防止策の検討には、下記の記事をぜひご活用ください。無料でダウンロードいただけるヒューマンエラー防止対策ブックを掲載しているほか、ヒューマンエラーに対する「原因」や「防止策の考え方」、「具体的な防止策の例」についてもくわしく紹介しております。

■参考記事はこちら

ヒューマンエラーを防止する対策方法とは？分類別のエラー例や具体的な対策方法をわかりやすく解説！

ポイント3.専門用語を避け、分かりやすい表現を心がける

ヒヤリハット報告書は、同じ部署のメンバーだけでなく、他部署の人や経営層など、さまざまな立場の人が読む可能性があります。そのため、専門用語や略語の使用は最小限に抑え、誰が読んでも分かりやすい表現を心がけましょう。

なお、専門用語を致し方なく使用する場合は、初出時に簡単な説明を加えたり、注釈で説明を入れるなどの工夫をするとよいでしょう。たとえば、「PPE（個人用保護具）の着用不備」というように、略語の意味を括弧内に記載します。

また、言葉だけで伝わりにくい場合は、簡単な絵や図、写真などを用いて説明するのも効果的です。

ヒヤリハット報告を運用するためのコツ

ヒヤリハット報告を効果的に運用し、職場の安全性向上につなげるためには、組織全体での取り組みが不可欠です。そこで最後に、ヒヤリハット報告を成功させるための3つのコツをご紹介します。

コツ1.報告しやすい環境づくり

ヒヤリハット報告を活性化させるには、従業員が安心して報告できる環境づくりが重要です。「報告したことで責められるのではないか」という心配があると、貴重な情報が埋もれてしまい、安全性向上の機会を逃す恐れがあります。

そのため、以下のような取り組みを行い、報告しやすい環境づくりを心がけていきましょう。

• 安全教育の実施（ヒヤリハットの意義や報告方法を教える）
• 匿名報告システムの導入（報告者の心理的負担を軽減する）
• 報告者を責めないという方針を明確に伝える（心理的安全性の確保）
• 報告システムの導入（手軽なシステムにすることで報告のハードルを下げる）

なお、心理的安全性の高い職場づくりの方法については、下記の記事でくわしく解説しておりますので、参考にご覧ください。

■参考記事はこちら

心理的安全性を高める4つの因子と阻害要因とは？安心できる職場の作り方を解説

コツ2.定期的な報告書の分析と改善策の実施

ヒヤリハット報告を効果的に運用するためには、報告書を集めるだけでは不十分です。集まった報告書を定期的に分析し、そこから得られた知見を基に具体的な改善策を実施することが重要です。下記のポイントを参考に分析を重ね、再発防止につなげていきましょう。

• 発生頻度の高いヒヤリハットの特定
• 時間帯や場所による傾向の把握
• 根本的な原因の洗い出し
• 効果的な対策の検討

また、分析結果は安全委員会などの場で議論し、具体的な改善策を決定します。決定された改善策は速やかに実施し、その効果を継続的にモニタリングすることも大切です。

コツ3.報告者に対するフィードバック

ヒヤリハット報告を継続的に行ってもらうためには、報告者へのフィードバックも重要なポイントです。報告がどのように活用され、どのような改善につながったのかをフィードバックして伝えることで、報告の意義を実感してもらえるでしょう。

報告に対するフィードバックの具体例

• 報告者への個別連絡（報告に対する感謝を伝える）
• 全体への情報共有（月次報告会や社内報などで、優れた報告事例や改善事例を紹介する）
• 可視化ツールの活用（報告件数や改善策の実施状況をグラフなどで可視化し、共有する）

また、積極的に報告を行った従業員や、優れた改善提案を行った従業員を評価する制度を導入することも効果的です。ヒヤリハット報告を促す効果が期待できるだけでなく、心理的安全性を高める効果も期待できるでしょう。

ただし、評価制度を導入する場合は、報告件数だけでなく報告の質や改善への貢献度なども含めた総合的な評価を行うことが重要です。

まとめ

ヒヤリハット報告は、職場の安全性向上に不可欠な取り組みです。本記事では、ヒヤリハット報告の基本的な流れから、報告書の書き方、効果的な運用方法までくわしく解説いたしました。

安全文化の醸成は一朝一夕に実現できるものではありませんが、地道な取り組みの積み重ねで、確実にヒヤリハットの発生件数を削減することができます。本記事で紹介したポイントを押さえ、組織全体でヒヤリハット報告に取り組み、より安全で健康的な職場環境の実現を目指していきましょう。

なお、本記事では、弊社が独自で作成したヒヤリハット報告書テンプレート（Excel形式）を無料で提供しております。ぜひ下記ボタンから無料でダウンロードいただき、貴社の安全性向上にお役立てください。