人手不足が深刻化する中で、業務効率の向上は企業にとって不可欠な課題となっています。

しかしながら、改善の手応えが得られず残業が減らない、従業員の疲労感が蓄積するなど、現場で頭を悩ませている企業も少なくありません。

その要因のひとつに「目に見えにくい負担」が挙げられます。特に人事部門は非定型業務が多く、誰が・いつ・何を担っているのかが把握しづらい領域です。小さな非効率が積み重なり、気付かぬうちに生産性低下につながっているケースも考えられます。

本記事では、人事業務効率化の実践策について詳しく解説しています。

「人材育成の時間を捻出できない」「人事部の定着率が低い」などのお悩みを抱えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

人事業務とは

人事とは、人材の採用、配置、育成など、従業員の管理に関連する業務のこと。組織に必要な人材を確保し、従業員が働く環境を整え、組織を活性化させる役割を担っています。

人事業務は、業務フローが明確な「定型業務」と、業務の手順やタイミングが明確に定まっていない「非定型業務」の2種類に分けられます。

勤怠管理や給与計算といった定型業務は、比較的効率化しやすいです。しかし、人材育成などのようなコミュニケーションをベースとする非定型業務は、効率化が難しく工夫が必要です。

それぞれに適した方法でアプローチするため、人事業務とは何か、仕事内容を明確にしておくことが重要です。

労務管理との違い

人事業務は、人事管理と労務管理の2つに分けられます。つまり、労務管理は人事業務の一部なのです。

人事管理は「従業員個人を管理」すること、労務管理は「従業員の労働・労働環境を管理」する仕事を指します。どちらも「人」に関わる業務ではありますが、対象が組織単位なのか、それとも個人なのかによって異なります。人事は「従業員一人ひとりが能力を発揮できるようサポートする」こと、労務は「従業員が働きやすい環境をつくる」ことが目的です。

人事と労務は目的も仕事内容も異なりますが、両方を1つの部門が担うことが多く、まとめて「人事業務」と呼ばれています。

企業が抱える人事業務の課題

人事業務の効率化は、多くの企業が抱える重要な課題のひとつです。以下の調査でも「育成時間の確保」や「人事部の人手不足」が課題として多く挙げられる結果となりました。

引用元：人事部の実態調査（人事の課題編）｜ ラーニングイノベーション総合研究所

人材育成・組織開発推進メンバーの「知識不足」「成長不足」などの問題も、業務の非効率性が原因だと考えられます。業務にムダが多いと、日々のタスクをこなすのに精一杯で学習する時間を確保できないからです。

人事におけるさまざまな課題を解決するうえで、業務の効率化は欠かせないミッションであると言えるでしょう。

人事業務を効率化する重要性とは？3つの理由

人事業務の効率化は、組織にどのような影響をもたらすのでしょうか。効率化すべき理由について深掘りしていきましょう。

理由1.人事の「役割」を果たすため

労働人口が減少し、経済環境が目まぐるしく変化する現代社会。企業が生き残るには、ムダを無くして生産性を上げること、そして従業員がいきいきと働ける環境を作ることが重要です。以下のとおり、従業員の幸福度は生産性に影響を与えると研究でも証明されています。

2005年にコロンビア大学のソーニャ・リュボミルスキーらが発表した調査『The Benefits of Frequent Positive Affect』によると、幸福度の高い従業員は、そうでない従業員と比較して、平均で生産性が31％、創造性が3倍高いという結果が示された。

引用元：デロイト トーマツコンサルティング合同会社 小野隆,福村直哉,岡田幸二（2020）『最強組織をつくる人事変革の教科書』日本能率マネジメントセンター

従業員の幸福度を高め、組織の生産性・創造性を高めること。それが「人事」の役割です。

しかし、日々の業務にムダがあると、役割を果たすための時間と労力を確保することができません。企業の存続・発展を支えるという人事の重要な役割を果たすため、ムダを排除し、効率化する必要があるのです。

理由2.企業戦略を実現するため

近年、社会は驚くほどのスピードで変化しています。数年前の常識がいまは全く通用しない、なんてことも珍しくなく、企業は環境に合わせて柔軟に形を変えていくことが求められています。

しかし、いかなる企業戦略も「人材」の力なしでは実現しないものです。戦略に合わせて、スピーディーに人材を採用・育成する必要があります。

多忙で労働環境を整備する時間がない、従業員の成長が遅いなんてことがあれば、戦略の実行に間に合わなくなる恐れがあります。社会の影響を受け、人事にも「スピード」が求められている現代だからこそ、効率性が一層重要視されているのです。

理由3.変化に強い企業を築くため

従業員の幸福度は生産性・創造性を左右するという事実から、人事が組織に与える影響力は大きいと言えます。2014年に行われた『デロイト』の調査により、人事の成熟度は企業のパフォーマンスに影響を及ぼすことがわかっています。

引用元：デロイトトーマツコンサルティング合同会社 小野隆,福村直哉,岡田幸二（2020）『最強組織をつくる人事変革の教科書』日本能率マネジメントセンター

人事が受動的に作業をしている状態を「レベル1」、従業員一人ひとりに適切なサービスを提供している状態を「レベル4」として比較したところ、その差は明らかです。人事の機能成熟度が高いほど組織の生産性、競争力、適応力が高まると言えます。

デジタル技術およびAI技術の著しい発展により、今後も社会は変わり続けていくでしょう。その変化に揺らがない企業を築くためには、人事の成熟度を高めること、生産性の高い人事を実現することが重要なのです。

人事業務の効率を下げる「よくあるムダ」

業務の効率化は、ムダを発見することから始まります。しかし、人事は複雑な業務も多く、原因が見つからない場合もあるでしょう。

そこで、人事における「よくあるムダ」を5つご紹介します。自社の状況に当てはまるものがないかチェックしてみましょう。

ムダ1.書類・データの管理方法が非効率的

人事・労務管理では数多くのデータを取り扱います。それらをすべてアナログで管理するのは、もはや不可能でしょう。

近年は人事もデジタル化が進み、電子ツールを用いるのが一般的になりつつありますが、契約書や申請書、マニュアルなど、一部はいまだに紙で作成しているという企業も少なくありません。特に従業員の学習状況や評価など、人事に纏わるデータの管理はアナログで行われることが多いです。

また、データの分散や、管理方法が統一されていないことも人事業務の効率を下げる原因です。情報を検索したり、共有したりするのに手間がかかり、業務に遅れが生じるでしょう。

ムダ2.コミュニケーションシステムの不備

人事は、多くの部署・従業員と関わる仕事です。コミュニケーションが業務効率のカギを握ると言っても過言ではありません。

情報共有フローが定まっていない、応答・返信待ちの時間が長いなど、コミュニケーションにムダがあると業務全体の効率が下がります。デジタルツールを用いる対策が挙げられますが、そのツールが使いづらい、情報が上手く伝わらないなどといった問題が発生するようでは改善できないでしょう。

ムダ3.属人化

あらゆる業務における生産性低下の原因、属人化。人事でも属人化は業務効率の低下を招きます。

業務が属人化していると、担当者不在時に業務が滞ってしまいます。担当者が疲弊することからヒューマンエラーが起きる恐れもあるでしょう。

労務だけでなく人事でも起こり得ます。例えば、教育・研修担当者が急遽休職することになったものの、進捗やスケジュールを誰も把握しておらず、人材育成プログラムがストップしてしまう……といった具合です。

属人化が起きると業務負担が偏り、一部の従業員に仕事が集中します。改善しようとも、ほかの従業員に教える時間を確保しにくいため、負のループから抜け出すのは困難でしょう。

ムダ4.不適切な教育体制・手法

企業の成長のため、人材育成は時間をかけて取り組みたい業務です。とはいえ、ムダは排除したいところ。経営戦略に間に合うよう、効率的に進める必要があります。

不適切な教育体制・教育手法は、人材育成のムダを生みます。デジタルツールを使っているからといって、効率的とは限りません。管理者・研修受講者にとって使いづらいツール、学んだことが定着しないツール、学習効果を測定できないツールは、かえって効率を下げる要因となるでしょう。

また「多くの知識・スキルが必要だから」と、カリキュラムを詰め込みすぎるのも問題です。人材育成のゴールを明確にし、本当に必要な学習は何かを見極めることが重要です。

ムダ5.曖昧な人材育成管理

教育体制・教育手法の不備は、育成管理の不備が原因と考えられます。目標に向かって成長できているか確認する術がないため、課題を発見できず、間違った方向へと進んでしまうのです。

また、誰が・誰を・どこまで教育するのか、教育担当者と担当範囲が定まっていないことも効率が下がる原因です。教え漏れや重複、業務負担の偏りが発生する恐れがあるため、管理体制の整備と役割分担の見直しが必要です。

人事の業務を効率化する8つの方法

業務効率化の重要性や原因が明らかになったところで、具体的な改善策について見ていきましょう。すぐに取り掛かれる施策もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

方法1.eラーニングの活用

人材育成の効率化には、eラーニングの活用が有効です。知識のインプットに効果的で、コンプライアンスなどといった複雑な内容を学習するのに便利です。また、頻繁に内容がアップデートされる商品知識や、文章や図では伝わりにくい接客スキルなどを学ぶのにも向いています。

研修受講者は、自分のペースで繰り返しコンテンツを見て復習できます。教育担当者も何度も教え直す必要がなく、負担が軽減されます。

グループディスカッションやロールプレイができないデメリットはありますが、上手く活用することで効率よく成長を促せるでしょう。

方法2.ナレッジの共有

数ある人事の業務を効率よく進めるには、役割分担が欠かせません。とはいえ、属人化は避けたいところです。

そこで対策として挙げられるのが「ナレッジの共有」です。業務のノウハウや知識を一箇所にまとめて管理・共有することで、担当者不在時もほかの従業員が代わって業務を遂行できます。

ナレッジを一括管理すれば、人事異動の際もスムーズに引き継ぐことができます。人材育成や人事評価など、マニュアル化が難しい人事管理の業務はナレッジ共有で効率化を図りましょう。

方法3.アウトソーシングの活用

業務の効率化には限度があります。どれほどムダを排除しても、作業をゼロにすることはできません。

次の一手として考えられるのが、アウトソーシングの活用です。給与計算、勤怠管理などを外部に委託することで、社内の労務の負担を減らせます。人事の領域では、研修の企画や実施、採用、人事評価の管理を外部に委託するケースが多いです。

費用がかかる点と、情報漏洩の危険性がある点において注意が必要ですが、上手く取り入れれば従業員の負担を減らせるでしょう。

方法4.コミュニケーションツールの活用

チームで協力して業務を進めるには、コミュニケーションの円滑化が欠かせません。デジタルツールを活用することで、効率アップが期待できるでしょう。

チャットツールが定番ですが、なかには人材管理・育成管理システムと連動しているものもあります。ツールが一元化されると、管理がシンプルになり効率的です。

そのほか、プロジェクトの進捗をリアルタイムで共有できる、クラウド型サービスを活用するのもひとつの手です。場所や時間、形式に縛られることなく、正確かつスムーズに情報が伝わる手法を選びましょう。

方法5.戦略と現状の比較

多くの知識・スキルの習得が必要だからといって、必要のない教育を行ってもムダになります。覚えきれず学び直すようなことになれば、それこそ時間の浪費です。

そのため、カリキュラムの見直しも必要だと言えます。経営・人事戦略と現状を比較して「いま教育すべき内容」を見極めましょう。目的と目標に合わせて、優先順位をつけてカリキュラムを組むことが大切です。

方法6.ペーパーレス化

労務・人事業務で使用する書類をデジタル化することで、情報の共有および検索が効率化されます。書類を管理するための労力やスペースも最適化され、より重要な業務に集中できるでしょう。

• 各種手続きや申請書
• 勤怠管理
• 社内通知書
• 契約書　など

上記のような、労務で使用するデータの多くはペーパーレス化が可能です。人事においても、人材育成の進捗や人事評価、マニュアルなどを電子化することで効率が上がると考えられます。

方法7.人事戦略・ビジョンの明確化

人事は非定型業務が多く、誰が何をするのか「境界線」が曖昧になりがちです。

「何を」「どこまでやればいいのか」が曖昧。これは、あなたとあなたの職場に多くの悲劇をもたらします。

引用元：沢渡あまね（2016）『職場の問題地図「で、どこから変える？」残業だらけ・休めない働き方』株式会社技術評論社

『職場の問題地図』の著者、沢渡あまね氏は上記のように述べたうえで、曖昧な役割分担は「過剰サービス」「属人化」「仕事をしない人」を生む原因になると指摘しています。

さらに原因を辿れば、「誰が何を、どこまでやればいいのか」が曖昧になるのは、人事戦略とビジョンがハッキリしていないからだと考えられます。共通のゴールが不明確なため、それぞれがそれぞれの考えで行動し、結果ムダが発生するのです。

人事の役割とは何か、何を成し遂げるべきか、どのような道筋で目標達成を目指すのかを改めて見直し、チームで共有しましょう。

方法8.業務内容と担当者の見直し

戦略・ビジョンを明確化するとチームに一体感が生まれますが、それだけでは不十分です。より効率的な体制を整えるため、業務の棚卸しと担当者の見直しも必要です。

担当する業務の範囲が曖昧になりがちな「非定型業務」は、特にチェックが必要です。人材育成業務を例とすると、研修の企画と実施は誰がやるのか、従業員からの相談は誰が受けるのか、経営陣との情報共有は誰が行うのかなどを明確にすることが重要です。

従業員教育を現場に任せる場合も、「誰をどのレベルまで」育てて欲しいのかを明確に指示します。このように、あやふやな物事をひとつひとつハッキリとさせていくことが「見えない負担」を無くすポイントです。

人事の業務効率化に役立つツール3選

効率化ツールの活用と言えば労務管理をイメージしますが、人事管理もツールによる効率化が可能です。3つの例をご紹介しますので、ツールの導入を検討中の方は参考にしてみてください。

ツール1.学習管理システム

数十、数百人の育成を管理するのは困難です。記憶と書類に頼るのには限界があります。

そのようなときは、学習管理システムの活用がおすすめです。誰がどのようなスキルを持っているのかを正確に把握することができます。学習状況が可視化され、成果と課題が明確になることで効率的な人材育成を実現できるでしょう。

ツール2.人事管理システム

人事管理システムは、人事の仕事を幅広く管理するシステムです。氏名や成績、配属先などといった従業員の情報の管理や目標管理、採用管理など、人事で取り扱うデータを総合的に管理する機能が備わっています。知りたい情報を検索しやすく、紛失などのトラブルを防止できるのもメリットです。

情報分析も可能になり、従業員のキャリアプランの設計、人事戦略の策定に役立てることができます。人事業務全体の効率化に繋がるでしょう。

ツール3.業務引継書などのテンプレート

非定型業務を100％マニュアル化するのは難しいですが、一部テンプレート化するだけでも効率を上げることができます。

例えば「業務引継書」を導入すれば、人事異動での負担を軽減できます。引継ぎにおける伝え漏れ、コミュニケーションエラーの発生を防止でき、効率的です。

そのほか、目標管理シートや人事評価シート、労務で使用する通知書、申請書などもテンプレート化しておくのがおすすめです。なお、業務引継書の作成方法については以下の記事にてテンプレート付きで紹介していますので、ぜひご活用ください。

◾️参考記事はこちら

業務引継書とは？手順やポイント、引き継ぎマニュアルの作り方までわかりやすく解説！

業務改善・効率化に役立つ助成金

人事業務を改善するにあたって、費用がネックとなっている企業も多いのではないでしょうか。そのようなときの助けとなるのが助成金です。

助成金は、達成条件に応じて支援金を得られるというもの。人事の業務改善・効率化には「人材開発支援助成金」「働き方改革推進支援助成金」などを適用できる可能性があります。

また、対象企業として採択される必要がありますが「IT導入補助金」という支援制度もあります。経営陣に掛け合う際の交渉材料となり得るので、知識を身につけておくと良いでしょう。

下記の記事にて詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

◾️参考記事はこちら
人材育成や労働環境の整備に活用できる補助金・助成金9選

shouin+で人事の業務効率化に成功した事例

人事の効率化に成功した企業は、具体的にどのようなことを行ったのでしょうか。3つの事例をご紹介しますので、施策のイメージが湧かないという方はぜひ参考にしてみてください。

事例1.新入社員一人ひとりのスキルを見える化し、平準化を実現！

スーツの制作、販売などを行っている企業「株式会社オンリー」。当社は、新人育成の効率化を図る手段としてshouin+の導入を決めました。

動画を使った教育へとスタイルを変えたことにより、教育内容の統一化に成功。店舗での指導者の負担も軽減されました。

また、検定機能や動画レビュー機能によりスキルや知識が可視化されたことで、状況に合わせた適切な指導が可能になりました。従業員からも、動画で「復習できて良い」と好評のようです。

◾️shouin+導入事例

株式会社オンリー ｜ 新入社員一人ひとりのスキルを見える化し、平準化を実現！

事例2.研修ツールを一元化、管理効率と受講者の学習効率の向上を実現

全国に百以上もの店舗を展開する企業「株式会社赤ちゃん本舗」。当社は以前、紙ベースでの人材育成を行っていましたが、人材育成の効率を上げるためshouin+を導入しました。

育成管理システムを紙からタブレットへと切り替え、研修の受講履歴を可視化。指導者と育成対象者のタイミングが合わなくても正確に進捗を把握できるようになったことで、育成効率が上がったそうです。

また、受講者側と管理者側、双方向のコミュニケーションが取れるようになったことも、ツール導入のメリットと感じているとのこと。はじめは戸惑う声もあったようですが、いまではツールを使うことが当たり前となり、受講者と管理者、両方の業務効率化に役立っているそうです。

◾️shouin+導入事例

株式会社赤ちゃん本舗 ｜ 研修ツールを一元化、管理効率と受講者の学習効率の向上を実現

事例3.マニュアル電子化で印刷コストと研修時間を大幅削減し、現状の業務効率化を実現！

映画館の経営・運営を行っている「松竹マルチプレックスシアターズ」。当社は、アルバイトスタッフに向けた入社研修の効率化を図り、動画マニュアルの導入に踏み切りました。

以前は紙製の研修ノートを使用し、4時間かけてオリエンテーションを行っていましたが、いまではほとんど時間をかけずに教育できるようになったとのこと。動画やPDFなどを取り入れたマニュアルの電子化が、効率化に繋がったそうです。

広範囲に店舗を展開する企業、従業員数が多い企業でも、デジタルツールを上手く使えば人事の効率を上げられるということを証明する事例です。

◾️shouin+導入事例

株式会社松竹マルチプレックスシアターズ  ｜ マニュアル電子化で印刷コストと研修時間を大幅削減し、現状の業務効率化を実現！

まとめ

人事業務の効率化は、組織の生産性向上、戦略的な人材活用の実現のカギとなります。曖昧で煩雑な業務を見直し、テクノロジーを活用することで、より付加価値の高い取り組みへと時間と労力をまわすことができます。

改善されるまでには時間がかかる場合もありますが、まずは戦略・ビジョンと現状を明らかにし、課題を把握するところから始めてみましょう。ご紹介した施策例や効率化に役立つツールも、ぜひご活用ください。