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業務マニュアルはテンプレートで効率的に作成!配布中のテンプレートをまとめてご紹介します!

マニュアル 平準化 ノウハウ ナレッジ
2022.02.22
松木 謙介

業務の全体像の把握から、業務効率や品質の向上まで、業務上でも重要な役割を担っているのが業務マニュアルです。これから業務マニュアルを作成する際には、0から書き起こす方法の他にも、テンプレートを活用する方法もあります。テンプレートを活用すれば効率よく業務マニュアルを作成できるさまざまなメリットが得られます。

本記事では、業務マニュアルの定義や業務マニュアルをテンプレートで作成するメリット、配布している『パワポで作成!マニュアルテンプレート』の特徴や、その他のお役立ち資料についてもまとめて解説しています。これから業務マニュアルやさまざまな資料を作成する方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

そもそも業務マニュアルとは

業務マニュアルとは、株式会社日本能率コンサルティング協会によると以下のように定義されています。

業務効率・業務品質・安全性等の視点を総合的に踏まえて設定した標準手順を記載した手順書

業務マニュアルの「マニュアル」と似た言葉に、手順書、説明書があります。三者の違いを以下にまとめました。

  • マニュアル…関連した事項の手順を体系的にまとめたもの
  • 手順書…それ通りに作業を行えば、誰がやっても同じ結果になるよう、細かく手順を記したもの
  • 説明書…ツール、機器、ソフトウェアなどの操作やオペレーション方法を記述したもの、または人へ説明すべき内容を記載したもの

特にマニュアルと手順書は混同されることが多く、実際その役割がかぶっているものも多く見受けられます。必ずしも違うものであると言い切ることはできないのですが、あえて異なる点を挙げるとすると、マニュアルは広い範囲での業務に関する手順、手順書とは一定の範囲の手順について記載されている点です。つまり、業務マニュアルを簡単に説明すると、業務に関する作業の流れや手順から、ツールや機器の操作方法まで体系的にまとめたものとなります。

 

業務マニュアルは、以下の目的で作成されます。

  • 業務の効率化
  • 業務標準化による品質の安定
  • 業務継続性の確保
  • 業務の均一化
  • レベルと品質の向上

 

業務を遂行する際に、あらかじめ業務マニュアルを作成しておくことで業務の整理、必要な作業や手順の明確化につながります。無駄な作業やアウトプットも防げるため、業務の効率化も可能です。

同じ業務を行っても、個人の持つ能力やスキル、考え方、仕事の進め方によって成果にばらつきがでてしまうでしょう。業務マニュアルに則った作業や手順を進めることで、業務の標準化および品質の安定にもつながります。

業務マニュアルは、業務の継続性の確保にも活用できます。たとえば事業継承や退職者、異動者の発生によって作業引継ぎが必要となったとき、または業務担当者が急に欠勤した場合でも、業務マニュアルがあれば同じ業務を別の従業員へ引き継ぐこともできます。特定の担当者に業務が偏ってしまうことも防げるため、業務の均一化も実現可能です。

業務の標準化および業務継続性の確保のために業務マニュアルを導入することは、厚生労働省発行の『働き方・休み方取組事例集の課題対策法のひとつとしても紹介されています。

 

仕事の進め方

(引用元:厚生労働省『働き方・休み方取組事例集

 

業務マニュアルを導入することで、現在の業務の標準化および品質の均一化だけでなく、業務効率化や作業手順の明示によって業務品質向上や効率アップも実現できます。業務の生産性向上にも、業務マニュアルの導入は有効といえるでしょう。

 

 

業務マニュアル作成でテンプレートを利用するメリット

業務マニュアルを導入すると多くのメリットが得られる一方、「業務マニュアルの作成に手間がかかる」と悩む人も多いですよね。業務マニュアルの作成に役立つのが、テンプレートです。テンプレートを使って業務マニュアルを作成すると得られるメリットを解説します。

 

メリット1:効率的に業務マニュアルが作成できる

テンプレートには、業務マニュアル作成に必要な以下の要素があらかじめ含まれています。

  • 項目を記載する場所
  • 項目の順序
  • デザイン

0から業務マニュアルを作成する場合、記載する項目、順序、デザインなどを決める必要があります。さらに、視野的なバランス、分かりやすさなども考慮しながら作成を進めていくため、業務マニュアルの構成を決めるだけで多くの時間を割いてしまうことになるでしょう。業務マニュアル向けテンプレートを導入することで、構成にかかる時間を短縮し効率的な業務マニュアル作成ができます。

 

メリット2:項目の抜けや漏れが防げる

テンプレートを使えば、記載されている事項に沿って必要な情報を入れていけば、業務マニュアルが完成します。あらかじめ必要な項目が設定されているため、業務マニュアルに入れるべき項目が抜けたり、漏れたりすることもありません。

抜けや漏れのある業務マニュアルは不完全であり、不便であることから作成しても使われなくなる可能性もあります。テンプレートを導入することで、業務へ確実に活用できる業務マニュアル作成にもつながるでしょう。

 

メリット3:作成者によるばらつきが出ない

業務マニュアル向けテンプレートは、必要な項目とデザインを設定すればだれでも同じ業務マニュアルを作成できます。複数の従業員で業務マニュアルを作成した場合でも、視覚的なデザインでばらつきが出ません。異なる内容の業務でも、業務マニュアルのデザインや構成をそろえることで、視覚的に理解しやすいメリットがあります。部署内の複数人で業務マニュアルを作成する、などの際にもテンプレートの導入が有効です。

 

メリット4:業務内容、シーンに応じた業務マニュアルが作成できる

業務マニュアル向けテンプレートは、項目やデザインなどテンプレートによって幅広く用意されているため、汎用性の高い業務マニュアル作成ができるメリットもあります。同じテンプレートを使っても、異なる構成、項目、デザインの業務マニュアルが作れるため、業務マニュアルの差別化もできます。

同じデザインや構成で業務マニュアルを作成したいときはもちろん、異なる職種や部署で業務マニュアルを作りたいときにも便利です。

 

 

配布しているテンプレートの特徴

クラウド型eラーニングサービス「shouin+(ショウインプラス)」が配布している、接客業向けの業務マニュアルテンプレートの特徴を解説します。

特徴1:無料でそのまますぐ利用できる!

本記事で紹介している『パワポで作成!マニュアルテンプレート』は無料で利用することができます。また接客業で必要なページや体裁があらかじめ用意されているため、内容を埋めていくだけで、貴社オリジナルの業務マニュアルを作成することができます。

例えば以下のスライドの「提供メニュー」は飲食業ではそのまま利用できますし、飲食業ではない小売業の場合は「取り扱っている商品一覧」として、置き換えて利用できます。

スライド例①:提供メニュー

(画像:『パワポで作成!マニュアルテンプレート』より抜粋)

 

特徴2:身近なパワーポイントで作成できる!

0からマニュアルを作成するとなると、どのフォーマットで作るか悩んでしまったりすると思いますが、『パワポで作成!マニュアルテンプレート』は、接客業のマニュアルで最もメジャーなパワーポイントの縦型形式でテンプレートをご用意しています。何か特殊なツールを使ったり、ツールの使い方を覚えたりする必要がないため、学習コストが低く、マニュアルの中身に注力することができます。

業務マニュアル作成のフォーマットは、作成の担当者が使いやすいものや今後改定する際にも誰でもできるような汎用的に使用できるソフトウェアで作成できるテンプレートを選ぶことが大切です。

 

特徴3:テンプレートの使用方法に関する説明が丁寧!

よくあるテンプレートは、テンプレート部分だけがあり、どのように全体の色を変えるのか、フォントは何を選べばいいのか、などの細かい部分の説明がないものも見受けられます。『パワポで作成!マニュアルテンプレート』は、実際の企業が使用しているマニュアルを元にデザイナー監修で作成しているため、どのようなフォントがおすすめか、資料全体のテーマカラーを変更するにはどうしたらいいのか、アイコンや写真はどのサイトを利用するのがおすすめか、など、デザインに関して初心者の方でも使いやすいようになっています。

スライド例②:色の設定

(画像:『パワポで作成!マニュアルテンプレート』より抜粋)

 

見栄えや読みやすさも活用度合いに大きく関わってくる業務マニュアル。配布しているテンプレートを活用することで、その点をクリアにできるのは大きいのではないでしょうか。

『パワポで作成!マニュアルテンプレート』は、貴社の業態、業務内容、活用シーンに応じて幅広く使えるテンプレートです。会社概要や企業理念などのページも用意されていますので、ぜひ基本的な内容から発展的な内容まで、このテンプレートを活用してマニュアル化してみてください。

 

その他のお役立ち資料やテンプレートのご紹介

 

その1:ヒューマンエラー防止対策ブック

職場で起きる大きな事故の原因の一つに、人間によるミス、ヒューマンエラーが挙げられます。そしてメディアで報道されるような大事故、トラブルになっていなくても、ヒヤッとするような業務上のミスやハッとするような出来事に関して、発生原因や改善策を検討することなくそのままにしておくと、何度も繰り返してしまうのが現実です。そんな頻繁に起きる人的ミスには企業単位で改善を行う必要があります。

そのようなヒューマンエラーが発生してしまうメカニズムを理解し、改善点を導き出すのは『ヒューマンエラー防止対策ブック』です。パワーポイント形式での解説資料とエクセルでの改善テンプレートがセットになっています。

 

その2:接遇&言葉遣いチェックリスト

スマホやPCの普及・発展によって、インターネット上で商品を購入する割合が増えてきました。それに伴って顧客が実店舗に期待する役割が「商品を購入する場所」から「実際の商品を確認する場所」や「販売員から丁寧な説明を受ける場所」へと変化しており、店舗で与える顧客体験が顧客満足度につながり、ひいてはECサイトでの売上にも関わってくるようになりました。

従来よりも顧客体験を重視するように顧客の購買行動が変わっていっている昨今、注目を浴びているのが接遇です。接遇とは、「相手(お客さま)を理解し、適切に迎える応対」のことで、高額な商品を取り扱う小売店や百貨店の販売スタッフ、医療・介護の現場では従来から行われていますが、実店舗の役割が変わってきた今日においては、どの接客業であっても行うことが直接的なメリットになります。

『接遇&言葉遣いチェックリスト』は、そんな接遇ができているのか、また適切な言葉遣いができているのか、を測るためのチェックリストです。これから接遇の導入を検討している方、接遇を行っているけどいまいちできているのかわからない方などにお使いいただきたい資料となっています。

 

その3:フローチャートテンプレート

フローチャートとは、作業の手順や業務のプロセスを図に表したもので、長方形やひし形などのような「記号」と呼ばれる図形を、線や矢印で繋ぎ、業務などの手順を表現するために用いられるものです。このフローチャートは、業務の流れを整理したり、誰がプロセスに関わるのかを明らかにする、などの用途で使用される便利な図です。ですが、0から作成しようとすると、「どの記号を使えばいいんだっけ...」、「どのように線を繋いでいけばいいんだっけ...」など、ハードルは高くなってしまいます。

『今すぐ使える!フローチャートテンプレート』では、そんな0から作ると大変なフローチャートを簡単に作るためのテンプレートです。よく使う記号の一覧や使えると便利な記号の一覧などの記号の紹介から、ユースケース別に縦型・横型のテンプレートも用意してありますので、タイトル通りダウンロードしたその日からフローチャートの作成をすることができます。ぜひ業務効率化にお役立てください。

 

その4:コストを削減するための50個のチェックリスト

「企業の利益=売上 − コスト」です。よって利益を向上させるには、売上を上げることと同じくらいコストを削減することが重要となります。ですが、どの部分にコストがかかっているのかを分析し、どのくらい下げられるのかを0から考えるのは骨が折れます。

そんな方に向けて、『コストを削減するための50個のチェックリスト』をご用意しました。この資料では、人材育成分野のみならず、商品の仕入れに関する項目、人に関する項目、宣伝に関わる項目など、全50項目からなるチェックリストをご用意していますので、さまざまな角度からコストを削減できそうな箇所を洗い出すことができます。コスト削減をお考えの方はぜひご活用ください。

 

まとめ

今回の記事では、業務マニュアルの概要、shouin+が提供している『パワポで作成!マニュアルテンプレート』を利用するメリットや特徴、その他のお役立ち資料に関して、ご紹介しました。

テンプレートは0から作るよりも、遥かに効率的に資料作成を行うことができます。テンプレートを上手に取り入れて、業務効率化を実現していきましょう!

著者
松木 謙介
2017年にピーシーフェーズ株式会社に新卒で入社。大手飲食チェーン店のマニュアルデジタル化プロジェクトに携わり、2年目から人材育成クラウドサービス「shouin」の立ち上げ、現在までプロダクト開発に携わる。「研修をもっとラクラクに」できるよう、試行錯誤を続ける日々。趣味はサッカー観戦、ゲーム、読書、他多数。

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