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業務改善6つの具体例と効率化に成功した事例を解説

※画像はイメージです

仕事をスムーズに進めるためには、業務や状況に合わせて適宜見直しをすることも必要です。業務改善は漠然と進めるのではなく、事前に目的や手段を把握し計画的におこなうと効果を実感しやすいでしょう。
本記事では、業務改善の具体的な方法を6つお伝えしたうえで、動画マニュアル導入によって業務改善に成功した事例を紹介します。業務改善を進めるヒントになれば幸いです。

業務改善の具体例

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業務改善とは業務に関わる人・物・コスト・情報などを改善することで効率化し、質や量を向上させ生産性を上げることをいいます。たとえばトヨタ自動車では、「ムリ・ムダ・ムラ」の3Mを徹底的に排除することで合理化を図りました。
これから業務改善の具体例を6つお伝えしますので、御社での施策に役立ててください。

1.必要のない業務をなくす

まずは必要のない業務をなくしましょう。業務フローを見直し、「本当は必要ないけれど、なんとなく続けている」というような作業があれば、シンプルな業務フローへ改善が必要です。
たとえば、売上や業務効率化につながらない資料作成、なんとなく開催されている定例会議などは、思い切ってやめてしまいましょう。

空いた時間でより重要な業務に取り組むことで、業務効率の向上につながります。同時に社内では、必要のない業務はないかを意識する状態を作りだし、発見した不要業務を共有・改善できる環境を整えることが重要です。

2.業務を減らす

完全に廃止しなくても、業務量を減らすことで改善できるものもあります。業務上必要ではあるものの作業量が多く時間がかかる業務は、たとえばデータ収集や登録、資料作成、商談、会議などです。
業務フローを見直し、多くの作業が発生しているものは、フローやフォーマットを変更するだけでも業務量を減らすことができる可能性があります。常に、現在おこなっている業務フローや手法がベストであるか、確認する姿勢が大切です。

3.業務担当者を変更する

業務担当者を変更することで、効率化が図れる場合があります。適材適所という言葉があるように、好きな業務や得意な業務はスタッフにより異なるため、適任者がいる場合は配属や担当者の変更が効果的です。
また、ベテランスタッフから入社年数の少ないスタッフに担当者を変更することで、ベテランスタッフに対してより高度な仕事を振り分けることもできます。組織全体がスムーズに業務を進められるよう、定期的に業務担当者の見直しをおこなうことも業務改善のひとつです。

4.ITを活用して効率化する

ITシステムなどを導入して業務の自動化や可視化をおこなうことも、重要な業務改善策のひとつです。特に単純な反復作業や定期業務は、自動化することで時間短縮につながり、ヒューマンエラーが起きにくいというメリットもあります。
大規模なシステム導入だけではなく、クラウド上の各種サービスの利用や、Excelやスプレッドシートに関数を用いること、オンラインストレージを活用した資料共有なども、ITによる業務改善のひとつです。会計業務や請求書の作成、在庫管理などは自動化しやすいジャンルなので、積極的にITを活用してみましょう。

5.業務を外注する

社内で完結していた業務を、外注するという方法もあります。外部に仕事を発注する場合は、つながりのある業者へ依頼する方法と、クラウドソーシングなどオンラインのサービスを利用する方法が一般的です。
翻訳や会計など、法的知識が必要な業務をはじめ、クリエイティブなコンテンツの制作、電話応対やカスタマーサポート、社内システム構築、事務的な資料作成などもアウトソーシングと親和性の高い仕事であるといえます。

6.業務マニュアルを作成する

業務フローが複雑な仕事などは、業務マニュアルを作成することで効率化できます。業務マニュアルは仕事の初めから終わりまでを可視化し、誰が見ても作業できるように業務を共有することを目的に作ります。
主な業務マニュアルは、紙や電子、動画マニュアルです。業務マニュアルがあると初めてその業務に取り組むスタッフも全体像をつかみやすくなり、判断に迷った際の行動指針になります。

shouinを使った業務改善の具体例

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続いて動画マニュアル作成サービス「shouin」を用いて、業務改善に成功した具体例を紹介します。
株式会社きちりは、レストラン運営などの飲食事業と食を中心としたホスピタリティを提供し、グループで約100店舗を展開する一部上場企業です。2018年の売上高が92億円を記録するなど順調に業績を伸ばしていますが、事業拡大と出店攻勢が続いた時期に課題に直面しました。

人材育成に動画トレーニングサービスを活用

同社は販路拡大を進めるなか、増え続ける従業員の人材育成が追いつかなくなってしまいました。
パートナー制度では、アルバイトスタッフに立候補制で店舗マネジメントを任せていましたが、人件費や原価管理などの側面が上手く機能しなくなり、スピーディーかつクオリティを下げない育成方法の立案が急務となりました。

そこで同社が導入したのが、動画による人材育成クラウドサービス「shouin」です。
研修に動画を用いたことで新規加入スタッフの即戦力化が進み、研修期間も短縮しました。たとえば同社の強みのひとつである「なみなみスパークリング」は、名前の通りグラスにスパークリングワインを注げるだけ注ぐという人気メニューです。注ぎ方にはコツが必要なため、トレーニング動画を作成して育成に活用しました。

映像と字幕を組み合わせた育成動画は効果を上げ、メニューごとに作り方の見本動画を用意することで、育成が効率的になりました。また、講師に選ばれた従業員のモチベーションアップにもつながったといいます。

年間6,000万円の人件費削減に成功

同社の動画育成による最大の功績は、人件費削減です。新人育成に40時間の研修期間を設定していますが、トレーナーの時給に換算すると年間6,000万円のコストがかかっていました。つまり、動画トレーニング研修を導入したことで6,000万円の人件費を軽減することに成功したのです。

同社の動画トレーニング研修は、クラウドサービスを活用して業務改善に成功した事例といえます。常に業務改善を考える視点を持ち続け、さらにツールが組み合わさると、最大限の成果が発揮される可能性があります。

まとめ

業務改善の方法には、「必要のない業務をなくす・減らす」「担当者を変更する」「ITを活用する」「業務を外注する」「業務マニュアルを作成する」などが考えられます。業務改善に取り組むことで、生産性が向上すれば成功といえるでしょう。
株式会社きちりでは人材育成動画作成サービス「shouin」を活用して、年間6,000万円の人件費を削減しました。育成期間の短縮や従業員のモチベーションアップももたらし、大きな成果を上げた事例です。

業務改善の課題解決に、動画マニュアルを用いる手法は、これからより一般的になってゆくと予測されます。この機会に「shouin」の導入を検討し課題解決に役立ててみてはいかがでしょうか。

「shouin」のさまざまな機能をもっと知りたくなった方は
こちら からお問い合わせください

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