業務体制の整備が行き届いていない職場では、業務の進行がスムーズに行かず、無駄な作業が増えて生産性が低下したり、情報共有が不十分でトラブルが発生します。

一方で、業務体制の見直しは一筋縄ではいかないものです。業務体制の見直しを図ろうと思っても「どこから手を付ければ良いか分からない」とお悩みの方もいらっしゃることと思います。

そこでこの記事では、業務体制を整えるための具体的なステップやポイントについて、くわしく解説していきます。最後には実際の成功事例もご紹介しますので、業務体制見直しのイメージづくりのためにも、ぜひ最後までご覧ください。

業務体制とは？その意味と重要性

企業の成長と発展には、効率的な業務体制の構築が欠かせません。では、業務体制とは具体的に何を指し、なぜ重要なのでしょうか。ここでは、業務体制の定義や概要、そしてその重要性について詳しく解説していきます。

業務体制の定義と概要

業務体制とは、企業が目標を達成するために構築する組織的な仕組みのことを指します。具体的には、業務の分担や役割、指揮命令系統、情報の流れなどを含む総合的な体制のことです。

たとえば、営業部門では顧客対応や販売促進を担当し、製造部門では商品の生産を行うといった具合に、各部門の役割や責任を明確にすることで、効率的な業務遂行が可能になります。

また、業務体制には、社内のコミュニケーション方法や意思決定プロセス、業務の標準化なども含まれます。これらの要素が適切に機能することで、組織全体の生産性向上につながるのです。

業務体制の重要性

適切な業務体制の構築は、企業の持続的な成長と競争力の維持に欠かせません。なぜなら、業務体制の質が業務遂行のスピードや意思決定のスピードに大きく関わるからです。

適切な業務体制が整っていると、変化の激しい市場環境に対して柔軟に対応することができ、企業の適応力が高まっていくのです。

業務体制を整えるメリット

効率的な業務体制を整えることで、企業には具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。4つのメリットについてご紹介していきます。

メリット1.生産性の向上

業務体制を整えるメリットとしてまず挙げられるのが、生産性の向上です。業務体制とひと口に言ってもその対応方法はさまざまですが、具体的には以下のような効果が期待できます。

メリット2.コスト削減

業務体制が整うことで業務遂行のスピードが上がり、残業時間や必要人員の削減が期待できます。とくにコミュニケーションエラーが原因となるミスも減り、あらゆる面から人件費削減につながるでしょう。

また、在庫管理方法の見直しや製造プロセスの改善を行うことで、限りある資源を有効活用することもできます。過剰在庫や期限切れによる廃棄を減らしたり、不良品や端材の発生を最小限に抑えるなど、工夫次第で大きな節約につながるかもしれません。

このように、業務体制を見直すということは、限られたリソースから最大の効果を引き出せる可能性があるということです。また、資源の有効活用はコスト削減と同時に環境負荷の低減にもなり、結果として持続可能な経営にもつながるでしょう。

メリット3.労働環境の改善

業務体制を整えることは、社員の労働環境改善にも良い影響を与えます。なぜなら、業務の効率化により残業時間が削減でき、ワークライフバランスの向上が期待できるからです。

また、明確な役割分担を行うことで、特定の社員への過度な負担や責任の集中を防ぎ、ストレス軽減にもつながるでしょう。さらには、業務プロセスを標準化すれば、ヒューマンエラーによる作業事故のリスクを低減し、職場の安全性を高めることもできます。

なかでもヒューマンエラーが引き起こす作業事故は、労働者の生命に関わる重要な課題です。業務体制の工夫次第でリスクを最小限に抑えられますので、後回しにせず出来る限り早い段階で対応するとよいでしょう。

メリット4.社員のモチベーションアップ

業務体制を整えることは、社員のモチベーション向上にも大きく貢献します。

主な効果として、まず目標の明確化が挙げられます。社員一人ひとりの役割と責任が明確になることで、達成感を得やすくなるのです。

また、業務の効率化により余裕ができることで、新たにスキルを習得するための時間も生まれます。これにより、成長機会が与えられた社員はモチベーションが向上しやすく、さらには人事評価として目に見える形で評価されることでモチベーションを保ちやすくなるでしょう。

実例として株式会社サイバーエージェントでは、業務体制の工夫により、87%の社員が「働きがいがある」と答えるほどの職場環境を実現しています。具体的には、社員の適材適所を実現する仕組みづくりを行っていたり、特定の曜日をリモートワークとする「リモデイ 」を導入するなど、社員の能力を活かし一人ひとりが働きやすい環境を整えています。

■参考：87%の社員が「働きがいがある」と答える環境を実現ーーCHO曽山が語るエンゲージメントを高める人事施策 | CyberAgent Way）

業務体制を見直す6つのステップ

ここからは、具体的にどのように業務体制を見直していけばよいのかという方法について以下の6つのステップから解説していきます。

ステップ1.現状把握

業務体制の見直しの第一歩は、現状を正確に把握することです。このステップは、次のステップで適切な課題を見つけ出すために必要な作業になります。

現状把握の方法

• 業務フローの可視化：各部門の業務プロセスを図式化し、全体像を把握する
• 社員へのヒアリング：現場の声を直接聞くことで、実態を明確化する
• データ分析：業務時間や生産性などの数値データを収集・分析する

なお、業務フローの書き方については下記の記事でくわしく解説しています。今すぐ使える【無料テンプレート】もご用意しておりますので、ぜひ貴社の業務体制改善にご活用ください。

■参考記事はこちら

フローチャート作成の参考例！5種類の書き方をわかりやすくご紹介！

ステップ2.課題の洗い出し

現状把握ができたら、次はそれらの情報をもとに課題を洗い出していきます。下記のポイントを参考に、業務体制の見直しが必要な部分を探っていきましょう。

• 非効率な業務プロセス：重複作業や無駄な手順がないか
• リソースの偏り：特定の部門や個人に負荷が集中していないか
• コミュニケーション上の問題：情報共有や意思決定のプロセスに課題がないか

この時のコツとしては、業務フローを1つずつ客観的に見直してみることです。とくに、「なぜ？」を繰り返しながら考えると、問題の根幹が自ずと見えてくるでしょう。

たとえば、「なぜこの業務は一人の担当者に依存してしまっているのか？」「なぜ他の社員がサポートできないのか？」「サポートが可能なのに、なぜそれを実現できていないのか？」と考えていくと、実は問題の背景には、日頃の社員同士のコミュニケーション不足が原因として浮かび上がってきたりします。

ステップ3.課題の優先順位付け

課題の洗い出しが完了したら、次は課題それぞれに優先順位をつけていきましょう。一度に多くの改善案を同時進行するのはリスクが大きいため、この優先順位に従って改善に取り組んでいくことになります。

また、課題に対して優先順位を付ける際は、次のようなポイントを考慮しながら決めていくとよいでしょう。それぞれにポイントをつけながら、合計点数で判断するのも一つの方法かと思います。

• 重要度：早急に対応する必要があるか
• 難易度：費用や時間のコストはどのくらいか
• 効果の大きさ：得られる効果はどのくらいか

なかでも、重要度の高い課題は早急に対応しないと深刻な問題につながる可能性があるため、優先的に取り組むべきでしょう。一方、効果の大きい課題は組織全体に大きな変化をもたらす可能性があるため、慎重に検討しながら進める必要があります。

ステップ4.実行計画の策定

優先順位が決まったら、具体的な実行計画を立てる段階に入ります。

業務体制の改善は、決して一人で行うものではありません。関係者全員で共通認識がとれるよう、改善計画案を丁寧に作成していく必要があります。

また、計画案を作るうえでは、次のようなポイントを意識するとよいでしょう。

• 目標設定：具体的かつ測定可能な目標を設定する
• スケジュール設定：実施スケジュールを明確にする
• 担当者の割り当て：各タスクの責任者を決める
• 必要リソースの確保：予算や人員などの必要リソースを明確にする

具体的な目標設定は、プロジェクトの方向性を決定する重要なポイントとなります。また、実施スケジュールの設定も、プロジェクトの進行状況を把握するうえでの基準となるため、実現可能な範囲で設定していきましょう。

さらには、各タスクに責任者を割り当てることで、スムーズな進行を促進するとともに、予算や人員などの必要リソースを事前に明確にすることで、プロジェクト遂行中のリソース不足を防ぐことができます。

ステップ5.計画実行

準備が整ったら、ついに計画実行です。実施スケジュールにそって進めていきましょう。なお、実行中は以下のポイントを意識しながら進めると、失敗のリスクを最小限に抑えられます。

• 社内共有：会社全体へ改善計画の共有を行い、周知する
• 進捗管理：定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて計画を調整する
• コミュニケーション：関係者全員に進捗状況を共有し、意識統一を図る
• 問題対応：実行中に発生した問題に迅速に対応する

計画を実行する際は、まずは会社全体への共有を忘れずに行いましょう。業務改善を行ううえでは、思わぬところで他部署に影響を及ぼす恐れがあります。

そのため、いざという時の被害を最小限に抑えるためにも、あらかじめ周囲からの理解を得られていると安心です。

また、実行中は、定期的に関係者への共有を行っていきましょう。とくに改善計画を進めるうえでは、関係者の協力が必要不可欠です。できるだけ関係者間での齟齬が生まれないよう、認識のすり合わせを行っていく必要があります。

ステップ6.効果測定とフィードバック

実行後は、その効果を測定し、結果をフィードバックします。効果測定の方法としては、以下のようなポイントを抑えて実施するとよいでしょう。

• 数値評価：設定した目標に対する達成度を数値で評価する
• 定性評価：社員の満足度や顧客の反応など、数値化しにくい効果を確認する
• 改善点の特定：反省点や新たな課題を洗い出す
• 次のアクション：測定結果を踏まえ、次の改善計画を立案する

なお、業務体制の改善には完成形がなく、改善に改善を重ねてアップデートしていくしかありません。時代の変化や社内の変化にあわせながら、その時の最適な業務体制の構築に努めていきましょう。

業務体制を見直す際のポイント

業務体制の改善には、社内の人員にかかる負担はもちろん、時には大きな予算が必要となることもあります。決して簡単なことではないからこそ、業務体制を見直すうえで注意すべき2つのポイントについて解説します。

ポイント1.社員の意識改革と協力

経営戦略や研究開発などに精通する株式会社日本能率協会コンサルティング（JMAC）が発行する書籍『はじめの1冊！オフィスの業務改善がすぐできる本』によると、業務改善について次のように書かれています。

業務改善は、組織的に対応してお互いにチェックし合い、励まし合い、支援し合いながら推進していくことが最後までやり切るためのコツです。そこで、改善の実施計画を策定し、組織的に見えるようにしておきます。改善の実施計画は、ひとりの担当者のものではなく、部門としてみんなが意識していくものといえるでしょう。

引用：日本能率協会コンサルティング（JMAC）『はじめの1冊！オフィスの業務改善がすぐできる本』

この記述のように、業務体制の改善を成功させるためには、社員の意識改革と協力が必要不可欠です。以下のような取り組みを参考に実践してみるとよいでしょう。

• 目的の共有：なぜ業務体制の見直しが必要なのか、全社員に明確に伝える
• 参加型のアプローチ：現場の社員からも改善案を募り、主体的な参加を促す
• 成功事例の共有：小さな成功でも積極的に共有し、モチベーションを高める
• 教育の提供：新しい業務体制に適応するための研修やサポートを実施する 

ポイント2.継続的な見直しと改善の取り組み

業務体制の見直しは一度で完了するものではありません。課題を一つずつクリアにしながら、理想形に近づけていく継続的な改善が必要です。

また前述したように、業務体制の改善には完成形がなく、時代の変化や社内の変化にあわせて最適解も変わっていくものです。そのため、以下のようなポイントを意識しながら、継続的に改善に取り組める仕組みづくりを行っていきましょう。

• 定期的な評価：四半期ごとなど、定期的に業務体制の評価を行う
• フィードバックの活用：社員や顧客からのフィードバックを積極的に収集し、改善に活かす
• 変化への適応：市場環境や技術の変化に応じて、柔軟に業務体制を調整する
• 改善文化の構築：常に改善を意識する組織文化を育てる
  
  

業務体制の改善案

業務体制の見直しの重要性が理解できたところで、次に具体的にどのような改善案があるのか見ていきましょう。ここでは、多くの企業で効果を上げている3つの改善案についてご紹介いたします。

改善案1.業務プロセスの効率化

業務プロセスの効率化は、即効性のある改善策として多くの企業で取り組まれています。具体的には以下のような取り組みが例として挙げられます。

業務プロセスを効率化するには、「無駄の排除」が最も即効性があり取り組みやすいポイントでしょう。毎日対応している作業に疑問を持つことはなかなか難しいかもしれませんが、今一度、本当に必要な作業かどうかを考えてみると、意外と無駄が見つかるものです。

とくに、「この手順は、業務の目的達成に対して少しでも貢献しているか？」という視点で考えてみるのがおすすめです。

改善案2.ITツールの導入と活用

ITツールの導入も、業務体制の改善として効果が大きく期待できる方法です。とくに近年では、下記のような便利なサービスが数多くリリースされており、ITツールを導入するだけで課題が解決できるケースも少なくありません。

ITツールの例

人材不足が加速する現代の企業において、ITツールの活用はもはや避けられません。企業課題に対してコストをかける価値のあるサービスを検討し、効果的に活用していきましょう。

改善案3.社員のスキルアップと教育

同じ業務を行っても、担当者によって作業時間が違ったりクオリティに差があったりすることがありますが、このような事態を改善するためには、社員のスキルアップが有効です。

具体的には、以下のような取り組みを参考にしてください。

■参考記事はこちら

アップスキリングとは？リスキリングとの違いや実施方法を解説

よくある業務体制の課題から見る対策法

ここまでに、業務体制に関するステップや意識したいポイントなどをご紹介しましたが、より具体的にイメージするために、多くの企業で見られる3つの典型的な課題をピックアップして解説しますので、ぜひ参考にしてください。

課題1.業務負担が一人に偏っている

ある特定の社員に業務が集中し、残業が常態化している状況は、多くの企業で見られる光景です。みなさんも、一度は目にしたことがあることと思います。では、このような問題を改善するには、どのような対策が効果的なのでしょうか。

まず、この問題の原因から考えてみると、おそらく次のような点が挙げられます。

業務負担が偏る原因

• タスク管理がうまくできていない
• そもそもの業務量が多すぎる
• チームプレーができていない

次に、これらの原因をもとに対策法を考えてみると、次のような方法が挙げられます。

業務の偏りを改善する方法

■参考記事はこちら

属人化とは？何が悪いのか、もたらすデメリット、原因、対策方法をわかりやすく解説！

課題2.コミュニケーションが不足している

部門間や社員間のコミュニケーション不足は、業務のエラーや誤解を生む原因となります。

みなさんも、言葉足らずな指示に翻弄された経験や、相手の顔が見えないテキストコミュニケーションで不信感を抱いた経験などがあるのではないでしょうか。しかしながら、これらの経験も普段のコミュニケーションが十分に取れていれば解消できたはずです。

そして、とくにこの問題に対しては、次のような対策が効果的でしょう。

コミュニケーション不足の解消方法

課題3.サポート体制が不足している

新人や経験の浅い社員へのサポート不足は、適切な成長を阻害するだけでなく、モチベーション低下を招く恐れもある深刻な問題です。とくに、女性の多い職場ではメンタルケアも重要なポイントとなり、ケアが遅れると取り返しのつかない状態になってしまうことも。そのため、早急な対応が求められます。

そして、この問題に対しては以下のような対策が効果的です。

サポート体制不足の解消方法

このように、新人をサポートする方法としては、メンターのように担当者を設ける方法と、マニュアルや学習システムの導入のように会社としてサポートする方法があります。

前者は互いの信頼関係の構築につながるという意味でもメリットがあり、一方で後者は多くの社員を一度にサポートできるメリットがあります。どの方法が良いとは一概には言えず、目的に応じて使い分けられるのが理想です。

■参考記事はこちら

見やすいマニュアルの作り方とは？レイアウトなどのコツを7カ条にまとめてわかりやすく解説！

成功事例から学ぶ業務体制の改善方法

それでは最後に、業務体制の改善に成功した企業の実例をご紹介したいと思います。3つの成功事例とそこから得られる学びについて解説していきます。

①ITツール導入で残業時間を70％削減

フィットネスクラブ「フィットネス＆スパ ココカラ」のココカラ本厚木店では、新人トレーナーの育成には約80時間を要しており、育成担当者の過度な残業が問題となっていました。特に1～3月の人員入れ替わりが激しい時期には、トレーニングマシンの使用法やレッスンの進行方法などの説明を何度も繰り返す必要があり、非効率な状況が続いていたのです。

そこで、この課題を解決するため、同社は動画研修ツール「shouin+」を導入し、研修内容を動画形式のマニュアルに置き換える改善策を実施しました。するとその結果、大幅な業務体制の改善に成功。具体的には以下のような効果が得られました。

動画研修マニュアルを作成して得られた効果

• 育成担当者の月間残業時間を55時間削減した（80時間→25時間）
• 受講者が自身のペースで学習できるようになった
• 育成期間が短縮された（2か月→1か月）
• 育成担当者の精神的負担が軽減された
• 社員業務全体の生産性が向上した

この成功事例は、動画を活用した研修システムが、とくに実技指導の多いフィットネス業界との親和性が高いために、業務効率化と人材育成の質向上に大きく貢献できたのだと考えられます。

また、ITツールを活用し、業務の洗い出しからコンテンツ制作までプロのサポートを一貫して受けられた点も、成功のポイントだったのではないでしょうか。

■shouin+導入事例｜ココカラ本厚木店（人の森株式会社）

ジムトレーナー研修を動画に置き換えて、育成担当者の残業時間を70％削減！

②電子日報の活用でサポート体制を構築

美容脱毛事業を展開するミュゼプラチナムでは、新人研修で店舗と本社で合計5週間の研修を実施していましたが、紙ベースの日報管理や情報共有の非効率性が課題となっていました。とくに、本社トレーナーが店舗研修中の新人スタッフの状況をリアルタイムで把握できない点や、日報の持参忘れが多い点が大きな課題となっていたのです。

そこで、これらの課題を解決するため、同社は動画研修ツール「shouin+」を導入。日報のデジタル化や情報の一元管理、コミュニケーションの活性化に取り組みました。するとその結果、業務体制の改善に成功。具体的には以下のような効果が得られました。

日報のデジタル化で得られた効果

• 研修の事前準備の効率化
• タイムリーなメンタルケアの実現
• 新人スタッフのモチベーション向上

■shouin+導入事例｜株式会社ミュゼプラチナム

研修期間中の新人スタッフの様子を日報で把握！モチベーションアップやメンタルフォローを実現。

➂教育のICT化でコスト削減に成功

全国で約1,000の学童保育施設を運営するシダックス大新東ヒューマンサービス株式会社では支援員研修の受講機会における地域格差が生まれてしまっていました。

原因は、事業拡大につれて、支援員研修を社員全員に行き届けることが難しくなったことが挙げられます。また、現場主導でマニュアル作成を行っていたため、体系的に研修が行える仕組みもありませんでした。

そこで同社では、支援員研修の効率化を目指し人材育成のICT化を図りました。これにより地理的な制約を克服し、大規模な組織でも、全社員に対して均一に研修を行うことが出来るようになりました。

人材育成ツールの活用で得られた効果

• 情報格差の解消：研修動画のオンライン共有で地域間の情報格差を解消
• 支援員研修の効率化：研修時間を最大で月間約50%削減
• 児童保育のクオリティ向上：学習コンテンツの提供で保育の質向上

■shouin+導入事例｜シダックス大新東ヒューマンサービス株式会社

児童教育のICT化で支援員の研修時間を50%削減！

まとめ

業務体制の改善は、企業の生産性向上と競争力強化に直結する重要な取り組みです。本記事では、業務体制の意味や重要性から具体的な改善方法、さらには成功事例まで幅広く解説してきました。

業務体制の改善は一朝一夕には実現しません。しかし、地道な取り組みを続けることで、必ず成果は表れます。

本記事を参考に、自社に合った改善策を見出し、より効率的で働きやすい職場づくりにぜひ取り組んでみてください。