マニュアル管理は、業務効率や社員の満足度に直結する重要な要素です。ところが、

実際に、100人のマニュアル作成・整備担当者を対象に実施された調査においては、その約9割の担当者が、自身の作成したマニュアルについて「十分に活用されていない」と感じた経験があると回答しています。

そこで本記事では、マニュアル管理の基本から実践的な運用方法、管理ツールの活用と選び方まで、くわしく解説していきます。本来の紙ベースの管理から脱却したい方にも役立つ内容となっておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

マニュアル管理の基本と重要性

企業における業務効率化の要となるマニュアル管理。なぜ、これほど多くの企業がマニュアル管理に苦心しているのでしょうか。まずはマニュアル管理の基本的な考え方から見ていきましょう。

マニュアル管理とは何か

マニュアル管理とは、業務手順や規則、ノウハウなどを文書化した「マニュアル」を、効率的に保管・更新・共有するための仕組みづくりのことです。

マニュアルが社内に蓄積されていても、「マニュアルがどこにあるか分からない」「マニュアルの情報が古く、活用できない」などと適切な管理ができていなければ、せっかくのマニュアルもその価値を発揮できません。宝の持ち腐れ状態です。

そのため、マニュアルは適切な方法で「必要な情報に、必要な人が、必要なときにアクセスできる」環境を整えることを意識し、管理していくことが大切なのです。具体的には、下記のような取り組みを行います。

• マニュアルの作成
• 保管場所の一元化
• アクセスの権限の管理
• マニュアルの定期更新
• 運用ルールの策定

なぜ今マニュアル管理が重要なのか

マニュアル管理の重要性が高まっている理由には、3つの大きな社会的背景があります。

1つ目は、働き方改革の推進です。テレワークやフレックスタイムの導入により、従来の「対面での引き継ぎ」が難しくなっていることから、マニュアル管理の重要性が高まっています。

2つ目は、人材の流動化です。新入社員や契約社員が増える中で、スムーズなオンボーディングを実現するために、分かりやすく整理されたマニュアルは必要不可欠な存在といえるでしょう。

3つ目は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の加速です。業務のデジタル化に伴い、マニュアルも紙やエクセルでの管理から、デジタルで管理する必要性が高まっています。

従来型のマニュアル管理の課題

従来の紙やエクセルを使ったマニュアル管理には、以下のような課題がありました。

• 情報の散在：マニュアルごとに異なる場所で保管され、必要な情報を探すのに時間がかかる
• 更新の遅れ：紙ベースの管理では更新作業に手間がかかるため、最新情報への更新が遅れがち
• 検索性の低さ：デジタル管理の場合でも、大量のデータから目的の情報を探すのに手間がかかり、必要な情報を探すのに時間がかかる
• 共有の難しさ：紙のマニュアルやローカルファイルでは、特定のメンバー間でしか情報が共有できない

近年では、これらの課題を解消するために、クラウド型のマニュアル管理ツールや専用のシステムを導入する企業が増えています。情報の一元管理や効率的な共有が可能になり、効果的なマニュアル管理がしやすくなるのです。

なお、マニュアル管理ツールの活用方法やツールの選び方については後述いたします。

効果的なマニュアル管理で得られる3つのメリット

作成したマニュアルを適切に管理・運用することは、属人化の防止や業務の効率化につながったり、人材育成に活用できたりと、そのメリットは多岐にわたります。

ここでは、マニュアル管理がもたらす具体的な3つのメリットについて、くわしく解説していきます。

メリット1.業務効率化と生産性向上

適切なマニュアル管理を行う最大のメリットは、業務効率化と生産性の向上です。社員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整えることで、無駄な時間や手間を削減できます。

たとえば、紙やエクセルに保存されたマニュアルの場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかり、業務のスピードが低下することがあるでしょう。一方、デジタルツールを活用することで、検索機能を利用して数秒で情報にアクセスできるようになります。

さらに、バージョン管理機能を備えたツールを利用すれば、常に最新の情報を共有しやすくなるため、社内での混乱を防ぐこともできます。結果として、業務全体の生産性が向上や、チーム全体のパフォーマンスの向上が期待できるでしょう。

メリット2.教育・研修コストの削減

適切なマニュアル管理には、教育・研修コストの削減というメリットもあります。とくに、新入社員のオンボーディングや社員のスキルアップのための研修において、その効果が期待できるでしょう。

従来、社員研修では膨大な資料を印刷したり、講師を招いて研修を実施したりと、コストと時間がかかるケースが一般的でした。しかし、クラウド型のマニュアル管理ツールを導入すれば、オンライン上で研修資料を共有したり、動画やスライドを活用して自学習の環境を提供することができます。

実際に、株式会社ユナイテッドアローズの事例では、クラウド型eラーニングサービス『shouin+』を活用した新入社員教育のフルリモート化により、新入社員の早期育成を実現しています。とくに、接客レベルの目標値は例年比較で約2.5倍の達成率を記録するなど、その効果は顕著に表れていました。

■参考：目標達成者数を2.5倍に！フルリモート化で効果を高めたUAの研修とは？

メリット3.ナレッジの標準化と属人化防止

適切なマニュアル管理は、企業内の知識を標準化し、属人化を防ぐうえでも非常に重要な取り組みです。とくに業務の属人化は多くの企業が抱える深刻な課題であるため、これを予防できるのは大きなメリットといえるでしょう。

また、ナレッジの標準化により、どの社員も一定の品質で業務を遂行できるため、組織全体の安定性が向上します。とくに、経験や勘による技術は属人化しがちなナレッジですが、これらをマニュアルに落とし込むことで、企業の持続的な成長を大きく後押ししてくれるでしょう。

なお、経験や勘に基づく言語化しにくい知識は「暗黙知」と呼ばれ、一方でマニュアルやデータとして可視化された知識は「形式知」と呼ばれますが、マニュアル作りでは、この「暗黙知を形式知化する」作業が非常に大切なのです。

■参考記事はこちら

暗黙知と形式知の違いとは？変換方法やナレッジとしての活用についても解説

マニュアル管理3つのステップ

マニュアル管理を効果的に行うためには、その整備から共有、更新までの一連のプロセスを計画的に進めることが大切です。そこでここからは、マニュアル管理の具体的な3つのステップをご紹介します。

①マニュアルの整備と体系化

マニュアル管理の第1ステップは、マニュアルを整備し、体系的に整理することです。マニュアルを整理することで「必要なときに、必要な情報にアクセス」しやすくなり、社員にマニュアルを活用してもらいやすくなります。具体的には以下の手順で進めてください。

1. 現状の棚卸し：既存マニュアルの内容と所在を把握し、収集する
2. カテゴリを分ける：収集したマニュアルを、業務・部署別に分類する
3. フォーマットの統一：既存マニュアルのデザインをフォーマットに合わせて修正する

まずは既存のマニュアルをすべて集め、内容を精査します。ここでは、重複した情報や不要な情報が含まれていないかを確認したうえで、必要に応じて最新情報に更新していきましょう。そのうえで、検索性を高めるためにカテゴリ分けを行い、最後に、読みやすさを高めるためにフォーマットに従ってレイアウトを統一させます。

②社内共有と運用ルールの設定

マニュアルを整備したら、次は以下のポイントを参考に、共有方法と運用ルールを決めていきましょう。

マニュアルは、社内で共有し、運用ルールを明確にすることで初めて効果を発揮するものです。時間をかけて作成したマニュアルを十分に活用してもらえるよう、丁寧に進めていきましょう。

社内共有と運用ルールのポイント

• 保管場所の一元化
• アクセス権限の設定
• 更新担当者の選任
• 更新頻度の設定
• バージョン管理方法

なかでもとくに重要なのは、マニュアルの更新担当者を決めることです。部門ごとに責任者を置き、定期的な見直しと更新を行う体制を整えましょう。

③定期的な更新と改善サイクルの確立

マニュアルは作って終わりではありません。マニュアルを作ったその日から、情報は少しずつ腐り始めます。そのため、常に最新かつ実用的な状態を保つためにも、定期的な更新と改善のサイクルを確立することが大切です。

マニュアルの更新・改善のポイント

• 月1回など定期的な見直しを実施する
• 現場の声をボトムアップ形式で反映させる
• 更新履歴の管理し、変更点を社員に周知する

なかでもとくに重要なのは、マニュアルを実際に使用する現場の声を積極的に取り入れることです。これにより、マニュアルが実践的で使いやすくなるのはもちろん、現場で働く社員の「自分たちがマニュアルを良くしていくんだ」という能動的な姿勢を育てることもできるでしょう。

マニュアル管理を成功させる3つのポイント

マニュアル管理を効果的に行うためには、①読みやすさ、②使いやすさ、③適切なツールの活用が重要です。ここからは、この3つのポイントについてくわしく解説していきます。

ポイント1.読みやすさにこだわる

マニュアルの読みやすさは、利用頻度や理解度を大きく左右するポイントです。誰しも、文字だらけで煩雑なマニュアルを読みたくはありません。できる限り、読み手がストレスを感じずに快適に読めるマニュアルづくりを目指しましょう。

そして、読みやすいマニュアルを作るためには、以下「7つのポイント」を意識してください。

1. 見出しを設定する：見出しをつけることで、必要な情報にすぐにたどり着ける
2. 1ページ1メッセージを意識する：情報過多にならず、理解しやすい文章になる
3. 読みやすいフォントを使う：ゴシック体はクセが少なく、視認性が高まる
4. 色は4色までに絞る：色を絞ることで、情報の優先度が伝わりやすくなる
5. 図や表を上手く使う：図や表を使うことで、視覚的な理解を促す
6. 視線移動を意識する：視線が止まりやすい4つの角に重要な情報を配置する
7. 余白を意識する：適度な余白を設けることで、視認性を高める

なお、マニュアルのデザインやレイアウトについて、さらにくわしく知りたい方は、下記参考記事をご覧ください。

■参考記事はこちら

見やすいマニュアルの作り方とは？レイアウトなどのコツを7カ条にまとめてわかりやすく解説！

ポイント2.使いやすさにこだわる

これまで何度もお伝えしているように、マニュアルは「必要な情報に、必要な人が、必要なときにアクセスできる」ことが大切です。

「マニュアルが見つからない」「探すのが面倒」「会社のパソコンでしか閲覧できない」といった状態にならないよう、以下のポイントを意識し使いやすいマニュアルづくりを心がけていきましょう。

1. 検索機能を備える：キーワードからすぐに必要情報にたどり着けるようにする
2. リンク機能を備える：関連する情報へのジャンプを可能にする
3. モバイル対応：スマートフォンでも閲覧できるようにする

ポイント3.ツールにこだわる

近年では、単なるマニュアル管理だけでなく、マニュアルの作成から管理、共有まで一貫してサポートしてくれるツールが多くあります。社内で一から内製化するよりも、確実に成果が得られるでしょう。

一方で、一度ツールを使い始めてしまうと、途中で「自社に合わない」と感じてもなかなか後戻りは難しいものです。そのため、まずは自社に適したツールをきちんと選ぶことが重要になります。

くわしくは後述の見出し「失敗しないマニュアル管理ツールの選び方」で解説しておりますので、ぜひ参考にご覧ください。

マニュアル管理ツールの種類と特徴

マニュアル管理ツールを活用する際には、自社の目的やニーズに合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、主な4つのツールタイプの特徴と活用方法を解説していきます。

社内wikiツール

社内wikiツールは、簡単にいえばウィキペディア（Wikipedia）の社内版です。チームや組織内での知識共有に特化したツールで、多くの企業で活用されています。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールは、効率的かつ高品質なマニュアル作成をサポートしてくれるツールです。「マニュアル作成をしている余裕がない」「マニュアルの品質を一定に保つのが難しい」と課題を感じている方には、とくにおすすめです。

ナレッジベース

ナレッジベースは、社内の知識や情報を体系的に整理し、検索しやすい形で保管するためのデータベースシステムです。主に、顧客や社員向けに情報を提供するために活用されます。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、クラウド上にファイルを保存し、チームで共有できるサービスです。さまざまな形式のファイルに対応しているため、一元管理しやすいのが特徴です。

失敗しないマニュアル管理ツールの選び方

マニュアル管理ツールを選ぶ際は、社内のニーズに合ったものを見極めることが重要です。そこで最後に、選定時のチェックポイントを6つの観点からくわしく解説していきます。

機能

マニュアル管理ツールに求められる機能は、自社の業務内容や運用スタイルによって異なりますが、以下のような基本機能は欠かせません。

• 文書作成／編集機能
• 検索機能
• バージョン管理機能
• アクセス権限設定機能
• 共有機能

これらの他にも、ツールによっては「チェックリスト機能」や「FAQ機能」、「分析機能」など、さまざまな機能があります。ツール選びに迷ったときは、これらプラスアルファの機能を判断材料にしてもよいでしょう。

使いやすさ

社内定着を目指すためには、やはり使いやすさが非常に大切です。ITリテラシーに差がある職場でも活用できるよう、以下の観点から使いやすさを評価するとよいでしょう。無料トライアルを活用して、「直観的に操作できるか」「画面構成のシンプルさ」「レスポンスの速さ」など、実際の使用感を確認するのもおすすめです。

対応デバイス

利便性の観点から、対応デバイスの幅広さも大切なポイントです。実際に社内で使用するデバイスを確認しながらチェックしていきましょう。とくに現場作業が多い企業では、スマートフォン対応ツールが有用です。

価格

マニュアル管理ツールには、無料ツールと有料ツールのどちらもあります。予算に応じた適切なツール・プランを選択しましょう。迷ったときは、無料トライアルを活用してみるのも一つの方法です。初期費用のほかに、月額費用、その他追加費用としては、ユーザーの追加やプラスアルファの機能に応じて発生する料金が挙げられます。料金形態は細かく設定されている場合もありますので、契約前にしっかりと確認しておきましょう。

サポート体制

ツールの導入時・導入後のサポート体制も重要なポイントです。その際、トラブルが発生した際に迅速なサポートを受けられるかどうかも確認しておきましょう。

サポート内容で確認しておく点

• 問い合わせ対応時間
• 対応手段（電話、メール、チャット）
• 定例会の実施
• トレーニング提供の有無

とくに導入初期は手厚いサポートが必要になるため、こまやかなサポート体制が整っているかどうかは重要なポイントです。

セキュリティ

機密情報を含むマニュアルを扱う場合、セキュリティはとくに重要です。以下のポイントを参考にチェックしてみるとよいでしょう。

• データ暗号化
• アクセスログ管理
• 二段階認証
• バックアップ体制
• 情報漏洩対策

とくに個人情報や機密情報を扱う業務では、ISO27001などの認証取得状況も確認するとよいでしょう。

まとめ

マニュアル管理は、企業の効率化や競争力向上に欠かせない取り組みです。本記事では、マニュアル管理ツールの選定ポイントや運用方法を中心に、具体的なステップや注意点についてくわしく解説しました。

また、適切なマニュアル管理を実施するには、ツールの活用が有効です。近年では、マニュアルの作成から管理、共有まで一貫してサポートしてくれるツールが多くありますので、今回ご紹介したポイントを参考に導入を検討してみてはいかがでしょうか。とくに初めての取り組みであれば、無料トライアルから始めてみることをお勧めします。

まずは自社の現状と課題を見直し、できるところから少しずつ改善を進めていきましょう。