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新人教育とは?成功させるためのポイントやよくある失敗例についてわかりやすく解説!

ノウハウ ナレッジ
2021.11.16
松木 謙介

新人教育がどのようなものかは知っていても、実際に自分が教育する側になると、戸惑うことも多いもの。相手がいることなので、責任もあり、失敗できないというプレッシャーもあるでしょう。

そこで新人教育の目的、やってしまいがちな失敗例、成功させるポイント5つを中心に解説します。

 

新人教育とは?

入社して日が浅い従業員に対して、主体的に仕事ができるように育てる新人教育。

企業における重要な資産である「人」に関する業務全般を行う人事の仕事の中で、大きな柱のひとつとも言えるほど、重要な仕事のひとつです。人事だけでなく、経営者、管理職(マネージャー)など多くの人を巻き込み、実施することが求められます。

新人の定義、何年目までを新人と呼ぶかは、企業によりさまざま。学生の就職活動などを支援している株式会社マイナビが2012年に行った調査によると、「入社後1年ほど(12~13カ月)まで」という回答が過半数でした。

ビジネスシーンで「新人」と呼べるのは入社後いつまで?

1位:入社後1年ほど(12~13カ月)まで……55.0%

2位:入社後半年ほど(6~7カ月)まで……17.7%

3位:入社後3~4カ月ほど……8.3%

人事担当者にとっては、この期間内で新人教育を終え、一人前の仕事ができるように教育することが求められているのです。

人材開発の中でも新人教育は、社会人としての基礎作りから始めなければならず、教える側の負担も大きく、その体制作りやサポートも必要です。

 

 

新人期間の教育目的と重要性

従業員の能力を伸ばすために企業が実施する人材開発。この能力は、どんな企業で活躍する上でもベースとなる「一般的な能力」と、その企業でしか通用しない「特殊な能力」の2つに分けられます。この点を念頭において、企業における新人教育の目的と重要性について整理します。

目的1:日々の業務の習得

企業規模によらず、新人期間の教育は、一日も早く戦力として活躍してもらえるよう、仕事を覚えてもらうことに尽きると言っても過言ではありません。学ぶスキルは「一般的な能力」「特殊な能力」の両方があります。

ビジネスマナーから業務に関する基礎知識、業務の進め方まで学び、社内関係者との調整や顧客対応まで、一通り一人で完結できるようになることを目標にします。

どこまで教えるかについては、様々な考え方があるでしょう。現場に出ることで自然に習得できるスキルもあります。先輩の仕事を見て学べという方針もひとつです。一方で、できる限り言語化し教育という形で新人に還元できると、多くのケースで習得スピードは各段に上がるでしょう。

 

目的2:社会人基礎力の必要性や重要性を理解する

一般的な能力のうち、新人期間に理解しないといけないのが「社会人基礎力」の必要性や重要性です。

社会人基礎力とは、「職場や地域社会で多様な人々と仕事をしていくために必要な基礎的な力」として、経済産業省が2006年に提唱しました。「社会人基礎力」は、「前に踏み出す力」、「考え抜く力」、「チームで働く力」の3つの能力(12の能力要素)から構成されています。

その後、2017年にはライフステージの各段階で活躍し続けるために求められる力を「人生100年時代の社会人基礎力」として再定義しています。

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(参照元:我が国産業における人材力強化に向けた研究会(人材力研究会)報告書)

 

変化が予測できない現代。その中で活躍し続けるためには、「自分自身を振り返りながら、目的を持ち、必要な能力を磨き続ける」ことが必要なのです。

この社会人基礎力を新人が理解し確実に身に付けることで、個人の成長につながるのはもちろんのこと、企業の成長にもつながります。

指示待ちではなく、当事者意識を持って行動をする「前に踏み出す力」、自ら課題を明確にし、解決までのプロセスを描き、新たな価値を生み出す「考え抜く力」、多様な人々とつながり協働を生み出す「チームで働く力」。これらについて学び、仕事で実践できるよう新人期間を通してサポートすることが重要です。

 

目的3:仕事へのやりがいを持ってもらう

新人とはいえ、給料をもらい仕事をしているわけですから、自分が組織の役に立てていないという状況は決して心地良いものではありません。大なり、小なり、自分のできることで会社の力になりたい、貢献したいと考えているのです。

そんな新人に仕事へのやりがいを持ってもらい、組織の一員なのだと感じてもらえるよう促すことも、新人期間に行わないといけない重要なことのひとつです。

新人期間に一人で完遂できるような業務を割り振るのがいいでしょう。教育係の従業員はそれを見守り、時に褒め、時にアドバイスを行います。

 

 

新人教育を行うことのメリット

適切な新人教育の実施は、新人だけでなく組織としても大きなメリットがあります。ここでは3点ご紹介します。

メリット1:仕事を覚えて、戦力になってもらえる

新人にできるだけ早く仕事を覚えてもらうことで、短期間での戦力化が実現します。新人の戦力化は、当然ですが組織全体の生産性アップにつながり、結果として業績も上がるでしょう。

新人教育は、実際に関わったことがある方はお分かりだと思いますが、新人だけでなく周囲の教える側の負担も大きいもの。だからこそ企業としては、早期に戦力化できるよう計画的な新人教育が求められているとも言え、人事部門の腕の見せどころです。

 

メリット2:早期離職を防止できる

適切な新人教育は、早期離職の防止にも効果があります。

厚生労働省のデータによると、平成30年の新規大学卒就職者のうち31.2%、新規短大卒就職者のうち41.4%が3年以内に離職。新卒人材の早期離職防止は企業にとって喫緊の課題です。

新卒離職率

(参照元:学歴別就職後3年以内離職率の推移

 

「初めての正社員勤務先」における早期離職の背景にあるのが、以下です(「No.221 若年者の離職状況と離職後のキャリア形成Ⅱ(第2回若者の能力開発と職場への定着に関する調査 ヒアリング調査)」より)。

  • 企業が正確な職業情報を提供したつもりでも入職後にミスマッチが発生した
  • 採用選考時に若者に過大な期待を抱かせる曖昧な言動があった。
  • 採用担当部門が伝えた公式情報と現場での運営とのズレ。
  • 情報の解釈の仕方が若者と企業とで異なる。
  • 若者が雇用契約の内容を確認しないまま入職した。
  • 若者の知識・経験不足に起因する根拠のない自信や思い込み。
  • 職場で法令違反や倫理的に不適切な行為が放置されていた
  • 経営資源不足・達成困難な目標設定→法令・倫理を犯しても短期的業績の達成を優先。
  • 労働者自身が職場の「空気を読んで」行為に荷担してしまう。
  • 不適切な行為をした人が有能な場合、離職されると困るため、被害者が「和を乱す」存在として扱われる。
  • 若者が通報・相談しない。
  • マネジメントの不行き届きが若者の採用・育成に影響
  • 人事部門と現場とが情報を共有・協働していない。
  • 配属後の教育が現場任せで部署や上司ごとの当たり外れが大きい。
  • 上司・先輩と若者の間のコミュニケーション不足。
  • 業務過多・人手不足で人材配置に余裕がない。
  • 業務配分が属人的でお互いに助け合えない。
  • 個人単位の成果主義で短期的成果を求める→上司・先輩が若者を敵視・お荷物扱い。

 

適切な新人教育を実施できれば、「3.マネジメントの不行き届きが若者の採用・育成に影響」の項目を中心に改善が可能です。

実際、新入社員同士の一体感の醸成や能力開発、配属ミスマッチの防止などを目的に新入社員研修の期間を2カ月から6カ月に延長した結果、若手社員の定着率が向上した株式会社アイネットの事例などもあります(「若者が定着する職場づくり取組事例集」より)。

 

メリット3:教育担当者の教育スキルが上がる

新人教育は、新人だけでなく、教育を担当する従業員のスキルアップ、さらには社内の生産性向上にもつながります。

教育担当者は、教えるために知識や業務を整理。この過程で、作業の無駄に気づけたり、より効率が上がる方法を見つけたり、業務自体の改善も期待できるのです。

また新人に教えることで、曖昧だった知識を補完できたり、責任感が増したり、新人教育の実施は、教育担当者も成長できるという良さがあります。

 

新人教育でやってしまいがちな失敗例

新卒一括採用が徐々に見直され、残業問題で法改正が行われるなど、組織と個人を取り巻く環境は大きく変化しています。加えて、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響でテレワークが普及。これらの変化により働き手の仕事への価値観が変わりつつあります。

つまり自分が受けた新人教育をそのまま、次の世代へ受け継ぐことが難しくなっており、新人教育を実施する際は注意が必要です。ここからは、新人教育でやってしまいがちな失敗例をご紹介します。

 

失敗例1:社内用語や新人が理解できない言葉を多用する

日頃、何気なく使っている専門用語や社内用語。現場で仕事を行ううえで必要不可欠な知識ですが、新人教育を行う際は注意が必要です。

新人は、緊張の連続。何が良いのか、悪いのか、どう振舞うべきなのか、会社の雰囲気を察しつつ行動しています。その中で気軽にその場で質問をするのは、なかなか難しいもの。後で調べるにしても、理解できない言葉が多すぎるとそれも難しく、肝心の内容への理解が進まないという結果に……。

このような背景があることから、特に最初は社内用語や新人が理解できない言葉の多用は、避けたほうがいいでしょう。こうした用語を使用する際は、用語の説明をしたり、予め用語をまとめた資料を準備しておき、それに目を通しておいてもらったり、工夫したいですね。

 

失敗例2:仕事の目的や背景を伝えない

教育担当者が忙しいと、業務内容の手順を教えることに注力しがちですが、これも失敗のもとです。仕事の全体像を示し、各業務の目的や背景、ゴールを最初に説明しておくことが大切です。

業務を実施する理由が分からないと、単なるタスクとなってしまい、「こんな仕事がしたくて入社したわけではない」「自分は会社から期待されていないのではないか」といったやる気の低下につながります。

例えばコピーをとるといった作業でも、社運を賭けたプレゼン用の資料だと聞けば、より丁寧に行いますし、業務に対する意欲も高まるものです。

 

失敗例3:会社や部署の雰囲気が悪く、積極的に発言できない

前述した早期離職の背景の一つであった「上司・先輩と若者の間のコミュニケーション不足」。会社や部署の雰囲気が悪いと、特に新人は積極的な発言ができません。

新人ですから、本来ならどれだけ丁寧に説明をしても、質問などがあるはず。でもそれができないとなると業務の理解も妨げます。また何か起きたときに、誰にも相談できず、一人で抱え込むことになり、早期離職などにつながる可能性もあります。

会社や部署の雰囲気作りは、短期間でできることではありませんが、遠すぎず、近すぎない適度な関係性作りを少しずつ行いたいですね。メンター制度の導入なども効果があるでしょう。

 

失敗例4:個人の意思を尊重せず、組織の意向を押し付ける

現在は、多様性社会といわれるように、物事の考え方や前提が教育担当者と新人では異なることも少なくありません。また2016年以降、企業におけるキャリア開発支援の重要性が増すと同時に、将来のなりたい姿をイメージし設計したうえで入社する新人も増えています。

こうした背景もあり、組織の意向だけを考えて仕事を押し付けると、新人のモチベーションは低下しかねません。新人としっかりとコミュニケーションをとり、まずは新人個人の意思や価値観を知ることが重要です。

 

新人教育を成功させるポイント

失敗例のところでも少し触れましたが、より詳しく新人教育を成功させるポイントについて解説します。まとめるにあたり、HRインスティテュート 著、三坂健 著「この1冊ですべてがわかる本 人材マネジメントの基本」を参考にしました。

 

ポイント1:新人のステータスや目標を把握し、伴走する

近年は、多様性がスタンダードになり、物事を考える際の背景や前提が違う新人が入社することが増えてきました。このため、以前にも増して新人と向き合いコミュニケーションをとらないと新人を理解するのが難しくなっています。

終身雇用が当たり前でなくなり、新人の今後は多種多様な選択肢があるのです。そのためまずは新人がどのようなキャリア形成を考えているのか、仕事にどのような目的や価値観を持っているのか把握することが重要です。

例えば、10年後の起業を目標としている新人に対して、「10年後課長になるためには」と言った話をしても響きませんし、この会社に長くいても自分の成長につながらないと感じさせてしまうかもしれません。

だからこそまずは新人を把握し、それを否定せず、伴走する気持ちで新人教育へとつなげていくことが大事です。転職するかもしれないと知ったら教える気をなくすという方もいるかもしれませんが、個人に寄り添う風土は良い企業文化を醸成するでしょう。

 

 

ポイント2:心理的安全性を担保し、仕事をしやすい雰囲気を作る

近年多くの企業が注目しているのが「心理的安全性(psychological safety)」という言葉。

前述の書籍によると、心理的安全性とは、一人ひとりが、恐怖や不安を感じることなく率直に意見することができ、誤ったことや反対意見をいっても安全だと感じられる状態のこと。この心理的安全性が担保されると、自然と主体的な行動が促され、メンバー同士での協力が活発になると言います。

具体的には、「信頼関係の構築」「話せる場を持つ」「まずは受け止める姿勢を持つ」ことから始め、新人が仕事をしやすい雰囲気を作りましょう。

そして定期的に「無知だと思われる不安」「無能だと思われる不安」「邪魔をしていると思われる不安」「ネガティブだと思われる不安」が発生していないか、振り返る機会を持てるといいですね。

 

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(参照元:この1冊ですべてがわかる本 人材マネジメントの基本

 

心理的安全性を担保すると同時に、教育担当者に質問が集中して負担が増えすぎないようマニュアルなどを作り、新人が何度も同じことを聞かなくてもいい環境を作ることも大事です。

 

 

ポイント3:正解を与えすぎないで、考える力を養う

主体的に仕事ができる人材を育てるためには、1から100まで全てを教えるのではなく、新人が迷ったとき、困っているときは、質問や相談を通じて新人自身に考えさせることが重要です。

そのうえで、業務後に成功、失敗の要因について内省する機会をつくり、それをサポートするのが教育担当者の務めです。

 

 

ポイント4:新人の特性や価値観を尊重し、教え方を変える

心理的安定性のところでも触れた通り、否定から入らず、まずは新人を受け止める姿勢を持つことが重要です。自分の仕事のやり方をそのまま押し付けるのではなく、新人と話し合いながら教育を行い、仕事を任せます。

時には決められたカリキュラム通りではなく、新人個人に合わせた形で教育を行っていく必要もあるでしょう。視覚優位の人、聴覚優位の人で、効率的な習得方法は変わります。また現場を見てから座学で知識を補いたい人、まずは知識的なことを勉強してから現場に行きたい人など、それぞれです。

新人とのコミュニケーションの中で、すべて新人に同意できるとは限りません。でも新人の意見に同意できなくても、相手の感情に関心を向けることで共感することはできます。

前述した書籍によると、「意見に同意」するのではなく、相手の発言の背景やスタンスを理解するのがポイントとのこと。相手の気持ちを、あたかも自分が感じたかのごとく捉え直して伝えるのだそうです。

新人教育は相手の目線にたち、一歩一歩進めることが大切です。こうした関わり方が自律的に行動できる新人を育てるのでしょう。

 

ポイント5:価値のあるフィードバックを行う

新人教育の中でフィードバックはひとつのプロセスだと多くの方は認識されているでしょう。新人が気付いていないことを、伝えることで、新人が自分が見えていなかったことに目がいくようになり、今後の行動を変えるほどの効果があります。

ただし、フィードバックは新人にとっては耳の痛い内容であることも……。だからこそ、教育担当者は新人の成長を願い、相手軸でフィードバックを行う必要があるのです。決して自分の憂さ晴らしをしてはいけません。

フィードバックはネガティブなもの以上にポジティブな内容を伝えると効果的です。またできるだけ、その場で行うのが良いでしょう。

 

新人教育に有効な手法

新人教育の手法としてよく用いられるのが「OJT」と「OFF-JT」による研修。そして、それらを補完するように用意されたマニュアルの存在です。手法に優劣はなく、教える内容、教える相手により、組み合わせ、使い分けます。

 

マニュアル

自分が必要なときに、自分のペースで確認できるのが新人教育におけるマニュアル活用の最大のメリットでしょう。教育担当者による違いが出にくく、教育の平準化という面でも効果的です。

当然、教育担当者にとっても、マニュアルがあることで教える時間を削減でき、新人とのコミュニケーションにあてるなど、より効率的な教育を行えます。また教育経験が少ない人でも新人育成を行いやすくなるでしょう。

マニュアルには、業務の全体像や目的、内容、いつ使用するかなどを記載します。新人がつまずきやすいポイントも入れておくといいでしょう。

■参考記事はこちら

マニュアルとは?活用されるマニュアルの特徴と作り方をわかりやすく解説!

 

 

OJT

OJTとは「On The Job Training」の略称で、現場での実務を通して仕事を覚えてもらう人材育成方法のことです。

個人に合わせた指導ができ、スムーズな人間関係の構築ができるのがメリットです。また新人教育の指導力向上につながり、責任感が増すといった良さもあります。

一方で、教育担当者の負担が大きく、担当者により教える内容にバラツキが生じやすいといったデメリットもあります。

OJTを実施する際は、行き当たりばったりではなく、計画的に行い、振り返りの機会を用意することが重要です。また教育担当者の育成時間の確保、そのフォローも必要でしょう。

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(参照元:この1冊ですべてがわかる本 人材マネジメントの基本

 

■参考記事はこちら

OJTとは?実施時の注意点や必要な準備についてわかりやすく解説!

 

 

Off-JT

Off-JTとは「Off The Job Training」の略称で、職場外で実施される集合研修や外部セミナーのことを指します。新人が受けることが多い新入社員研修などが該当します。

職場から離れて実施するため、学んだ知識が現場で活用されないといった課題もありますが、OJTの前にOFF-JTを行うなど両者をうまく組み合わせることで両者のメリットを得やすくなるでしょう。

具体的には、OJTの前にOFF-JTを行うと、理解の促進、知識の定着、OJT指導者の負担軽減などのメリットがあります。

 

■参考記事はこちら

Off-JTとは?実施するメリットや方法を事例からわかりやすく解説!

 

オンライン研修で行うのが効果的

コロナ禍でオンライン研修が一般的になりました。

例えば、株式会社ユナイテッドアローズではshouinによるオンラインマニュアルで事前学習を行い、その後にTeamsを使用したオンライン研修、そして最後に店舗OJTを実施するといった育成方法に変更しています。

オンラインマニュアルによる事前学習は、文章中心ではなく、動画による解説も用意。自宅での受講で、対面せずに動画によるロールプレイができたり、課題を提出しフィードバックまでで受けられたり、基礎レベルの習得に役立っているそうです。

オンライン研修であれば、自分の都合が良い時間に、自宅から参加でき、移動時間等も発生しないことから非常に効果的です。

 

■参考記事はこちら

【セミナーレポート】小売業の人材育成DX~ユナイテッドアローズ流育成術~

 

まとめ

人事の仕事の中でも大きなウエイトを占める「新人教育」。年々、多様な新人が入社するようになり、個別に丁寧な教育が必要になっているという側面もあります。一方で教育担当者の時間も有限です。

そうした制限のある中で結果を出すためには、記事でご紹介した5つのポイントをおさえ、適切な手法を組み合わせて教育を実施することが重要です。

著者
松木 謙介
2017年にピーシーフェーズ株式会社に新卒で入社。大手飲食チェーン店のマニュアルデジタル化プロジェクトに携わり、2年目から人材育成クラウドサービス「shouin」の立ち上げ、現在までプロダクト開発に携わる。「研修をもっとラクラクに」できるよう、試行錯誤を続ける日々。趣味はサッカー観戦、ゲーム、読書、他多数。

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