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Off-JTとは?実施するメリットや方法を事例からわかりやすく解説!

研修 マニュアル OJT
2021.09.22
松木 謙介

人材育成手段のひとつである「Off-JT」。2018年に厚生労働省が行った調査では、正社員に対してOff-JTを実施した事業所の割合が、なんと75.5%にのぼりました。2010年の69.0%と比較すると、その割合は年々増加しており、Off-JTのニーズが高まっていることがわかります。

<OFF-JTに費用支出した企業割合の推移(3年移動平均)>

OFF-JTに費用支出した企業割合の推移(3年移動平均)

「参照元(厚生労働省):能力開発基本調査(平成30年度)

 

このように、人材育成手段として多くの企業で実施されているOff-JTですが、実際のところ

  • 「Off-JTって何?」
  • 「Off-JTにはどんなメリットがあるの?」
  • 「どうやって実施するの?」

と疑問が多いことと思います。

そこでこの記事では、「Off-JTとは何か」という基本から、「OJTとOff-JTとの違い」や「効果」「方法」についてくわしく解説していきます。人材教育への役立て方がわかると思いますので、ぜひ参考にしてください。

 

Off-JTとは?

Off-JTは「Off The Job Training」の略称で、職場外で実施される集合研修や外部セミナーのことを指します。日本では、新入社員研修をはじめ、リーダシップ研修や役員研修など、多くの場面で実施されています。

またOff-JTでは、主に理論・原理といった基礎教育を目的とするため、座学形式・インプット型の研修となるのが一般的です。

 

OJTとOff-JTの違い

では「OJT」と「Off-JT」の違いについてみていきましょう。

まずOJTとは、「On The Job Training」の略称であり、実際の業務を通じた人材育成を指します。主に新入社員に対して実施される研修形式であり、先輩や上司が実務を通して指導を行っていくものです。Off-JTがインプット型であるのに対し、OJTはアウトプット型といえるでしょう。

これらのことを踏まえると、OJTとOff-JTの違いは主に8つ挙げられます。くわしくは下表をご覧ください。

 

<OJTとOff-JTの違い>

  OJT Off-JT
場所 職場内 職場外
目的 主に知識のアウトプット 主に知識のインプット
内容 実務に直結するノウハウ 受講者全員に対し、標準的な内容で実施
柔軟性 ◯受講者個人に合わせ柔軟に対応 △受講者個人に合わせた対応はしにくい
期間 中長期的 短期的
経済的コスト 職場の先輩や上司が指導者になるため低コスト 外部講師を雇う、研修会場を借りる等で高コスト
時間的コスト

△先輩・上司といった指導者の時間的コストが高い

〇実務内での実施となるため受講者の時間的コストが低い

〇先輩・上司といった指導者の時間的コストがかかりにくい

△実務外の実施となるため受講者の時間的コストが高い

コミュニケーション効果 〇階級違いの社員同士でコミュニケーションが発生する △社員同士のコミュニケーションは発生しにくい

 

OJTとOff-JTは組み合わせて行うことで効果が最大化

対極的にみえるOJTとOff-JTですが、厚生労働省が行った「重視する教育訓練に関する調査」の中では「Off-JTよりもOJTを重視する」と回答した企業が多い結果が報告されています。

<重視する教育訓練(正社員、正社員意外)>

教育訓練の実施方法の方針(正社員、正社員以外)

「参照元(厚生労働省):能力開発基本調査(平成30年度)

 

しかし、そもそもOJTとOff-JTを完全にわけて考えてしまうのは、非常にもったいない考え方かもしれません。

たとえば新入社員研修においてOJTばかりを重視していては、実務ができても社会人としての基礎力は身に付きません。逆にOff-JTばかりを重視していては、実務への応用が利かず形だけの人材となってしまうことでしょう。

一方、OJTおよびOff-JTの両方を組み合わせるとどうでしょうか。まさに反転授業のように、Off-JT後にOJTを行う(インプット後にアウトプットを行う)ことで基礎的な知識と実務的な応用を利かせられるようになります。

つまりOJTとOff-JTは、「どちらの方がメリットが大きい」とは一概にはいえず、組み合わせることで相乗効果を生む教育方法といえるのです。

img_01 (1)

(図:弊社で作成)

 

最近では、上図のように、大手アパレルの株式会社ユナイテッドアローズがOJTとOff-JTを組み合わせた研修を実施しています。まずOJTの前に、オンライン研修サービスの「shouin+」を使って接客の基礎や会社の理念などを動画やPDFなどのデジタルマニュアルで事前学習を行い、その後WEB会議ツールを活用したリアルタイム講義でを行い、ある程度業務知識を習得した上で、店舗でのOJTを行う、といった形です。では、OJTの実施前にOff-JTを行うと、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。次の章で解説していきます。



OJT前にOff-JTを行うメリットとは?

OJT前にOff-JTを行うメリットは主に次の3つです。

<OJT前にOff-JTを行う3つのメリット>

  • メリット1:理解を促進させる
  • メリット2:知識の定着を高める
  • メリット3:OJT指導者の負担を軽減する

くわしくみていきましょう。

 

メリット1:理解を促進させる

アウトプット前にインプットを行う「反転授業」の方式をとることで、受講者の理解を促進させることができます。実際に反転授業を実施した際のアンケート調査においても、

「反転授業になってから授業がスムーズに入ってきたし、学習しやすかった」

「とてもわかりやすく、何度も見直す事が出来たので理解を深める事ができた」

「引用(理学療法 - 臨床・研究・教育):基礎科目に対する反転授業の効果

 

などといった声が挙げられており、反転授業の効果が期待できる結果が報告されています。

 

メリット2:知識の定着を高める

OJT前にOff-JTを行うことによる理解の促進は、当然ながら知識の定着にも役立ちます。その効果は国内外でも多く実証されており、反転授業によって生徒の成績が上がったといった内容の結果が多数報告されているほどです。

なお、反転授業の内容やメリットについてよりくわしく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

■参考記事はこちら

反転授業とは?研修に導入するメリットや失敗しない実践方法について、事例からわかりやすく解説!

 

メリット3:OJT指導者の負担を軽減する

OJT前にOff-JTを実施することは、なにも受講者にとってのメリットばかりではありません。受講者の理解・知識の定着が高まることで、OJT指導者にかかる負担は大きく軽減されることでしょう。

業務の目的や方法を1から説明しなくて済む上に、指導内容の理解もスムーズになるため、結果として指導回数や指導時間短縮につながるのです。

 

OJTで教えると効果的な内容

厚生労働省の調査によると、人材育成に関する問題点として最も多くの回答を得たのが「指導する人材が不足している」という内容でした。

<人材育成に関する問題点の内訳(複数回答)>

「参照元(厚生労働省):能力開発基本調査(平成30年度)

 

また、2016年にマイナビが行った調査においても「OJTトレーナー(自分の教育担当)はいますか」という問いに対し、「いない」と回答した企業が全体の約35%に。実に3割以上の企業で、教育担当者なしにOJTが進行されていたのです。

 

<OJTトレーナー(自分の教育担当)はいますか>

「参照元(株式会社マイナビ):2016年マイナビ新入社員意識調査 ~3カ月後の現状~

 

これらの結果から、実に多くの企業が「指導者の育成・確保」に悩んでいることがわかりました。

そこで、この人材不足という課題を解決するには、OJTの効果を高める必要があると考えます。具体的には、「OJTで教えるべきこと」「Off-JTで教えるべきこと」を明確に区別し、より効果的な方法で研修を実施することです。ここでは、OJTで教えた方が効果的な内容をご紹介していきましょう。

 

<OJTで教えると効果的な3つの内容>

  • その1:経験を要する業務
  • その2:マニュアル化しにくい業務
  • その3:状況に応じて対応が変わりやすい業務

くわしくみていきましょう。

 

その1:経験を必要とする業務

経験を必要とする業務とは、たとえばアパレル店舗では「マネキンコーディネート」、ディスカウントストアでは「家具・家電製品の商品説明」などがあてはまります。

なぜなら、コーディネートでは「色彩感覚」や「コーディネート技術」などを養う必要があり、家具・家電製品の商品紹介では「製品知識」や「わかりやすく伝える技術」などを養う必要があるからです。

OJTでは、このような「経験を必要とする業務」を優先的に行うことで、効率的な人材育成を進めることができると考えられます。

ちなみに、新入社員に対してOJTを行う際は「困ったときは誰に相談すればよいのかを明確にしておく」のがコツです。とくに繁忙期は時間を取って教育をすることが難しくなり、新入社員も忙しそうな社員を見て質問がしづらくなるもの。

OJTを行う際には1つの作業だけでなく「次に何をすべきか」「手が空いたときは何をすればよいか」をあらかじめ伝えておくことで、新入社員が手持ちぶさたになってしまうのを防ぐことができるでしょう。

たとえばアパレルショップであれば、「新作入荷の時期」「セールやバーゲンの時期」など忙しくなると、新入社員に的確な指示が出しづらくなりますよね。

こういった際は、「常に服を畳むのを1日の行動の基本とする」「品出しを基本とする」など、手が空いたときに何をすべきかを伝えておくといいですね。そうすることで、新入社員もしっかりと自分の役割を果たしながら、繁忙期の先輩たちがどのように動いているかを学ぶことができるでしょう。

 

その2:マニュアル化しにくい業務

マニュアル化しにくい業務とは、たとえば開発業務などがあてはまります。基本的な開発フローはあっても、経費事情や設備事情など、社内等の複雑な事情を考慮しつつ進めなければならない場合もあることでしょう。

こういったマニュアル化しにくい業務は、やはりOff-JTよりもOJT向きだと考えられます。先輩社員からのフィードバックを受けながら学ぶことで、効率的に業務を習得できるようになります。

そしてここで1つ、OJTのコツとして「1日のスケジュールを伝えておくこと」がポイントになります。当日朝の段階で、現場全体のスケジュールと新入社員に対するOJTの内容を伝えておくのです。

何も知らされないまま突発的な動きを求められるよりは、1日のスケジュール感をつかんでおくことで「この時間に疑問点を質問しよう」などといった心構え・行動につながります。

また、たとえ会社としてはきちんとOJTを実施していると感じていたとしても、受講者からすれば「自分がきちんとステップアップできているか」は気になるところです。受講者の習得状況の共有や課題の提示のためにも定期的な面談を行い、適切なフィードバックと返してあげるとよいでしょう。



その3:状況に応じて対応が変わりやすい業務

状況に応じて対応が変わりやすい業務とは、たとえば接客や接遇があてはまります。接客は一部(基本的マナーや接客用語、お辞儀の角度など)形式的なルールがあるものの、やはり広義の意味や接遇までいけば、すべてをマニュアルに落とし込むことは困難でしょう。

とくに接遇は「経験」「ノウハウ」が非常に重要となります。決してOff-JTだけで完結できるものではありません。状況に応じて対応が変わりやすい業務は、OJTで教える方が効率的・実践的に学べると考えられます。

なお、OJTのメリットや注意点についてよりくわしく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

■参考記事はこちら

OJTとは?実施時の注意点や必要な準備についてわかりやすく解説!

 

接遇に関して知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

■参考記事はこちら

接遇とは?接客との違いや5原則などを業種別事例からわかりやすく紹介!

 

 

Off-JTを行う方法

ではここからは、具体的な「Off-JTを行う方法」について解説していきます。Off-JTを行う方法としては主に次の3つ。

<Off-JTを行う3つの方法>

  • 方法1:マニュアル
  • 方法2:講義
  • 方法3:オンライン研修

くわしくみていきましょう。

 

方法1:マニュアル

マニュアルを利用したOff-JTは、人材教育として最もポピュラーな手法です。マニュアルは1つあるだけで、人材教育をはじめサービスの品質維持や属人化を防ぐなど、多くのメリットもありますので、非常に重要な役割を果たすものといえます。

実際に、独自のマニュアル作成で無印良品の業績をV字回復に導いた、株式会社良品計画の元会長である松井忠三氏は著書で次のように記しています。

 

マニュアルで「人材」も育成できる

仕事を覚えるのに一五年かかるのは、上司から部下に仕事の仕方を口頭で教えるという、いわば“口伝の世界”だったからです。私はこれを明文化しようと決めました。一五年かけていた仕事を、新入社員でも、ある程度できるようにしたかったのです。

その仕組みができたことで、経理の担当者はわずか二年間でひと通りの仕事を覚えられるようになりました。五年もあれば一人前の経理部員のレベルです。

「引用:松井忠三(2015)『図解 無印良品は、仕組みが9割』角川書店」

 

とはいえ、マニュアル作りは決して簡単なことではありません。マニュアル作成においては、時間的なコストがかかる上、新入社員にも理解できるようわかりやすく作成する必要があります。マニュアルの作成方法についてはこちらの記事でくわしく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

■参考記事はこちら

マニュアルとは?活用されるマニュアルの特徴と作り方をわかりやすく解説!

 

方法2:講義

Off-JTのイメージとして最も近いのが、この講義形式でしょう。講義形式のOff-JTでは多くの場合、同じ目的をもつ社員たちが1つの場所に集まり実施されます。

指導者としては外部講師などを雇う場合がほとんどですが、講師を雇うための経済的コストを考慮した上で、先輩社員を指導者として育成する手段もあります。

そこで簡単に、講師として押さえておきたい話し方のテクニックをご紹介しておきましょう。

 

<話し方5つのテクニック>

  • その1:ハキハキと、大きな声で話す
  • その2:一文を短く、シンプルに話す
  • その3:論理性を保って話す
  • その4:曖昧な表現を避け、断定的な言葉を使って話す
  • その5:自らの失敗経験を使って話す

しかし当然ながら、講師としてのテクニックを習得するのは容易なことではありません。また「講師を育成している時間なんてない」といった本音も聞こえてきそうです。

そこで、そのような方々にぜひ活用していただきたいのが「オンライン研修」です。次の章でくわしく解説していきます。

 

方法3:オンライン研修

オンライン研修とは、方法2として紹介した講義の内容を、そのままオンライン化した研修のやり方です。オンライン化をすることにより、時間や場所に縛られない研修が実現できるため、経済的コストおよび時間的コストの削減につながります。

とくに現在では、数多くの「オンライン研修サービス」が展開されており、動画マニュアルを利用したこれらのサービスを導入することで、効率的な人材育成が可能となるでしょう。

オンライン研修サービスはいわば「マニュアルと講義の良いとこ取り」のようなサービスであり、「限りある費用で効率的に人材育成をしたい」という方々におすすめです。

またパーソル総合研究所が2021年に行った調査においては、企業で実施された研修形式として「オンライン集合形式」および「eラーニング・録画コンテンツ視聴形式」が約5~8割を占めていたと報告されています。このように、現代社会においてオンライン研修は主流であるといっても過言ではないのです。

 

<各研修の主な研修形式>

「参照元(パーソル総合研究所):コロナ禍における研修のオンライン化に関する調査

 

オンライン研修に関しては、以下の記事が参考になります。

■参考記事はこちら

オンライン研修とは?質が上がらない原因やメリット・デメリットをわかりやすく解説!

 

Off-JTを成功させる事前準備とは

では実際にOff-JTを実施する場合、どのような準備が必要になるのでしょうか。ここからは、Off-JTを成功させるための3つの事前準備について簡単に解説していきます。

<Off-JTを成功させるための3つの事前準備>

  • 事前準備1:マニュアルを整備する
  • 事前準備2:習得状況を教育担当者が把握する
  • 事前準備3:業務習得しやすい環境を整備する

くわしくみていきましょう。

 

事前準備1:マニュアルを整備する

社員の人材育成のすべては、マニュアルから始まります。マニュアルには以下4つの種類がありますが、研修で重要となるのは「4:教育訓練マニュアル」です。

<マニュアル4つの種類>

  • 1:規範マニュアル
  • 2:業務マニュアル
  • 3:取扱い・使用説明書
  • 4:教育訓練マニュアル

「参考:小林隆一(2006)『仕事力がアップする!マニュアルのつくり方・生かし方』PHP研究所」

 

価値ある教育訓練マニュアルを作成できれば、仕事の効率が上がりミスも減り、仕事自体が楽しく感じるようになるはずです。質の高いマニュアル作りは容易ではありませんが、マニュアルの作り方についてくわしく知りたい方はこちらの記事をぜひ参考にしてください。

 

■参考記事はこちら

マニュアルとは?活用されるマニュアルの特徴と作り方をわかりやすく解説!

 

事前準備2:習得状況を教育担当者が把握する

新人教育では、スタート位置が全員同じかもしれません。しかしそれ以降は、社員各々の業務内容や成長スピードによって、一人ひとり学ぶべき内容は違ってくるはずです。

そのため、適切な人材育成を行うためには、社員各々の研修履歴を管理した上で一人ひとりに適した研修を選択できる環境が理想といえます。

とはいえ、小規模な会社であれば研修履歴の管理自体は可能かもしれませんが、大規模な会社であればあるほど管理は難しくなることでしょう。状況に応じて、研修の習得状況を管理できるオンライン研修サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

事前準備3:業務習得しやすい環境を整備する

いくら質の高いマニュアルができても、質の高い研修ができたとしても、

  • 「業務のやり方をおさらいしたいが、マニュアルが見当たらない」
  • 「研修内容を復習したいが、テキストが手元にない」

このような事態になるのは非常にもったいないことといえます。

せっかくのマニュアル、せっかくの研修を最大限に活かすには、アフターフォローの体制づくりがカギになるでしょう。

実際にパーソル総合研究所が2021年に行った調査においても、オンライン集合形式の研修で成果がでたと回答した企業では、デジタルコンテンツの活用率が高かったことがわかっています。

 

<成果の有無とデジタル活用の関係性>

「参照元(パーソル総合研究所):コロナ禍における研修のオンライン化に関する調査

 

Off-JTを行う際は、実施後にマニュアルや研修動画をオンライン上で視聴できるような、デバイス環境の整備についても一緒に考えてみてください。

 

Off-JTの効果を高める方法

それでは最後に、Off-JTの効果を最大限に引き出すための方法について解説していきます。方法は主に次の3つです。

<Off-JTの効果を高める3つの方法>

  • その1:受講者に研修の目的を持たせる
  • その2:受講者に目標設定をさせる
  • その3:実践につながるプログラムを設計する

くわしくみていきましょう。

 

その1:受講者に研修の目的を持たせる

受講者に研修の目的・意味を理解してもらうことは非常に重要です。研修が自身にとって価値あるものと理解できなければ、受講者の学習意欲は生まれてこないでしょう。そのため、研修開始前ないし研修序盤にはできる限り、研修自体の目的を伝えるようにしてください。

 

その2:受講者に目標設定をさせる

受講者に研修の目的を伝えるとき、同時に自身の課題を設定してもらうようにします。自身の足りない点やより良くしたい点はどこか、研修を通してどうなりたいかを想像させることで、研修の目的が受講者の中でより明確なものになるでしょう。

また研修終了時には、目標(課題)に対してどの程度達成できたかをチェックするのが望ましく、教育担当者が習得状況を管理できる環境ができているのが理想です。

 

その3:実践につながるプログラムを設計する

Off-JTにより知識のインプットだけを行い、研修後はそのまま何事もなかったように時間が過ぎていってはいませんか?Off-JTは、なにも研修中だけが重要なわけではありません。Off-JTの後、得られた知識をどのように活用していくかが非常に大切なのです。

たとえば、Off-JTで学んだことを教育担当者と議論(アウトプット)するのも良い方法でしょう。OJTを実施し、実践に近い形でOJTを行うのも効果的な手法と考えられます。Off-JTの価値は、研修後に決まるといっても過言ではないのです。

 

まとめ

人材育成手段のひとつである「Off-JT」。Off-JTは、職場外で実施される研修やセミナーのことを指し、主に理論・原理といった基礎教育を目的としています。

またOff-JTはOJTの対極として捉えられがちですが、「どちらの方がメリットが大きい」とは一概にはいえず、実は両者を組み合わせることで相乗効果が生まれるものなのです。

最後に、Off-JTをより効果的に実施するためには、Off-JTの目的・課題を受講者に意識させること、また研修後のアフターフォローが欠かせません。本文ではOff-JT実施における事前準備や具体的な方法までくわしく解説していますので、ぜひOff-JT実施にご活用ください。

著者
松木 謙介
2017年にピーシーフェーズ株式会社に新卒で入社。大手飲食チェーン店のマニュアルデジタル化プロジェクトに携わり、2年目から人材育成クラウドサービス「shouin」の立ち上げ、現在までプロダクト開発に携わる。「研修をもっとラクラクに」できるよう、試行錯誤を続ける日々。趣味はサッカー観戦、ゲーム、読書、他多数。

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