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OJTの教育担当者に求められる役割・スキル・心構えとは?効果的に行うコツまでわかりやすく解説!

研修 ノウハウ ナレッジ OJT
2022.05.31
松木 謙介

OJT教育は実践型の人材育成方法で、多くの職場の社員教育に採用されています。OJT教育担当者はトレーナーと呼ばれ、一般的に新人の配属部署内から選任されて新人と一対一で業務指導を行います。人材育成において重要な役割を担うトレーナーですが、どのような人材がトレーナーに適しているのでしょうか。

今回はOJT教育の必要性とともに、OJT教育の担当者となるトレーナーの役割や必要なスキルについて解説します。



そもそもOJTとは?


OJT教育とはなにか、OFF-JT教育と合わせて解説します。


OJTとOff-JTとの違い

OJT教育とは、On-The-Job-Trainingの頭文字をとった略称で、実践で知識・スキルを習得していく育成方法です。

OFF-JT教育は、Off-the-Job-Trainingの略称で、現場とは離れて座学などで知識を身につける育成方法です。新入社員に対するマナー研修や事業に関する基礎知識の習得などが挙げられます。OFF-JT教育によって体系的に知識を学ぶことができます。


その特性からOFF-JT教育では実際に体験することができません。一方で、OJT教育はそのとき体験できることしか学べないという特性のため、学びが断片的となり、全体が見えにくい側面があります。両方を組み合わせることで効果的な育成計画が策定できます。OJTとOff-JTの違いに関しては以下の記事で詳しく解説しています。

■参考記事

OJTとOFF-JTの違いとは?それぞれのメリット・デメリット、活用方法について解説



OJT教育担当に選ばれる人の特徴

OJT教育の成功は、教育担当者の資質に影響されます。ではどのような人材がOJTトレーナーに選ばれるのでしょうか。

1:業績を評価されている

新人の手本となる人材がOJT教育担当に適しています。ミスが多く独り立ちできていない、実力不足で教えるレベルに達していない人材に新人教育を任せることはできません。自身の業績が評価され、期待に応えられる人材がOJT教育担当に相応しいのです。


2:熱量がある

新人の成長を期待し、諦めない熱量のある人がOJT教育に適しているといえます。新人の成長に対して限界を設けてしまうことは、育成のスピードの減速に繋がります。北海道大学教授の松尾睦氏のレポートによると「成長への期待」「内省」「改善」のサイクルを継続的に回すことができるトレーナーは育成に優れているといいます。


良いトレーナーのサイクル図

(引用元:松尾睦氏「育て上手のマネジャーの指導方法 ─若手社員の問題行動と OJT」 )




前述した松尾睦氏のレポートによると、育て上手のマネージャーには共通点があるといいます。部下の育成に優れたマネージャーは、主体性不足の若手社員を指導する際に、以下の3点に力を置いています。


  1. 若手の成長可能性を信じて期待する
  2. 共に考えることで若手の内省を促す
  3. 仕事の方法を改善することで成果につなげる

レポートでは3つの共通点のなかでも、1の成長の可能性を信じること、「成長期待」が重要だと記載されています。


人は期待されていると感じることで、モチベーションが上がります。学業教育の場で、先生が生徒の成長を期待することが生徒に伝わると成績が上がることが実証されていますが、これをピグマリオン効果といいます。

レポートによると、教育研究における成長期待によるピグマリオン効果は、仕事において上司が部下によせる成長期待によって同じ効果が実証されているといいます。

新人の成長の限界を設けず、できるようになると信じて教育に携われる人が、OJT教育における人材育成に相応しいといえます。

 


3:将来のマネージャーとして期待されている

松尾睦氏が監修した書籍『OJT完全マニュアル 部下を成長させる指導術』によると、OJTにおいて新人は仕事の経験をしたあとにその経験を振り返り、うまくいかないことがあれば内省し、そこから教訓を見出し、次の仕事に適応することで深く学ぶという経験学習プロセスを踏んでいくとあります。

「経験→内省→教訓→適用・応用」というこのサイクルは、実はPDCAサイクルと対応しています。教育担当者は、PDCAを回しながら自分の指導方法で見出した課題を改善しながら、新人の育成促進を図る指導を実践することが求められます。


OJT教育を担うトレーナーにとって、自身のマネジメント能力を向上させるチャンスです。チームや部を統括していくためには必要な能力になるので、将来的にポジションを目指していく立場にあるといえます。



OJTで教育を行う目的


ここまでOJTの教育担当者に選ばれる人の特徴を見ていきました。ここからは企業がOJT教育を取り入れる目的について、一緒に見ていきましょう。とはどのようなものなのでしょうか。


目的1:短期間で戦力化させることができる


人材教育にOJTを取り入れる目的の1ひとつ目は、短期間で新人を戦力化させることです。小売店や工場、飲食店、病院、介護の現場などさまざまな職場でOJTは取り組まれています。

「OJT完全マニュアル」によると、経験では、”人は経験から学び成長する”とあります。ベテランのスタッフに業務を体験を通して学ぶことで、先輩や上司が経験し培ったノウハウや技術を効率的に学ぶことができます。


目的2:早期に店舗に馴染むことができる


小売店の販売員研修では、店舗で働く先輩について業務を1つずつ見て覚えてやってみるを繰り返し行うことで、早期の習得を目指します。

新人はトレーナーと行動を共にする時間が長く、トレーナーの店舗での動き方を近くで見ることができるので業務に慣れやすい環境にいます。また、行動を共有するなかでトレーナーとの信頼関係が構築されやすいといえます。トレーナーを介して他のスタッフとの関わりも生まれやすく、早い段階で店舗などの職場、チームに馴染むことができます。

 

目的3:初期離職率の低下につながる


OJT教育と現在の仕事への働きがいが高まることに相関関係がみられることがわかっています。


独立行政法人 労働政策研究・研修機構 による従業員の働きがいの調査結果において、育成の過程でOJT教育を受けた人が「満足している」「ある程度満足している」は60%に対して、OJT教育を受けていない人が40%という結果でした。




働きがいグラフ


(参照:独立行政法人 労働政策研究・研修機構  「人材育成と能力開発の現状と課題に関する調査 」)



育成体勢が不十分な環境では、業務の習得が難しい、やりがいを見つけられない、と新人が感じてしまい、離職率を高めてしまうことにつながります。



目的4:教えることにより教育担当者のスキル向上が見込める


ドラッカーの言葉に「他人の育成を手がけないかぎり、自分の能力を向上させることはできない」とあります。(引用:ドラッカー.P.F 有賀裕子訳『マネジメント:務め、責任、実践』


OJTのトレーナーは、新人の成長の場に直面するなかで、さまざまな気づきを得ることができます。新人が効率的に成長するためには、トレーナーとの信頼関係の構築が欠かせません。信頼関係を築くために、トレーナーのコミュニケーションスキルが求められます。業務をかみ砕いて説明する伝達能力や、やる気にさせる言葉のかけ方などを工夫するため、トレーナーにとっての自己成長につながります。



基本的なOJTでの教育ステップ

OJTでの教育の4つのステップを紹介します。

ステップ1:やってみせる

ステップ1は、「やってみ見せる」ことです。トレーナーが実演して見せることで、新人は業務を具体的にイメージすることができ、理解を深めることができます。


ステップ2:説明する

ステップ2は「業務を説明する」です。人事コンサルタントの松下直子の著書には、説明は易しい言葉を用いることが大切だといいます。

実演してみせた業務について、トレーナーは説明を加えて新人の業務への理解を促します。このときその業務の目的や意義、目標についても伝え、不明点や疑問があればこのタイミングで答えます。


ステップ3:やらせてみる

ステップ3は「やらせてみる」ことです。見て説明を受けてイメージが掴めた段階で、次に自分の手を動かして同じ作業をさせます。

松下直子氏の前述の書籍には、「わかる」を「できる」に変換するには経験というプロセスが必要だといいます。動作を通して習得させます。


ステップ4:評価・指導をする

ステップ4は「評価・指導する」ことです。行動させて評価しますが、先に出来たことを褒めるようにすると効果的です。なぜ良かったのか、どこが良かったのか、良かったと思う理由を明確に伝えることが褒めるポイントです。褒められることで承認されたと実感でき、自信を持てます。また、良い行動とはなにか、判断基準ができます。

改善点があればこのあとに伝え、指導します。良くなかった行動についてその理由を端的に伝え、反省を促します。OJTを活用した従業員教育の方法に関しては、以下の記事が参考になります。

■参考記事

OJTを従業員教育で活用するには?具体的な手法と成功するメソッドをわかりやすく解説!




OJT教育担当者に求められる役割


OJT教育担当者は、新人にビジネス上必要なスキルや心構えを教えることが期待されています。その役割を3つのポイントで解説します。


1:責任感を持たせる


社会では守るべき約束やルールがあります。約束した納期を守らなければ、相手に損害を与えることになるうえ、会社としての信用を失うことに繋がるため避けなければいけません。請け負う業務に対する責任について考えさせ、腹落ちさせておくことが大切です。


2:やる気にさせる

サイバーエージェントの人事部で社員教育に従事していた曽山哲人氏の著書によると、新入社員はもともとやる気と意欲を持っていて、自信を持たせることでやる気を引き出すことができる、とあります。

行動を褒めて承認することで、新人は自信をつけることができます。教育担当者は行動を観察し、声をかけ、自信を持たせていくことが大切です。


3:業務上必要なコミュニケーションを教える


OJT教育では、言葉遣いなどのビジネスマナーに加えて、業務に必要なコミュニケーションについても指導することが求められます。

誰にも関わらずに仕事はできません。社内においても他部署とのやり取りも発生しますし、社外においても取引先などとのコミュニケーションを避けることはできません。このため適切な情報伝達や意思の疎通ができるように指導する必要があります。



OJT教育担当者に求められるスキル

OJT教育担当者に必要とされる4つのスキルについて説明します。

1:コミュニケーションスキル

OJT教育では、教育担当者と教育対象者の間に信頼関係が構築できていることが効果的な人材育成の前提になります。このためにトレーナーは新人に対して親しみをもって対応することが必要です。人を寄せ付けない態度で距離を置くように接していては、新人はトレーナーに心を閉ざしてしまい、アドバイスや指導を受け入れにくくなります。

コミュニケーションスキルに関する研究レポートによると、OJT を指導するために必要なコミュニケーション能力や知識、経験は以下のの8つの要因があるといいます。

  • 他者受容
  • 表現力
  • 解読力
  • 自己主張
  • 自己対応力
  • 他者対応力
  • 知識
  • 経験

対人スキルには他者受容が必要ですが、OJT教育には新人を認め受け入れるスキルが求められると結論付けられています。



  コミュニケーションスキルの図

(参照元:日本パーソナリティ心理学会 2007「コミュニケーション・スキルに関する諸因子の 階層構造への統合の試み」)

 

 

2:褒めるスキル


教育には効果的に褒めることが欠かせません。褒められることで教わる側はモチベーションを保つことができ、このためトレーナーには効果的に褒めるスキルが求められます。「OJT完全マニュアル」には、効果的な褒め方として以下の3つが提示されています。

  1. 具体的に褒める。どこが良かったのか、何が伸びたのかを正しく認識させる。 
  2. 才能よりも努力をほめる。 
  3. その場で褒める。時間が経ってから褒めても本人の意識が薄れて指導が効果的ではないといいます。すぐに褒めることでその行動が定着します。

ほめる効果の違い

(参照元:松尾睦監修 ダイヤモンド社人材開発編集部 「OJT完全マニュアル 部下を成長させる指導術」を参考に弊社で作成)

 

3:叱るスキル


怒ると叱るは異なるもので、指導に必要なのは「叱る」です。

前述した書籍『OJT完全マニュアル』によると、叱るとは、”部下の成長を願い、良くない行動・態度を本人に気づかせ、反省・改善を促す行動”をいいます。

そして怒るとは、”感情的に腹を立てること”を指します。


叱るはその根底に新人への期待や信頼がありますが、怒るは教育担当者が側の感情のゆれに起因したもので、叱るとは異なります。怒るほか、否定する、責めることも叱るとは違うと認識しましょう。

  • 感情に任せて怒鳴る
  • 人格を否定する
  • 失敗を問い詰める

などは、新人の成長につながるどころかやる気の喪失につながるため、避けなければいけません。叱るのにも効果的な方法があります。叱る場合には、短く端的に叱る、一対一のときに叱る、ことがポイントです。叱ったあとは「期待している」などポジティブな言葉をかけるようにしましょう。


4:フィードバックスキル


フィードバックとは目的や目標の達成に向けた経過の振り返りのことです。

  • どのような行動をとったか
  • 良かった点、成果はあるか
  • 改善点・課題はなにか

を振り返ります。


前述した書籍『OJT完全マニュアル』によると、新人の成長を促す効果的なフィードバックには、4つの原則があるといいます。


1:聴ききる

育成対象者本人による自己評価をしっかり聴きます。先に教育担当者が話す、新人の話を遮って話すのは避けましょう。本人が本心を話しにくくなります。


2:プロセスを承認する

成果の大きさに関わらず、育成対象者がおこした行動のプロセスを承認することが大切です。承認するとはねぎらうことです。承認されることで、新人は心を開いていき、トレーナーの話を受け入れることになります。


3:課題を問いかける

本人に考えさせるため課題を問いかけて、内省させ、今後の対応についての気づきを誘発します。


4:アドバイスする

育成対象者が自ら考えた対応策が適切であれば、その対応を後押しするようなアドバイスをします。対応策が未熟と判断された場合は、対応策を補強するためのアドバイスを伝えます。

トレーナーには、「新人の話を聴き、承認し、問いかけ、アドバイスするフィードバック」を新人のレベルに合わせて行うスキルが求められます。フィードバックに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

■参考記事

フィードバックとは?言葉の意味や有効なフレームワークについてわかりやすく解説!




OJT教育担当者に必要な心構え


OJT教育の担当者は、指導に当たってどのような心構えをしておくと良いのでしょうか。


1:長所を伸ばす


OJT教育を通して、自発的に行動する人材への育成を目指しますが、そのためには新人自身が承認されていると感じていることが前提になります。良い点を褒め、長所を伸ばすように心がけましょう。厳しすぎる教育は、新人を委縮させ、本来の長所を摘み取ってしまいます。


長所を伸ばすとは、良い行動を褒めて自発的な行動を促すことです。

スタンフォード大学のキャロル・ドゥエク教授の研究によると、褒めるときに「才能」をたたえるよりも「努力」を褒めるほうが、より高みを目指して努力を続けることが期待できるといいます。つぎも挑戦への努力を認められたいとの思いが影響するとされています。


2:自分で考えさせる


指示されたことを指示通りに行うことができたら、自分で行動を判断させるようにします。主体的に動く人材を育成するには自分で考えさせることが大切です。自分で考えさせるには、時間を与えて急かさないことです。


前述した書籍『OJT完全マニュアル』には、指導者は意図した問いかけをする必要があると書かれています。

質問にはクローズ質問とオープン質問があります。YES or NOで答えるクローズ質問は事実確認、状況把握に効果的ですが、相手を問い詰めているような印象が生まれます。


オープン質問で「あなたはどう思うか」「どうしたら良いと思うか」と問うことで、新人は主体的に、深く考察するようになります。


3:目標を納得させる

教育はいくら良い指導をしても本人が意欲を持てなければ、思うような成長は期待できません。本人が積極的にOJTに取り組むためには、設定した目標を納得させることができるかにかかっています。

前述した書籍『OJT完全マニュアル』によると、新人が目標に対して納得していない場合、以下の3つのパターンがあるといいます。

  • 自分がやる必要がない
  • 自分にはできない
  • やりたくない

「自分にやる必要がない」と新人が感じている場合は、その目標の意味合いを説明します。たとえば部署内でかかえる課題解決のために必要なスキルなので取り組んで欲しい、などとイメージしやすく説明します。


「自分にはできない」と思う場合は、設定した目標を細分化して、できる目標に変換させましょう。


「やりたくない」場合には、その目標によって喜びや楽しみの要素があることを認識させます。この目標が達成されるとほかの仕事にも生かせるようになる、などその先に期待を見出せるように説明するように心がけると良いです。




OJTをより効果的に行うコツ


OJTをより効果的にすすめていくコツには、どのようなものがあるのでしょうか。


1:教育する内容・範囲を明確にする

OJT教育では、トレーナーと新人が一対一で進めていきます。トレーナーによって伝える内容にばらつきがあっては効果的な人材育成ができません。会社として、部署として、OJTにおいて教える内容・範囲を明確にしておく必要があります。


2:スケジュールを明確にする

1で策定した教育内容を習得するために、目標から逆算してスケジュールに落とし込みます。無計画なままにOJT教育を進めては、漏れや抜けが出てしまい効率よく進めていくことができません。いつまでになにを終えるかを項目ごとに順序だてて設定します。


3:基礎知識をOJTの前に学習してもらう

OJT教育は現場で業務を学ぶ場です。知識は事前にインプットし、現場でアプトプットすることで身に付きます。

実務には企業の業種に関わる専門性を伴いますが、業務に必要な基礎知識をインプットしないまま現場に立っても理解が追い付かず、アプトプットすることが難しくなります。


OJTに入る前に研修など座学によるインプットの場を設けておくことで、OJT教育を効果的に進めることができます。


4:評価基準を策定して、OJTを行う


OJT担当者に評価を委ねてしまうと基準があいまいになり、ばらつきが生じてしまいます。このため、会社として、部署として、OJT教育を通した評価基準を設定しておく必要があります。

スケジュールに沿って、段階的に評価基準を策定します。


5:丁寧なフィードバックを行う


前述した書籍『OJT完全マニュアル』には、さまざまなタイミングでフィードバックを行うことでこまかく業務体験を振り返ることができ、振り返りから学びが生まれて、成長につながると書かれています。


フィードバックは一度にまとめて行うのではなく、さまざまな機会を持つことが大切です。

日報を用いた日々の業務の振り返りを行うことに加えて、週単位、月単位、一つの業務の区切りのタイミングなどでフィードバックの機会を設定します。



まとめ

OJT教育はマンツーマンで人が人を指導する教育方法であるため、教育のレベルは教育担当者に左右される側面があります。

OJT教育のばらつきをなくし効果的に実施するには、組織全体で目標やスケジュール、評価基準を設定しておき、指導の標準化を図る必要があります。

そして教育担当者には、指導に必要な知識スキルに加え、指導者としての役割を果たすための心構えが求められます。新人の成長を信じて熱意をもって指導にあたりましょう。

著者
松木 謙介
2017年にピーシーフェーズ株式会社に新卒で入社。大手飲食チェーン店のマニュアルデジタル化プロジェクトに携わり、2年目から人材育成クラウドサービス「shouin」の立ち上げ、現在までプロダクト開発に携わる。「研修をもっとラクラクに」できるよう、試行錯誤を続ける日々。趣味はサッカー観戦、ゲーム、読書、他多数。

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